Organizzati: chandoo e la creazione di grafici della vita in Excel

Purna Duggirala è meglio conosciuta come Chandoo. Gestisce un sito Web - e newsletter, forum e podcast - presso Chandoo.org, dedicato a insegnare alle persone come utilizzare Microsoft Excel. A differenza di alcuni esperti di software specializzati solo nell'insegnare agli utenti esperti la minuzia dei loro strumenti, il lavoro di Chandoo aiuta tutti, fino ai principianti che stanno solo imparando a capire Excel e come può aiutarli a organizzare la propria vita in modo semplice.

Chandoo ritiene che Excel possa anche essere uno strumento per aiutarci a capire meglio noi stessi. "A meno che non siamo in grado di analizzare i nostri dati e comprendere i modelli", ha detto, "siamo indifesi".

Ha iniziato il suo sito circa un decennio fa quando era solo un semplice blog personale. Dopo diversi anni passati nel suo tempo libero, ha lasciato il suo lavoro per rendere Chandoo.org il punto focale del suo lavoro. È ancora personale come non mai, tuttavia, con riferimenti ai suoi figli gemelli, sua moglie, il suo hobby in bicicletta e il suo amore per Legos, tutti mescolati con suggerimenti per padroneggiare Microsoft Excel.

Ho intervistato Chandoo per chiedere come lui, come guru di Excel, usi lo strumento per organizzare la sua vita e il suo lavoro e come i principianti che sanno poco o nulla di Excel possano iniziare con il software. Ho riso quando ho visto quante delle sue risposte arrivavano sotto forma di punti elenco, forse illustrativi di come vivere e respirare in blocchi di Excel possano influenzare il modo in cui si pensa.

Jill Duffy: Hai preso un blog che gestivi nel tuo tempo libero e lo hai trasformato nel lavoro della tua vita. In che modo, come guru di Excel, gestisci e organizzi tutto il materiale messo insieme per il sito? Puoi condividere sia alcuni suggerimenti tecnici sia principi più ampi che informano su come farlo?

Chandoo: Sì, Chandoo.org era un blog personale e un hobby fino all'inizio del 2010. Poi, nell'aprile 2010, ho lasciato il mio lavoro con una grande azienda IT in modo da poter essere un lavoratore autonomo. Finora è stata un'esperienza entusiasmante e arricchente.

Il sito funziona con il software di blog di Wordpress. Sono stato uno sviluppatore Web per tutta la vita. Quindi mi piace armeggiare con PHP, JavaScript e HTML per rendere il nostro sito facile da usare e prezioso per il nostro pubblico. Uso un sacco di strumenti e concetti per creare e condividere contenuti con i lettori di Chandoo.org.

Utensili:

• Camtasia di TechSmith per la creazione e l'editing di video
• Audacity per la creazione e la modifica di podcast
• Paint.NET e Snagit per la creazione e la modifica di immagini
• Excel, ovviamente, per creare cartelle di lavoro scaricabili ed esempi per il mio sito
• Excel VBA per generare codice HTML per il sito
• Notepad ++ per creare e modificare pagine PHP / HTML
• Cloudberry Explorer e WinSCP per caricare file sui nostri server

concetti:

• Scrivi un articolo alla volta. Mi concentro sulla creazione di grandi contenuti per oggi e domani. Ogni volta che ho pubblicato un articolo, mi chiedo: "In che modo renderà qualcuno fantastico?" La parola chiave è qualcuno. Se provi a scrivere per tutti ogni volta, non troverai molte idee. Quindi cerco di concentrarmi sull'aiutare una sottosezione del nostro pubblico con ogni articolo.
• Mantienilo semplice. Scrivo in un inglese semplice e spiego chiaramente i concetti, spesso li scrutando con umorismo. Excel può essere un argomento triste, quindi voglio mantenere la discussione vivace e pertinente. Uso vari formati (immagini, GIF animate, video, audio e testo) per raggiungere il nostro pubblico.
• Aggiungi la mia personalità. Presento un po 'della mia personalità in tutto ciò che pubblico su Chandoo.org. Condivido importanti traguardi nella mia vita, i miei errori e i miei trionfi, con il nostro pubblico in modo che si sentano collegati a me.

JD: Come consigliate a qualcuno che sta usando Excel per la prima volta di iniziare? Ci sono principi da imparare per primi o importa di più qual è il loro obiettivo o obiettivo nell'utilizzo di Excel?

Chandoo: Se sei assolutamente nuovo di Excel, il modo più semplice per iniziare è aprirlo e giocarci per un po '.

Dopo aver acquisito familiarità con l'interfaccia utente, vai su Excel Baby Steps o Excel for Beginners sul nostro sito e scopri i vari usi quotidiani.

Una volta superata la fase per principianti, il modo migliore per imparare Excel è usarlo ogni giorno. C'è così tanto che puoi raccogliere inciampando su funzioni e pulsanti di menu.

Inoltre, iscriviti a una newsletter o podcast in modo da poter acquisire preziose competenze, scenari, scorciatoie e suggerimenti.

Ogni volta che impari qualcosa di nuovo su Excel, mettilo in pratica. In questo modo memorizzerai meglio i concetti.

JD: Incontro molte persone che si sentono disorganizzate nella loro vita digitale. Hai qualche consiglio, suggerimento o esempio sull'uso di Excel per organizzare un altro aspetto della vita o del lavoro?

Chandoo: Excel è uno strumento potente ed elegante per gestire tutti gli aspetti della propria vita. Per cominciare, Excel è ottimo per

• Budgeting e monitoraggio delle spese
• Elenchi di cose da fare
• Tracciamento degli obiettivi
• Pianificazione di progetti personali o di lavoro

Ho iniziato a studiare Excel nel 2006, quando ho ottenuto il mio primo lavoro come analista aziendale. In quei giorni, ho creato diversi tracker per monitorare i miei budget, pianificare i miei investimenti, prendere decisioni di acquisto (come auto, casa, ecc.) E tenere traccia dei miei allenamenti.

Al giorno d'oggi, le app mobili svolgono un ruolo vitale nel soddisfare la maggior parte di queste esigenze. Ma uno svantaggio delle app è che non ti danno la flessibilità di analizzare e comprendere i tuoi dati come Excel fa.

Ad esempio, seguo i miei allenamenti e dormo con Fitbit, ma non mi consente di analizzare i modelli di sonno per una settimana o di confrontare la durata del ciclismo tra due giorni. A meno che non siamo in grado di analizzare i nostri dati e comprendere i modelli, siamo indifesi.

Questo è dove Excel brilla. Puoi usarlo per tracciare quasi tutto e analizzare una volta che hai alcuni dati.

Grazie all'app per dispositivi mobili Excel per iOS, Android e Windows, puoi inserire facilmente i dati da qualsiasi luogo e sgranocchiare le informazioni dal tuo divano.

Puoi creare la tua app analitica con Excel in quattro passaggi:

1) Struttura la tua app analitica in tre bucket: input, calcolo e output.

2) Imposta il tuo foglio di lavoro di input il più semplice possibile. Inizia con pochi campi e struttura i tuoi dati come una tabella Excel. Ciò semplifica l'aggiunta di dati.

3) Utilizzare formule (per utenti esperti) o tabelle pivot (utenti dal livello principiante a livello intermedio) per eseguire il crunch dei dati.

4) Visualizza usando grafici o sparkline o formattazione condizionale.

Quindi puoi monitorare i tuoi progressi dall'app Excel o usare Excel sul tuo PC o Mac.

JD: Quali sono alcuni altri esempi di come hai usato Excel per tracciare la tua vita personale?

Chandoo: Ho creato un localizzatore di allattamento per bambini quando abbiamo avuto due gemelli nel settembre 2009. È un'altra storia che ho rinunciato al monitoraggio dopo essermi sentito sopraffatto dal ciclo di cambio del pannolino, mescolare latte in polvere, dargli da mangiare e accarezzarli alcune centinaia di volte.

Visualizzare il mio primo giro in bicicletta di 200 km è un altro.

Ho fatto il mio primo giro in bicicletta di 200 km in assoluto a luglio 2014. Volevo festeggiare questo risultato con il mio pubblico. Quindi ho creato una cartella di lavoro di Excel con tutte le statistiche sulla corsa.

Un altro è visualizzare la settima vittoria di Roger Federer a Wimbledon. Adoro il tennis e ammiro Roger Federer. Quindi, quando ha vinto il titolo di Wimbledon per la settima volta, ho creato una fantastica cartella di lavoro di Excel che illustra l'avanzamento e le statistiche della partita.

JD: Molte persone si sentono disorganizzate non solo con la loro tecnologia, ma anche nel modo in cui gestiscono l'apprendimento di nuovi concetti. Che consiglio hai di imparare qualcosa di nuovo in modo organizzato ed efficace?

Chandoo: L' apprendimento è un'abilità preziosa. Ci mantiene giovani e acuti. Ecco alcuni modi per imparare qualsiasi nuova idea:

• Inizio. Non rimandare gli obiettivi di apprendimento. Metti da parte solo un'ora alla settimana per imparare qualcosa di nuovo. Potrebbe essere programmazione, nuovi linguaggi, carpenteria o creazione di tabelle pivot.
• Spremi l'apprendimento in tempo di inattività. Iscriviti ai podcast o ottieni audiolibri e ascoltali durante i tuoi spostamenti e i tempi di attesa.
• Ogni volta che impari qualcosa di nuovo, prova a collegare l'idea a un concetto esistente che conosci bene. Questo rafforza la narrazione e ti aiuta a memorizzare meglio l'idea.
• Non essere avido di conoscenza. Condividi ciò che impari con gli altri. Ciò migliora la tua comprensione dei concetti e ti rende un esperto nel settore.
• Quando si tratta di software (o app), siamo timidi per i pulsanti. Ciò significa che non premiamo un pulsante o non facciamo clic su un'opzione di menu a meno che non sappiamo cosa fa. Sii audace e premi i pulsanti. Questo può condurti in un'interessante tana di coniglio e insegnarti lezioni preziose. Naturalmente, assicurati di salvare i file.

Per ulteriori suggerimenti su Excel, consulta le 12 regole di Chandoo per creare fogli di calcolo migliori e 20 suggerimenti di Excel per diventare un foglio di calcolo professionale.