Organizzati: 7 suggerimenti essenziali per gli utenti rilassati

Molti team stanno spostando le loro comunicazioni interne dall'e-mail alle app di messaggistica, come Slack. Slack è diventato uno degli strumenti più popolari che i gruppi utilizzano per comunicare e collaborare, ma non è necessariamente più efficiente dell'email da solo.

Per ottenere il massimo da Slack, devi assicurarti di utilizzare alcune delle funzionalità chiave che rendono l'app diversa dall'e-mail.

Molti suggerimenti sulla produttività che ho visto per Slack riguardano l'apprendimento delle scorciatoie da tastiera, il collegamento di app di terze parti e l'impostazione di comandi automatici tramite IFTTT. Questo tipo di cose sono davvero utili, ma penso che tu possa ottenere più ritorno sul tempo investito iniziando con la concentrazione su funzionalità essenziali, personalizzazioni e migliori pratiche. Questi sono entrambi semplici da imparare e possono avere un impatto fuori misura sull'efficienza di Slack.

1. Aggiungi notifiche per parole chiave e frasi

Per avere un'esperienza produttiva su Slack, una delle primissime impostazioni che dovresti regolare sono le tue notifiche. Dovresti concentrarti in particolare sulle notifiche di parole che hanno un significato speciale per te.

Fai clic sul tuo nome in alto a sinistra e seleziona Preferenze. Vai a Impostazioni di notifica. Scorri verso il basso fino a dove vedi le parole evidenziate. Qualsiasi parola o frase digitata qui attiverà un avviso ogni volta che qualcuno li utilizza.

Non è necessario utilizzare le virgolette per termini di più di una parola e le parole non fanno distinzione tra maiuscole e minuscole.

2. Personalizza le notifiche del canale

Non tutti i canali a cui ti iscrivi sono necessariamente importanti quanto gli altri e potresti non voler sentire un bing, uno squillo, un ding, un ronzio o un boop ogni volta che qualcuno in un canale menziona un grido di @everyone. Allo stesso modo, potrebbero esserci alcuni canali che usano parole chiave per te importanti, ma il loro uso in un determinato canale non lo è. Puoi escludere le notifiche per parole chiave e frasi dai canali selezionati.

Inizia andando sul canale che desideri regolare. Nella parte superiore della pagina, fai clic sul nome del canale, quindi seleziona Preferenze di notifica del canale. Apporta le modifiche nella casella che appare.

3. Usa @Everyone e @Channel con parsimonia

Questo suggerimento sulla produttività riguarda più l'etichetta Slack che qualsiasi funzione o opzione speciale: usa con parsimonia @everyone e @channel.

L'uso di uno di questi callout equivale a inviare un'esplosione di posta elettronica a tutti, cosa che tu e il tuo team potreste cercare di evitare usando Slack in primo luogo.

4. Aggiungi alias email slack ai tuoi contatti

Adoro il fatto che i team possano inviare messaggi a Slack inoltrando e-mail a un indirizzo speciale. Ma odio il fatto che gli indirizzi e-mail siano gobbledygook.

Fatti un favore aggiungendo gli alias e-mail Slack alla tua rubrica e dando loro un nome più memorabile. Ad esempio, se si utilizza l'inoltro e-mail per avvisare il proprio team di copertura stampa, nominare l'indirizzo e-mail Slack Copertura pressa Slack. Se lo usi per inoltrare notizie, chiamale Slack News. In questo modo, quando il tuo cervello pensa di inviare un'e-mail a Slack, le tue dita possono iniziare a digitare "Slack", il che ha senso.

Trova i tuoi alias email (o configurali) accedendo alle impostazioni App e integrazioni personalizzate del team. Si aprirà una nuova pagina. Seleziona Configura in alto a destra. Cerca e-mail. Per ottenere un indirizzo email già impostato, selezionare Modifica configurazioni. È possibile copiare e incollare l'alias da lì.

5. Digitare / per comandi e collegamenti

Potresti dedicare molto tempo all'apprendimento dei comandi e delle scorciatoie da tastiera, ma penso che un uso migliore del tempo per gli utenti non esperti di Slack sia semplicemente ricordare che puoi digitare una barra in avanti all'inizio di qualsiasi messaggio e vedere un elenco di opzioni per i comandi.

Scegli il comando desiderato dall'elenco semplicemente digitando la lettera successiva di quel comando.

6. Aggiungi promemoria

Una volta aperto il mondo dei comandi rapidi in Slack, uno che vale la pena imparare è Promemoria. Digita "/ promemoria" e lascia che Slack ti chieda di compilare il resto.

Puoi aggiungere promemoria per te stesso, i tuoi compagni di squadra o un intero canale. Puoi impostare un promemoria, ad esempio, per avvisare tutti i membri della tua squadra di svuotare il frigorifero venerdì alle 16:40

7. Aggiungi colore alla barra laterale

Se usi Slack per più di un gruppo o scopo, può diventare confuso passare da un account all'altro, a meno che tu non imposti temi diversi per le barre laterali.

Consiglio di scegliere i temi più diversi tra loro per aiutarti a riconoscere rapidamente e facilmente in quale squadra ti trovi in ​​un determinato momento.