Organizzati: 5 modi in cui stai sabotando la tua produttività

Trascorro molto tempo a leggere ricerche sull'organizzazione e la produttività e passo molto tempo con gli appassionati di tecnologia. Mentre ho trovato teorie e migliori pratiche su come massimizzare la produttività e mantenersi organizzati, ho anche notato abitudini comuni tra le persone che amano la tecnologia che sabotano direttamente la loro capacità di funzionare al meglio.

Le persone parlano molto della produttività, ma raramente passano molto tempo a discutere di cosa si tratta. Per me, la produttività è altamente personale, ma alla fine si tratta di raggiungere obiettivi.

Un obiettivo potrebbe essere qualsiasi cosa, dalla massimizzazione dei profitti in un'azienda, alla realizzazione di un lavoro dalle nove alle cinque in modo da avere alcune risorse mentali e fisiche per perseguire interessi personali. Alcune persone vogliono uscire dall'ufficio più velocemente ogni giorno per trascorrere più tempo con la propria famiglia. Alcune persone vogliono dedicarsi a due ore di lavoro ogni sera scrivendo una sceneggiatura.

Qualunque cosa tu voglia fare, essere il tuo sé più produttivo significa:

1. pensando a cosa aspiri a fare, 2. capire cosa puoi fare se crei un ambiente ottimale, e

3. seguire attraverso la creazione di un ambiente ottimale e il completamento delle attività o il raggiungimento degli obiettivi.

Naturalmente, il follow-through è di solito il problema. Vorrei sottolineare alcuni dei modi più comuni in cui vedo gli appassionati di tecnologia, in particolare sabotare la loro produttività.

1. App-Hopping

Se ami la tecnologia, probabilmente ami anche le app. Scarica sempre l'ultima app. Sei orgoglioso di essere uno dei primi ad adottare. Ti stai sabotando, tuttavia, se app-hop con app per la produttività. Le app di produttività sono tutte app e servizi che ti aiutano a svolgere il lavoro, inclusi elenchi di attività, app di gestione delle attività, servizi di sincronizzazione dei file, app per prendere appunti, calendari e suite per ufficio.

Con qualsiasi nuova app, ci sarà un investimento di tempo per la migrazione e per imparare a utilizzare il sistema. Aggiungi la personalizzazione e stai sprecando molto tempo che potresti aver speso per essere produttivo. Inoltre, ci vorrà del tempo per sviluppare nuove abitudini per l'utilizzo di queste app che probabilmente usi quotidianamente. È più tempo perso e spesso più "lavoro sul lavoro".

Detto questo, dovresti sbarazzarti di qualsiasi app o servizio che non soddisfi le tue esigenze. Ma questa decisione deve basarsi sul fatto che gli strumenti esistenti facciano ciò di cui hai bisogno, non se pensi che l'erba possa essere più verde con un'altra app.

Consiglio: scegli un'app per ciascuna delle tue esigenze di produttività e seguila.

2. Falling in the Email Black Hole

La maggior parte degli appassionati di tecnologia sa che non dovrebbe perdere troppo tempo in e-mail, eppure viene risucchiato per ore ogni giorno. Quanto è grave il tuo problema di posta elettronica? Sai anche quanto tempo stai perdendo?

Un modo per misurarlo è utilizzare RescueTime, uno strumento freemium che funziona in modo invisibile in background per registrare quanto tempo passi in ogni app e sito Web che usi, inclusa la posta elettronica.

RescueTime può aprire gli occhi sulla gravità del problema e-mail, ma non può impedirti di usarlo. Il plug-in Stayfocusd può se si utilizza la posta elettronica basata sul Web. Aggiungi il tuo sito web di posta elettronica all'elenco dei domini a cui ti verrà impedito l'accesso, quindi imposta i tempi in cui applicare le limitazioni. StayFocusd ti bloccherà dal sito.

A proposito di volte, un altro modo per frenare un problema di posta elettronica è creare nuove abitudini per il controllo della posta elettronica. Gli esperti generalmente concordano sul fatto che uno dei peggiori modi in cui le persone sabotano la loro produttività è aprendo le e-mail non appena arrivano ai loro banchi. È meglio iniziare la giornata con un'attività altamente produttiva e salvare la posta elettronica per dopo.

"Ma" protesti "e se ci fosse un'e-mail importante su cui devo agire con urgenza?" Se l'email è un collare da cane al collo, controlla l'e-mail di lavoro sul tuo smartphone e agisci solo su questioni urgenti. Prendi l'abitudine di controllarlo solo al telefono, il che renderà più facile chiudere l'app di posta elettronica e iniziare a lavorare davvero. Esegui almeno 45 minuti di lavoro reale prima di avviare la posta elettronica sul tuo computer. Potresti trovarti semplicemente risucchiato in quell'importante compito e ignorare la posta elettronica molto più tardi, ed è una grande abitudine da sviluppare.

Quando tutto il resto fallisce, mi piace ripetere questo mantra: non vengo pagato per rispondere alle e-mail.

Nota: potrebbe essere necessario cambiare il mantra se effettivamente vieni pagato per rispondere alla posta elettronica.

Consiglio: utilizzare RescueTime per quantificare il problema di posta elettronica. Non aprire mai l'app di posta elettronica per prima cosa sulla workstation. Cerca di completare almeno 45 minuti di lavoro reale prima di entrare nell'email.

3. Credere che il multitasking sia improduttivo

Le persone che leggono della tecnologia, della cultura tecnologica e della produttività sanno che il multitasking non è produttivo.

Beh, scusa, ma non è vero.

La ricerca sul multitasking mostra che è molto produttivo, ma solo fino a un certo punto (vedi lavoro di Diwas KC e Narayan, per esempio). Se rappresentato graficamente, il valore del multitasking ha una forma a U invertita. Un po 'va bene, ma troppo è male come nessuno.

La ricerca suggerisce anche che il valore del multitasking varia in base all'individuo e al tipo di lavoro svolto. Francamente, credo che molte persone sappiano quale dei loro

le attività sono adatte e inadatte per il multitasking. Sei bloccato in una riunione che non ti interessa per niente? Vai avanti e rimani aggiornato su e-mail! Stai redigendo una proposta da un milione di dollari? Faresti meglio a concentrarti su quel compito da solo.

Consiglio: smetti di dirti che il multitasking è male e accettalo per compiti adeguati. Non spingerlo, però.

4. Creazione involontaria di account duplicati

Quante volte ti sei registrato per un account online, solo per rendertene conto in seguito che ne avevi già uno legato a un indirizzo email diverso? È un problema comune tra i primi utenti che sono orgogliosi di iscriversi a nuovi siti e servizi online non appena diventano disponibili.

Avere più di un account può essere un problema se hai perso il tempo per configurare l'account iniziale. È anche un problema se hai archiviato dei dati in quel primo account che potresti dover avere di nuovo.

Il modo più semplice per evitare la creazione di account duplicati è utilizzare un gestore di password. I gestori di password gestiscono i tuoi nomi utente e password e, come vantaggio corollario, tengono anche traccia del fatto che hai già un account con qualsiasi app, sito o servizio.

Collaudo personalmente software e servizi online come parte del mio lavoro e, di conseguenza, ho più di 450 account online. Non sarei mai in grado di tenere traccia delle mie iscrizioni online senza un gestore di password. Uso Dashlane, che è una scelta dei redattori PCMag. Ci sono altre due scelte dei redattori: LastPass Premium e Sticky Password Premium.

Consiglio: utilizzare un gestore di password per evitare di creare involontariamente account duplicati.

5. Pianificazione di riunioni quando si è più acuti

Ti piace essere forte durante le riunioni, giusto? Sfortunatamente, a meno che le riunioni non siano al centro del tuo lavoro, pianificare le riunioni quando sei in difficoltà è altamente improduttivo.

Come l'e-mail, le riunioni sono considerate "lavoro sul lavoro". Il vero lavoro è quello che fai dopo l'incontro. Quindi è meglio pianificare riunioni durante le ore del giorno in cui in genere crolli, di solito il pomeriggio, e proteggere le tue ore importanti per quando puoi affrontare le cose difficili.

Cosa c'entra questo con l'essere un appassionato di tecnologia? Bene, compagni di geek, se siete super connessi e utilizzate tutte le ultime soluzioni di calendario collegate e strumenti di pianificazione, come Doodle, allora forse i vostri colleghi e partner possono vedere quando siete liberi e quando siete occupati. È facile per chiunque suggerire di incontrarsi la mattina se è la prima volta del giorno, in ordine cronologico, quando tutti sono liberi.

Quindi blocca nel tuo calendario a qualsiasi ora del giorno sei al massimo. Per la maggior parte delle persone, sono le prime ore della giornata lavorativa. Questa volta etichetta "focus work" o contrassegnalo come privato in modo che le persone possano vedere che sei occupato ma non sanno cosa stai facendo. Il blocco delle ore produttive ti allontanerà anche dalla pianificazione di altre cose improduttive in questo momento, come gli appuntamenti con il medico. Salva quella roba per le ore del giorno quando sei esaurito.

Consiglio: non pianificare riunioni o appuntamenti durante le ore di massima produttività. Blocca il tempo libero nel tuo calendario di lavoro.