Organizzati: 5 modi per inviare e-mail meglio

Esistono molte filosofie e metodologie per utilizzare la posta elettronica in modo più efficiente. Sono fondamentali per limitare la distrazione ed essere più produttivi. Ma devi anche sapere quali strumenti sono a tua disposizione per raggiungere quel luogo più produttivo.

I fornitori di servizi di posta elettronica e gli sviluppatori di app di terze parti hanno inventato alcuni strumenti eccezionali che rendono la posta elettronica molto più efficiente. Ce ne sono cinque che ritengo abbiano il massimo effetto e siano ampiamente applicabili. Insieme, ti aiuteranno

• scrivi e-mail migliori,
• trasforma le email in attività,
• annullare l'invio di e-mail,
• programmare l'invio di e-mail e
• posticipa email.

Scrivi meglio

Scrivere e-mail inutilmente lunghe o poco chiare è una perdita di tempo. Il destinatario potrebbe non avere il tempo di leggerli in primo luogo, oppure potrebbe perdere tempo a rileggerli per cercare di dargli un senso, oppure potrebbe dover rispondere al mittente per chiarimenti. Inoltre, c'è tutto il tempo perso a scriverli in primo luogo.

Esistono due app che lavorano sodo per aiutarti a scrivere e-mail migliori perché si concentrano sulla scrittura stessa: Grammarly e Crystal.

Grammarly è un plug-in che funziona in qualche modo come un correttore ortografico per analizzare la grammatica e in realtà fornire suggerimenti intelligenti su come migliorare la lingua, scrivere in modo chiaro e correggere errori comuni. Ha una notevole capacità di individuare in particolare errori ESL.

Crystal è anche un plug-in e ti spinge a personalizzare la lingua della tua e-mail per fare appello al destinatario. Funziona così: Crystal trova prima i tuoi destinatari online (i loro account Twitter, le pagine Facebook e così via) e osserva come usano e rispondono alla lingua. Sono concisi e diretti? O tendono ad essere coinvolti in lunghe discussioni? Sulla base dei risultati, Crystal guida la tua scrittura.

Se non sei uno scrittore forte, i suggerimenti molto chiari di Crystal possono davvero aiutarti a trovare le parole per scrivere quello che vuoi dire. È una proposta preziosa, ma c'è qualcosa che mi sfrega nel modo sbagliato. C'è una premessa non dichiarata che stai adattando la tua lingua per ottenere qualcosa dall'altra persona, e trovo che sia manipolativo. Tuttavia, potrebbe non disturbarti, oppure potrebbe essere esattamente quello che stai cercando. Non si può negare che sia bravo in quello che fa, in ogni caso.

Trasforma le e-mail in attività

La tua casella di posta non è la tua lista di cose da fare, ma probabilmente riceverai comunque delle attività assegnate via e-mail. La soluzione consiste nel configurare un'app connessa per spostare in modo efficiente tali attività in un luogo più appropriato.

Anziché digitare manualmente una nuova attività per te stesso in qualsiasi app da fare o promemoria in uso, connetti l'app direttamente al tuo account e-mail o imposta l'inoltro e-mail e, con uno o due clic, sposta quella e-mail nella posizione corretta.

Alcune app che supportano la possibilità di spostare le e-mail su un'altra app, tramite connessione diretta o inoltro e-mail, sono Wunderlist, Evernote Plus e Premium, Todoist Premium, Boxer e Newton Mail.

Annulla invio

Tutti abbiamo premiato Invia prematuramente, sia perché abbiamo trascurato un errore di battitura, lasciato fuori alcune informazioni o non ci siamo fermati a riconsiderare un'e-mail scritta nel vivo del momento. Non devi convivere con il rimpianto o l'inefficienza di dover scrivere una seconda e-mail, comunque. Devi solo essere in grado di annullare l'invio.

Annulla invio è diverso dal richiamo di un messaggio. Con Annulla invio, il messaggio non viene mai inviato. Fondamentalmente, la tua email contiene il messaggio per qualcosa come 10-30 secondi, durante i quali puoi cambiare idea.

Gmail ha un pulsante Annulla invio (vedi video sotto per come configurarlo) che ogni utente Gmail dovrebbe abilitare. Newton Mail (che è pieno di funzionalità avanzate per la posta elettronica su dispositivi mobili) ha anche uno che funziona su qualsiasi account di posta elettronica che supporta e che include account di Microsoft Exchange e iMap. Anche altri provider di posta elettronica lo offrono.

Invio programmato

"In questo momento" non è sempre il momento opportuno per inviare un'e-mail. Questo è quando l'invio programmato è utile. Questa funzione e-mail ti consente di scegliere un momento in cui il tuo messaggio verrà recapitato. Outlook, Boomerang per Gmail e Newton Mail ce l'hanno tutti.

Con l'invio programmato, purché il messaggio non sia ancora uscito, è comunque possibile modificarlo. Quindi copre alcuni degli stessi motivi della funzione di invio Annulla.

sonnellino

Non sono un fan della filosofia di Inbox Zero di cercare di non conteggiare nulla del tuo messaggio non letto. Ci vuole troppo tempo per gestire e non risponde alle reali esigenze di posta elettronica delle persone, psicologicamente o tecnicamente. Sono un fan dello snoozing, tuttavia, che ha la stessa idea di ridurre al minimo il numero di messaggi nella posta in arrivo in qualsiasi momento.

Snoozing non fa altro che nascondere un messaggio dalla posta in arrivo per un po '. Per quanto? Tu decidi. L'effetto è che puoi concentrarti su messaggi importanti senza essere distratto da quelli meno importanti. Quei messaggi meno importanti riappariranno in un momento in cui è meglio per te affrontarli. Outlook (dove si chiama "pianificazione"), Airmail, Sparkmail e Newton Mail hanno tutti un pulsante snooze.

Se sei interessato ad essere più produttivo (e chi non lo è?) Dovresti dare un'occhiata alla mia carrellata di Le migliori app per la produttività. Indipendentemente dai problemi di efficienza del lavoro, ci dovrebbero essere diverse app o servizi che ti aiuteranno a sfruttare meglio il tuo tempo.