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Uno dei miei detti preferiti è sempre stato: "Se vuoi fare qualcosa, dallo a una persona impegnata". Non è un grande segreto che le persone che si tengono occupate abbiano strategie per stabilire le priorità e gestire tutte le cose che devono fare. Tali strategie, sebbene raramente rese esplicite, di solito ruotano attorno a un concetto principale: le scadenze.
Le scadenze forniscono struttura. Creano responsabilità e aiutano a prevenire conseguenze negative. Alcune persone li adorano, alcune persone li odiano, ma quelli che li abbracciano di solito hanno successo.
Ecco 5 suggerimenti su come le persone organizzate gestiscono le scadenze e mantengono il passo con il gioco.
1. Rispetta sempre le tue scadenze!
Forse hai pensato che la regola numero uno delle scadenze fosse di darti delle scadenze ragionevoli. È un buon consiglio, ma molto più importante di: Rispetta sempre le tue scadenze!
Ci sono sempre due scadenze: la scadenza imbottita che assegni e la "scadenza". Il termine ultimo, noto anche come "o altro", è l'ultimo giorno e l'ora in cui qualcosa può accadere. È quasi sempre la scadenza che qualcun altro ti dà. Un esempio di una scadenza di consegna è la scadenza per la presentazione delle tasse che il tuo governo stabilisce. Un'altra è la scadenza per le domande di ammissione all'università.
La scadenza imbottita, d'altra parte, è la tua scadenza autoimposta. Riempire una scadenza significa impostare la scadenza leggermente prima della scadenza per lasciare un po 'di spazio per le cose che vanno male. Rispetta sempre le tue scadenze e rispetta sempre le scadenze che assegni agli altri. Non hai mai intenzione di ottenere qualcosa appena sotto il filo (che non è davvero un "piano", vero?). Piuttosto, pianifica per imprevisti, come giorni di malattia, rimanere bloccati su un treno della metropolitana in stallo, un'interruzione della posta elettronica, uno sciopero postale o altre parti semplicemente cambiando idea su ciò che vogliono e quando lo vogliono.
2. Rendi visibili le tue scadenze.
Le scadenze devono essere dove puoi vederle. Come per le liste di cose da fare e gli obiettivi, più vedi le tue scadenze, meno probabilità hai di dimenticartene. I calendari murali stampati funzionano perfettamente. Se usi un taccuino di carta, scrivi le tue scadenze su un calendario a pagina singola (puoi stamparne uno da Internet), piegalo a metà e usalo come segnalibro. Se sei un tipo di persona senza note cartacee, imposta le scadenze in un'applicazione che usi quotidianamente, che si tratti di Outlook, Google Calendar, Excel o qualcos'altro. È anche possibile utilizzare un calendario widget desktop, a seconda di quante scadenze imminenti è necessario gestire.
Uno dei vantaggi di mettere le scadenze in un'app è che le rende facili da condividere. Con pochi clic del mouse o toccando uno schermo, puoi ricordare ai tuoi colleghi o partner le scadenze incombenti.
3. Conosci i tuoi cicli di lavoro.
Il modo in cui rendi visibili le tue scadenze dipende in gran parte dai tuoi cicli di lavoro, il che significa che tendi ad avere scadenze giornaliere, settimanali o mensili. Ad esempio, lavoravo su una rivista trimestrale, quindi avevo sempre appuntato alla mia bacheca tre calendari che mostravano i successivi tre mesi. Quando era settembre, ho potuto vedere le scadenze imminenti più importanti, anche se non sarebbero arrivate fino a novembre. Avevo anche un calendario annuale che mostrava scadenze importanti ancora più lontane, ma ho mantenuto quel calendario digitale perché non avevo bisogno di vederlo ogni giorno. Le persone altamente produttive bilanciano le scadenze di cui hanno bisogno per poter accedere alle scadenze che devono rispettare. Vedere troppe scadenze diventa travolgente. Vedere le scadenze necessarie per i più importanti progetti imminenti ti tiene in attività.
4. Utilizzare promemoria doppi.
Quando una scadenza è lontana ma molto importante, usa un doppio promemoria. In altre parole, imposta due allarmi o notifiche per ricordarti con qualche giorno di anticipo che la scadenza è vicina. Questo trucco è particolarmente importante per le scadenze che esulano dal normale ambito di lavoro - i tipi di cose che probabilmente dimenticherai. Se devo presentare un discorso (cosa che faccio di rado) a sei settimane da giovedì, imposterò un promemoria nel mio calendario per sei settimane a partire da lunedì in modo che all'inizio della settimana designata, ricordo che l'evento sta arrivando e che devo preparare.
5. Rispetta le tue scadenze in modo coerente.
"Rispettare costantemente le scadenze" è una di quelle cose che è più facile a dirsi che a farsi. Ma se capisci che influenza il tuo valore sul posto di lavoro, beh, questo da solo può essere abbastanza motivante.
Il rispetto costante delle scadenze può aumentare il tuo valore come dipendente, membro del team o partner. Pensa a come vedi le persone che rispettano costantemente le scadenze. Sono affidabili, hanno una forte etica del lavoro e sono visti come giocatori di squadra. Il rispetto delle scadenze riguarda raramente il lavoro svolto esclusivamente per te stesso. Si tratta quasi sempre di completare un collegamento in una catena, e dove c'è una catena, ci sono altre persone che non riescono a rispettare le proprie scadenze fino a quando non hai incontrato le tue. Se non sei puntuale, non possono nemmeno essere puntuali.
Così tante persone non rispettano le scadenze in modo coerente che quelli che si distinguono in genere. Se rispetti le tue scadenze per diversi mesi consecutivi, le persone lo noteranno e ciò cambierà il modo in cui ti vedono e quanta fiducia sono disposti a riporre in te.
E come dice il proverbio? "Se vuoi che qualcosa venga fatto, dallo a una persona impegnata"? Più rispetti le tue scadenze, più è probabile che tu continui a rispettare le scadenze. È un comportamento ciclico.
Fare o non fare… Non c'è "prova" con le scadenze
Mentre tutti questi suggerimenti sulle scadenze funzionano per la maggior parte delle persone, fai sempre tutto ciò che ha più senso per te, il tuo lavoro e le tue abitudini. Ad esempio, alcune persone semplicemente non rispettano le scadenze fissate. Hanno bisogno che la data scritta sul calendario sia la data di scadenza, e qualunque cosa debba avvenire l'imbottitura ha luogo invece nella loro testa. E va bene.
Ma quando le tue abitudini impediscono la tua produttività e il tuo successo, prova a riconoscerlo e fai un cambiamento. I sistemi di promemoria o di notifica molto semplici nelle app che già usi, da Outlook a Gmail a Basecamp, possono fare molto per aiutarti a creare abitudini migliori. Quindi sviluppa un calendario, usa le funzionalità delle app che sono già a portata di mano e fissa alcune scadenze (con wiggle room integrato). Sarai contento di averlo fatto.
