Organizzati: 5 semplici passaggi per iniziare con i diagrammi di Gantt

Prima di iniziare un nuovo progetto, è utile disporre di una tabella di marcia, una sorta di chiara panoramica di tutti i passaggi necessari e dell'ordine in cui tali passaggi devono avvenire. Questo è essenzialmente ciò che è un diagramma di Gantt. Non importa se il progetto è personale, come l'aggiunta di un mazzo sul retro della casa, o di uno commerciale, come la costruzione di un nuovo sito Web. Devi sapere

• quando e dove stai iniziando,
• tutti i passaggi lungo il percorso e quanto tempo impiegheranno,
• chi è responsabile di ogni passaggio,
• l'ordine in cui devono avvenire i passaggi e
• quando il progetto sarà completato.

Le carte Gantt, chiamate per l'ingegnere e consulente Henry Gantt, che le svilupparono e le usarono negli anni '10, sono una visualizzazione di un progetto dall'inizio alla fine. Sono un tipo estremamente comune di strumento di produttività e sono una parte fondamentale di molti servizi di gestione dei progetti. In effetti, l'eccellente servizio TeamGantt prende persino il nome dalle classifiche., Spiego cosa sono i grafici di Gantt, cosa fanno e come le persone li usano e fornisco cinque passaggi per iniziare con loro.

Che cos'è un diagramma di Gantt?

"Un diagramma di Gantt è una visualizzazione dei passaggi necessari per il completamento del progetto", ha spiegato Kayvon Ghaffari, responsabile del programma principale di LiquidPlanner, quando recentemente gli ho chiesto di condividere alcune informazioni su come iniziare con i grafici di Gantt. LiquidPlanner è un'app premiata dai redattori per la gestione dei progetti e la collaborazione sul posto di lavoro che enfatizza le carte Gantt.

Ghaffari mi ha ricordato che un progetto è diverso da altri tipi di lavoro. "Un progetto è un insieme di lavori che ha un inizio e una fine, e la realizzazione della creazione di quel progetto è un insieme di compiti", ha detto. I diagrammi di Gantt funzionano specificamente per progetti, non per lavori in corso. Si tratta di aiutarti ad arrivare dall'inizio alla fine, quindi è importante che ci sia una fine.

Diagrammi di Gantt letti da sinistra a destra, dall'alto verso il basso. (Vedi l'immagine sopra da TeamGantt.) L'asse x è il tempo. Il grafico inizia quando il progetto inizia e termina quando il progetto viene consegnato. Eseguire la lunghezza dell'asse y sono attività, sebbene siano semplicemente in un elenco. Il loro esatto posizionamento sull'asse y è irrilevante, sebbene tendano a cadere in ordine cronologico.

"Un'attività ha tre componenti: che cos'è, quanto tempo ci vorrà e chi lo farà", ha detto Ghaffari. Su un diagramma di Gantt, ogni attività è rappresentata da una barra. La lunghezza della barra mostra il tempo impiegato dall'attività. Spesso le barre delle attività sono coordinate per colore, indicando quale persona o reparto è responsabile per l'esecuzione dell'attività. Per quanto riguarda il "cosa", il nome dell'attività appare generalmente sulla barra o diventa visibile quando si fa clic su di esso.

Oltre a mostrare tutte le attività per un progetto e quanto tempo impiegheranno, i grafici di Gantt mostrano il sequenziamento e la dipendenza. In altre parole, mostrano l'ordine in cui devono essere eseguite le attività e se una cosa deve accadere prima di un'altra. Perché questo è così importante?

Cosa fanno i grafici di Gantt?

"I grafici di Gantt rendono visivamente chiaro che non puoi fare tutto allo stesso tempo", ha dichiarato Chris Savoie, la strategia diretta del prodotto di Workfront. Ha usato l'esempio di costruire una casa sull'albero. Puoi comprare le unghie e il legno allo stesso tempo, ma devi tagliare il legno prima di inchiodarlo sull'albero.

I diagrammi di Gantt mostrano le dipendenze tra le attività, di solito con qualcosa come una linea che le collega.

Prima di entrare a far parte di Workfront (che, come LiquidPlanner, è uno strumento per la collaborazione sul posto di lavoro e la gestione dei progetti), Savoie ha lavorato su alcuni progetti molto complessi con United Space Alliance in collaborazione con Johnson Space Center della NASA. Ha affermato che, sebbene il sequenziamento e le dipendenze siano importanti anche per progetti semplici, come la costruzione di una casa sull'albero, sono cruciali per progetti di lunga durata, come la costruzione della Stazione spaziale internazionale.

Un'altra cosa che fanno i diagrammi di Gantt è aiutare le organizzazioni o i lead di progetto a gestire le risorse. "Solo perché esiste un'attività non significa che c'è una persona che è libera di farlo", ha detto Ghaffari.

Con un diagramma di Gantt, puoi facilmente vedere quando le persone o i dipartimenti sono programmati per lavorare sulle attività rispetto a quando sono liberi. "Devi essere in grado di tenere conto dei programmi delle persone e di quante ore ci sono nella giornata", ha aggiunto. I diagrammi di Gantt creano un modo efficace per visualizzare tempo, attività e risorse.

Introduzione ai grafici di Gantt

Una volta che hai una conoscenza di alto livello di cosa sono le carte Gantt e perché sono utili, puoi iniziare a realizzarle per i tuoi progetti. Questi cinque passaggi ti aiuteranno a iniziare.

1. Scegli un modello o creane uno da zero

In genere, quando si avvia un nuovo diagramma di Gantt, è possibile utilizzare un modello o iniziare da zero. I modelli potrebbero provenire da una fonte esterna, nel caso di quelli forniti dal software di gestione dei progetti, oppure possono provenire da un progetto passato di tua iniziativa.

Uno dei vantaggi dell'utilizzo del tuo lavoro precedente per creare un modello è che spesso puoi imparare molto da quello che è successo in passato. Il modello fornirà informazioni non solo sulle attività e sul sequenziamento, ma anche se eventuali attività hanno richiesto più tempo del previsto.

2. Segna le tue pietre miliari

La maggior parte dei software per la creazione di grafici Gantt include la possibilità di aggiungere pietre miliari. Una pietra miliare è un indicatore che indica che una fase di un progetto è completa. Ad esempio, nella costruzione di un sito Web, bloccare i wireframe è una pietra miliare tipica.

Quando si crea un diagramma di Gantt da zero, è spesso utile tracciare tutte le pietre miliari prima di aggiungere qualsiasi attività. Elencare tutte le pietre miliari aiuta a scomporre il progetto in pezzi più piccoli e quei pezzi più piccoli sono più facili da concettualizzare rispetto all'intero progetto in una volta.

3. Aggiungi attività, Eventi sequenza e Crea dipendenze

Il prossimo passo è aggiungere attività, sequenziare eventi e creare dipendenze. Quando aggiungi le attività, assicurati di consultare i rapporti storici o di parlare con le persone che completeranno le attività per ottenere stime accurate su quanto tempo dovrebbero impiegare.

Durante il sequenziamento degli eventi, tenere presente che è possibile eseguire più attività contemporaneamente, ma non dalla stessa persona. Nella creazione di un sito Web, una persona può lavorare su wireframe mentre un'altra persona raccoglie contenuti di esempio per il prototipo. Ma il designer di wireframe non può anche creare mood board contemporaneamente.

Aggiungi dipendenze solo dopo aver elencato tutte le attività e averle messe nel giusto ordine e fai attenzione con esse. "La cosa che può davvero rovinarti è se vai a metà del diagramma di Gantt e vedi che, diciamo, l'attività 12 non dipende più dall'attività 5", ha detto Savoie. Ha aggiunto che i principianti dovrebbero stare estremamente attenti a non rimuovere le dipendenze a meno che non siano sicuri che sia corretto farlo, perché recuperarle è molto difficile se creano una lunga catena di eventi.

4. Guarda le tue risorse

"Le attività devono essere nell'ordine giusto e quindi è necessario controllare chi è disponibile per completare tali attività", ha spiegato Ghaffari. Come accennato in precedenza, solo perché c'è un compito da fare non significa che c'è qualcuno libero di farlo.

Ghaffari ha notato che il software di diagramma Gantt della sua azienda non consente l'overbooking, il che significa che LiquidPlanner non ti consente di assegnare qualcuno a un'attività se quella persona è già assegnata a un'attività diversa allo stesso tempo.

I diagrammi di Gantt ti aiutano a vedere non solo se una risorsa è prenotata in eccesso, ma quali sono le conseguenze sul resto della pianificazione del progetto quando viene corretta.

5. Collabora

"È davvero importante che la gente capisca che il diagramma di Gantt non è magico", ha detto Ghaffari. "Solo perché hai pianificato qualcosa, non significa che abbia nulla a che fare con la realtà."

Il modo per assicurarsi che il diagramma di Gantt sia in sintonia con la realtà è attraverso la collaborazione. Spesso, il software cartografico Gantt fa parte di un più ampio pacchetto di gestione del progetto o collaborazione sul posto di lavoro. Tutti in un team dovrebbero avere la possibilità di vedere almeno il grafico, se non aggiornare le attività e altre informazioni che vi si inseriscono. In questo modo, se un assegnatario termina un'attività in anticipo e ha il potere di aggiornare i suoi progressi per contrassegnare l'attività come completata e correggere il tempo stimato, e così facendo può aiutare anche altri assegnatari a svolgere i loro compiti in anticipo. Oppure potrebbe anche contrassegnarsi come una risorsa disponibile per aiutare con qualche altra attività fino al suo prossimo incarico programmato.

Ghaffari ha riassunto il potere della collaborazione in questo modo: "Se il diagramma di Gantt è nel vuoto, chissà se è accurato? Se è collaborativo, allora ci sono controlli integrati ed è più probabile che rispecchi la realtà. Ecco dove il valore del Il diagramma di Gantt brilla."

Non fare troppo affidamento sui grafici di Gantt

Sia Ghaffari che Savoie mi hanno detto che usano le carte Gantt per pianificare e fare il check-in su un progetto, ma a loro non piace gestire il lavoro quotidiano in esso. "È un piano, non un programma di esecuzione, in genere", ha detto Savoie.

Savoie ha anche notato che un principiante potrebbe non rendersi conto che le persone raramente, se mai, guardano l'intero diagramma di Gantt in una volta perché sono in genere enormi. "Avresti bisogno di un cartellone per stamparlo", ha detto.

Secondo Ghaffari, "Costruire il diagramma di Gantt non è l'obiettivo finale. È una visualizzazione del piano di attività e del sequenziamento. Il diagramma di Gantt aiuta le persone a capire come funzionerà il piano".

Se sei interessato ai grafici di Gantt, probabilmente sei interessato anche alla gestione dei progetti in generale. Per alcuni eccellenti suggerimenti aggiuntivi per mantenere il tuo progetto in pista, dai un'occhiata ai miei 4 suggerimenti per iniziare con la gestione dei progetti e anche i miei consigli su come migliorare la comunicazione per una migliore gestione dei progetti.