Organizzati: 5 motivi per cui la tua casella di posta non è la tua lista di cose da fare

Adoro chiedere alle persone come usano la posta elettronica dell'ufficio, se non altro per capire meglio la differenza tra il modo in cui la posta elettronica è stata progettata per essere utilizzata, il modo in cui viene utilizzata in modo più efficiente e il modo in cui la gente la utilizza effettivamente.

Alla domanda, molte persone riassumono con orgoglio le loro tecniche di gestione della posta elettronica in questo modo: "La mia casella di posta elettronica è la mia lista di cose da fare!"

Di solito pensano che questo sia un sistema geniale, ma mi fa sussultare. Mi rinculo per l'orrore quando sento questa affermazione ben intenzionata ma alla fine rovinosa. (Ho imparato che la mia reazione fisica non è l'ideale se intendo continuare la conversazione.)

L'intero scopo di questo articolo è convincerti che la tua casella di posta elettronica non dovrebbe essere la tua lista di cose da fare. Esistono modi migliori e più efficienti di utilizzare la posta elettronica o, meglio, di pensare alla posta elettronica.

Spero che questo articolo ti convincerà a cambiare i tuoi modi. Nella rubrica della prossima settimana (controlla ogni lunedì le ultime novità di questa serie di Get Organized), parlerò dell'altro lato dell'equazione: come fare un elenco di cose da fare più intelligente. Assicurati di leggere anche la colonna della scorsa settimana con 11 suggerimenti per la gestione della posta elettronica.

A cosa serve l'e-mail?

"Email" non è più un nome descrittivo accurato per le applicazioni e i servizi software che utilizziamo per inviare posta elettronica. Fanno molto di più. Con tutte le capacità e le funzioni della posta elettronica - la capacità di inviare allegati (che cambiano la vita!), Rubriche integrate, funzioni di pianificazione e promemoria, calendari pubblici e privati ​​- è una meraviglia che la chiamiamo ancora "e-mail".

Per la comunicazione tra organizzazioni, l'e-mail funziona in modo eccellente. Hai una scia di conversazioni cartacee, tutte con data e ora, consegnate quasi istantaneamente e in sicurezza. La posta elettronica ti consente di gestire il lavoro secondo i tuoi ritmi, dando la priorità alle risposte che ritieni opportune.

Tuttavia, per le comunicazioni intra-organizzative (ovvero all'interno della tua organizzazione), l'e-mail potrebbe essere orribilmente obsoleta e persino arrivare all'obitorio (vedi "Is Dead Dead?"). Ora disponiamo di un più ampio assortimento di strumenti che ci aiutano a raggiungere gli stessi obiettivi finali, ma in modi più efficienti e utili. App di messaggistica istantanea, social network aziendali e portali di gestione dei progetti (come Basecamp) sono alcuni esempi. Alcune persone dimenticano che i telefoni e gli incontri faccia a faccia sono spesso il miglior mezzo di comunicazione anche per determinati compiti.

La posta elettronica ha sicuramente il suo posto, ma molte persone lo usano per svolgere attività che trarrebbero beneficio da una soluzione diversa. L'e-mail deve essere utilizzata per le comunicazioni che richiedono una traccia cartacea, in particolare i messaggi tra organizzazioni. Le app e le funzionalità all'interno della posta elettronica, come i calendari e la pianificazione, devono essere utilizzate come previsto. Se vuoi mantenere la tua lista di cose da fare nel tuo programma di posta elettronica, c'è probabilmente uno strumento per farlo (in Outlook, ad esempio, si chiama Attività). Ma la posta in arrivo non è stata progettata per dirti quali attività sono necessarie per svolgere quotidianamente. Ecco alcuni motivi:

Motivi per cui la Posta in arrivo non deve essere la tua lista di cose da fare

1. Nessun controllo sugli articoli in arrivo.

Un elenco di cose da fare contiene solo gli elementi che hai inserito. La tua casella di posta, invece, è come un beccuccio senza rubinetto. Non hai alcun controllo sugli oggetti in arrivo, tranne che considerarli uno per uno ed eliminarli, un modo altamente inefficace di coltivare un elenco di cose da fare. I messaggi vengono visualizzati a tutte le ore del giorno. Possono provenire da chiunque, indipendentemente dalla gerarchia che può determinare il tuo elenco di cose da fare. E molto probabilmente, solo una parte di essi rifletterà ciò che devi fare.

2. Compiti mal nominati.

Per la piccola porzione di materiale di posta in arrivo che riflette effettivamente le cose che dovrebbero essere nella tua lista di cose da fare, chiediti questo: la riga dell'oggetto descrive accuratamente ciò che devi fare? In molti casi, altre persone hanno composto la riga dell'oggetto, che potrebbe non riflettere il messaggio stesso, tanto meno la parte del messaggio che ti riguarda. Con un elenco di cose da fare, usi la tua lingua per ottenere rapidamente informazioni importanti. Un elenco di cose da fare ben scritto è uno che puoi scansionare in un secondo o due e sapere esattamente cosa bisogna fare. Solo tu puoi scrivere in un modo che ti comunichi le informazioni così velocemente.

3. Troppo lungo.

So di aver appena affermato questo punto, ma vale la pena ripeterlo: un elenco di cose da fare ben scritto è uno che puoi scansionare in un secondo o due e sapere esattamente cosa bisogna fare. Scommetterei $ 50 che non potrei trovare una sola persona su PCMag con una casella di posta elettronica in grado di trasmettere informazioni a colpo d'occhio.

Non illuderti. Tutti conserviamo messaggi nella nostra posta in arrivo che ci ricordano le attività che vorremmo completare, ma non lo faremo. E va bene. Ma questi elementi non appartengono a un elenco di cose da fare.

4. Mancanza di strumenti per stabilire le priorità e stabilire le scadenze.

Punti esclamativi rossi, bandiere, stelle, bolle di colore: i programmi di posta elettronica in genere offrono una manciata di strumenti per contrassegnare messaggi importanti. In alcune applicazioni, puoi persino associare una data di "risposta entro", come oggi, domani o vagamente "questa settimana". Utilizzare queste funzionalità per ricordare a se stessi di comunicare con le persone, ma non come indicatori di priorità o scadenze fisse per attività specifiche. Come accennato, le righe dell'oggetto non ti dicono mai costantemente cosa devi fare e l'aggiunta di flag non fornisce le stesse informazioni preziose presenti in un elenco di cose da fare. Un buon elenco di cose da fare organizza le attività in base alla priorità e utilizza le scadenze.

5. Impedisce che l'e-mail sia e-mail.

Spero di averti per lo più convinto che provare a modificare la tua casella di posta in modo che funzioni come un elenco di cose da fare si traduce in un elenco di cose da fare molto scarso. Indovina un po? Crea anche una casella di posta molto scadente, quindi ora due inefficienze! Se si tenta di manipolare la posta in arrivo in modo da raddoppiarla come elenco di cose da fare, si passa da una operazione all'altra. Ecco come potrebbe accadere: ordina la posta in arrivo in un modo per trovare le cose da fare ad alta priorità; individuare un nuovo flusso di posta; essere interrotto; ricorrere alla posta in arrivo; controlla la nuova posta; decidere che non è applicabile per te; ricominciare da bandiere o stelle; prova a ricordare dov'eri con l'elenco delle cose da fare…

Ricorda, se il tuo programma di posta elettronica ha un'app integrata o una funzione per le liste di cose da fare, puoi usarla!

Email è Email

Mantieni la tua casella di posta elettronica come casella di posta elettronica e non un elenco di cose da fare, e sarai molto più efficiente. È probabile che anche la tua vita lavorativa diventerà un po 'più felice. Nella colonna Get Organized della prossima settimana, spiegherò più in dettaglio cosa rende un buon elenco di cose da fare, come usarlo e alcuni strumenti che rendono altamente automatizzato il processo di gestione di un elenco di cose da fare.