Organizzati: 3 modi per utilizzare le nuove schede kanban di asana

Alcuni strumenti di produttività non hanno molto senso finché non li vedi in azione. Quindi, se non hai mai usato le schede kanban, potresti non aver capito qual è il buzz che circonda il principale servizio di gestione del flusso di lavoro e collaborazione Asana aggiungendo le schede Kanban. Se sei interessato ad essere più produttivo sul lavoro, tuttavia, vale la pena esaminarlo, come spiegherò.

Per l'app online non avviata Asana che ha guadagnato molta trazione di recente. Questo servizio è fondamentalmente un elenco di cose da fare sugli steroidi. Puoi usare Asana con un gruppo di persone ed è abbastanza popolare nei luoghi di lavoro. La novità di Asana della scorsa settimana è una funzione chiamata board, basata su kanban board. Kanban è un termine generico che descrive sia un tipo di app che un sistema per l'utilizzo di tale app. Una delle app kanban più conosciute è Trello.

Kanban è anche abbastanza popolare tra i team IT e i team di sviluppo software. Quando lo descrivono, gettano in giro termini come Scrum e consegna just-in-time, aspettandosi che gente normale capisca cosa significano. È molto confuso.

Un modo molto più semplice e chiaro per capire il kanban è vederne esempi in azione. Di seguito sono riportati alcuni esempi di schede kanban che potrebbero essere meno comuni sul posto di lavoro, ma che sono progettate per dare un senso a quasi tutti.

1. Tieni traccia dei compiti personali: fare, fare, fare

Un modo per utilizzare una kanban board è organizzare un elenco di cose da fare personale e assicurarsi di non svolgere mai troppe attività contemporaneamente. Chiamiamo questo il To Do, Doing, Done board.

In questa configurazione, hai tre colonne etichettate come Da fare, Da fare e Fatto. Hai anche una pila di note adesive, che in kanban sono chiamate carte. Scrivi le tue attività sulle note adesive, un'attività per nota e incollale nella colonna Da fare. Fin qui tutto bene.

Al momento, abbiamo un elenco di attività nella colonna Attività e nulla nelle colonne Attività o Fine. So che puoi vedere dove sta andando, ma non saltare al passaggio successivo.

Quello che devi capire sulle kanban board è che sono visualizzazioni di informazioni che puoi facilmente tracciare in qualche altro modo. In Asana, invece, puoi guardare le tue attività in visualizzazione elenco, usando le intestazioni all'interno dell'elenco per distinguere tra diversi tipi di attività, come nell'immagine seguente.

Ma quando visualizzi le stesse informazioni nella vista lavagna, possono avere un diverso effetto psicologico. Con To Do, Doing, Done board, le persone si impongono in genere un limite al numero di attività che possono essere presenti nella colonna Doing in un determinato momento. Lo scopo è quello di creare un sistema che ti guida a concentrarti solo su alcune attività attive. Con una visualizzazione elenco, è facile ritenere che tutte le attività abbiano la stessa importanza e che debbano essere completate tutte in questo momento!

La scheda kanban To Do, Doing, Done funziona davvero bene per compiti complicati che prevedono molti passaggi. Nelle immagini sopra e sotto, puoi vedere che molte delle attività sono grandi e non possono essere eseguite in un solo giorno. Limitare l'elenco delle cose a solo due o tre attività al massimo ti incoraggia a concentrarti su di esse fino al termine.

È molto semplice applicare lo stesso concetto di limitazione del work in progress (Doing) anche alle impostazioni di un team.

2. Distribuire il lavoro tramite un raccoglitore di attività condivise

Ecco un altro esempio abbastanza semplice. È possibile utilizzare una kanban board per rendere il lavoro disponibile per gli individui di una squadra da raccogliere e assegnare a se stessi.

Per facilitarne la comprensione, facciamo finta che si tratti di un elenco di faccende domestiche. Questa famiglia ha tre figli: Andy, Berta e Claudio. La prima colonna kanban è Chores. Le prossime colonne sono Andy, Berta e Claudio. L'ultima colonna è Fine.

La regola della famiglia è che ogni bambino deve scegliere un lavoro da svolgere ogni sabato. Di tanto in tanto potrebbero sorgere ulteriori compiti. I bambini hanno l'autonomia di scegliere le loro faccende in base a ciò che è disponibile. Fanno una selezione, tirano quella carta nella loro colonna e quindi ne rivendicano la responsabilità. Quando finiscono le loro faccende, spostano la carta nella colonna Fine.

È facile immaginare questa disposizione in un ambiente di lavoro. Potremmo avere un team di lavoratori con un mucchio di lavoro che tutti devono completare collettivamente. Invece di aspettare che un manager assegni loro il lavoro, possono reclamare un'attività dal cestino Lavoro disponibile.

3. Gestisci contatti

Un modo più insolito di utilizzare una kanban board è quello di mantenere elenchi di contatti in base alla regione o alla città. Ancora una volta, potrebbe essere altrettanto facilmente in un formato elenco, ma per molte persone, vedere colonne e carte ha un diverso effetto (positivo) psicologico.

Questa volta, abbastanza semplice, la scheda ha colonne per varie regioni e città. Ogni carta è un contatto che risiede in quella regione. Quando il viaggio ti porta in un determinato luogo, puoi facilmente guardare un elenco di contatti a cui potresti arrivare mentre sei lì. Inoltre, noterai molto rapidamente se un numero crescente di contatti importanti si trova nella stessa posizione, il che potrebbe significare che devi aumentare la frequenza con cui visiti.

Per automatizzare un po 'questo processo, puoi inoltrare direttamente le e-mail dai contatti a un progetto Asana. Cambia la riga dell'oggetto con il nome e la posizione del contatto per semplificarti l'ordinamento e la card in un secondo momento. Visto che molte persone includono le loro informazioni di contatto complete alla fine di un'e-mail, avrai anche tutto ciò che è stato salvato nelle carte.

Fai di più con le schede Kanban

Speriamo che questi esempi abbiano reso le schede kanban un po 'più accessibili ai non iniziati. Il loro utilizzo può essere molto più complicato, dal monitoraggio dello sviluppo del software che ho accennato in precedenza al controllo dell'inventario. Gli esempi più basilari che ho fornito sono progettati per aiutarti a capire perché potresti usare una scheda in Asana piuttosto che un elenco. Sii creativo e usa le bacheche per gestire ciò che ha più senso per te.

Cerchi ulteriori informazioni su Asana? Puoi leggere Usando Asana in Business, 7 Asana Tricks per diventare un tutt'uno con i flussi di lavoro aziendali e Slack vs Asana.