Organizzati: 3 metodi per una migliore gestione del tempo

Per essere più produttivo, devi gestire il tuo tempo in modo efficace. Come si migliora la gestione del tempo? Indipendentemente da dove ti trovi con le tue capacità di gestione del tempo, la prima cosa che devi fare è tenere traccia di come passi attualmente il tuo tempo. Non puoi cambiare il modo in cui passi il tuo tempo se non sai come lo usi ora.

Esistono tre modi principali per tenere traccia del tempo e ognuno ha vantaggi e svantaggi. Il modo in cui generalmente si ritiene che sia il più semplice è il meno preciso. Quello più preciso richiede molto tempo. Infine, c'è un modo per tenere traccia del tempo usando la tecnologia, che è estremamente facile, ma precisa solo per determinati tipi di attività.

Ecco cosa devi sapere su questi tre metodi:

1. Stima del tempo (noto anche come metodo di stima della settimana lavorativa)

Che cos'è una stima del tempo? Una stima del tempo è un elenco di tutto ciò che hai fatto durante un periodo di tempo insieme a quante ore e minuti hai stimato che hai trascorso facendo.

Come fare una stima del tempo: le stime del tempo sono spesso fatte alla fine di una settimana. Ripensi alla tua settimana o a qualunque periodo di ritorno desideri e calcoli quante ore credi di aver lavorato, dormito, fatto commissioni, cucinato, pulito o guardato film, per esempio. Aiuta a consultare il calendario per assistenza, se ne conservi uno.

Pro: le stime del tempo impiegano pochissimo tempo per essere create. Dal momento che puoi salvarli fino alla fine della settimana, la tua routine quotidiana non viene interrotta da fastidiose attività di registrazione del tempo.

Contro: le stime del tempo sono il modo meno accurato per misurare il modo in cui passi il tuo tempo. I ricercatori hanno scoperto che quando le persone stimano il modo in cui trascorrono il loro tempo usando un approccio retrospettivo, spesso finiscono con un totale di più ore di quante ce ne siano in una settimana reale (168). Le persone tendono a sopravvalutare quanto lavorano e sottovalutare il loro tempo libero.

2. Registro del tempo (noto anche come approccio del diario del tempo totale)

Che cos'è un registro orario? Un registro temporale è un record di ciò che hai fatto tutto il giorno, suddiviso in blocchi di tempo che rappresentano l'intera giornata. L'idea è di rendere conto di ogni intervallo di tempo in un periodo di 24 ore.

Come creare un registro temporale: per creare un registro temporale, è necessario poco più di un foglio di carta o un foglio di calcolo. Crea una colonna e inseriscici blocchi di tempo consecutivi con incrementi di 15, 30 o 60 minuti. Puoi combinare più intervalli di tempo per le ore in cui sei di solito addormentato. Periodicamente durante il giorno o alla fine della giornata, riempi lo spazio accanto a ogni blocco temporale con quello che stavi facendo durante quel periodo. Quanto specifico ottieni con la tua descrizione dipende da cosa vuoi sapere di te stesso o dal tipo di trasformazione della gestione del tempo che vuoi fare.

Pro: i registri orari sono più precisi dei diari temporali. Lo sono di più quando li riempi più spesso e meno, quindi più tempo aspetti per completarli. È molto facile classificare il tempo in categorie, sommare i numeri e analizzare i risultati.

Contro: annotare una risposta per quello che hai fatto tra le 9 e le 10 potrebbe non essere un riflesso realistico di come hai usato quell'ora. Diciamo che hai lavorato. Hai lasciato la tua scrivania e hai bevuto un po 'd'acqua durante quel periodo? Hai fatto una telefonata veloce? Hai letto le notizie online per alcuni minuti a metà del tuo lavoro? I registri del tempo si generalizzano sui blocchi di tempo senza entrare nei dettagli reali di ciò che stavi facendo.

3. App di monitoraggio del tempo

Che cos'è un'app di monitoraggio del tempo? Un'app di tracciamento del tempo è un software che usi per tenere traccia di quanto tempo passi a fare cose diverse, principalmente sul tuo computer e telefono. Esistono app passive di tracciamento del tempo e attive. Quelli passivi, come RescueTime, misurano quanto tempo passi in diverse applicazioni e su diversi siti Web. Le app di tracciamento del tempo attive, come Toggl, forniscono un timer sullo schermo che viene eseguito mentre lavori, in modo da poter utilizzare più app e siti Web mentre lavori su una sola attività.

Come utilizzare un'app di tracciamento del tempo: con un rilevatore di tempo passivo, lo installi sul tuo computer o dispositivo mobile e lo lasci semplicemente funzionare. Cattura automaticamente tutte le tue attività per registrarle, classificarle, analizzarle e analizzarle. Di solito, puoi mettere in pausa queste app quando vuoi e puoi impostarle in modo che si spengano quando non vuoi tenere traccia della tua attività. I timer attivi si affidano a te per premere un pulsante per avviarli e arrestarli. Ti consentono di inserire informazioni su ciò che stavi facendo mentre era in esecuzione e l'app aggiunge automaticamente tali informazioni a un record, che puoi visualizzare e analizzare ulteriormente ogni volta che vuoi. Le versioni di app mobili dei time tracker attivi possono essere utili per consentirti di eseguire un timer quando sei in riunione, sei in viaggio per lavoro e svolgi altre attività non informatiche che desideri misurare.

Esistono alcune app mobili per il monitoraggio del tempo che monitorano la tua posizione e presumibilmente ti aiutano a classificare il tuo tempo in questo modo, ma non sono ancora molto intelligenti e richiedono troppi inserimenti manuali per avere molto valore in questo momento. Forse un giorno miglioreranno.

Pro: le app di tracciamento del tempo sono eccellenti quando si tratta di darti dettagli sulle tue attività digitali. Hanno strumenti per classificare il tuo tempo e sputare diagrammi e grafici. I migliori sono molto facili da usare e la maggior parte di essi ha un'opzione gratuita.

Contro: le app di tracciamento del tempo ti offrono una ricca analisi di ciò che fai sul tuo computer, ma non sono fatte per tenere traccia di tutto il tuo tempo, quindi perderanno le tue ore trascorse a piegare la biancheria, cucinare, leggere, giocare con i tuoi figli o animali domestici o qualsiasi altra cosa tu faccia.

Traccia per due settimane, quindi analizza

Se non conosci il monitoraggio del tempo, ti consiglio di combinare il metodo di registrazione del tempo con un'app di monitoraggio del tempo. In questo modo, puoi avere una panoramica di come trascorri tutte le ore della giornata e un'analisi dettagliata del tempo del tuo computer.

Ti consigliamo di registrare il tuo tempo per almeno due settimane prima di analizzarlo. Durante i primi uno o due giorni, potresti cambiare leggermente il tuo comportamento perché stai pensando al fatto che stai monitorando il tuo tempo. Il tuo comportamento tornerà alla normalità rapidamente.

Inoltre, se ti ritrovi a dire "Oh, quel giorno non dovrebbe contare perché era molto insolito", basta. Più segui il tuo tempo, più ti renderai conto di avere giorni più insoliti di quanto probabilmente tu abbia realizzato. L'idea è di capire meglio come trascorri davvero il tuo tempo, non cosa sia un giorno medio. Una volta che sai come trascorrere il tuo tempo in generale, puoi iniziare a prendere decisioni informate su cosa vuoi fare di più, di meno o se vuoi iniziare a fare qualcosa di completamente nuovo.