Organizzati: 10 strategie per liste di cose migliori e più efficaci

Quanto è efficace la tua lista di cose da fare? Ti aiuta a pianificare la tua giornata? Ti aiuta a stabilire le priorità? O è un elenco infinito di cose che ti senti in colpa per non aver ancora fatto e che ora è improbabile che tu faccia?

Una buona lista di cose da fare ha il potere non solo di modellare la tua giornata, ma anche di focalizzare la tua attenzione su ciò che è più significativo per te. Scrivendo i tuoi compiti, stai effettivamente suddividendo i tuoi obiettivi più grandi in parti più gestibili. Un compito settimanale di ripulire i fogli che si sono accumulati sulla scrivania potrebbe aiutarti a raggiungere l'obiettivo più grande di rimanere organizzato e andare senza carta. Anche una lista della spesa può essere indicativa di un obiettivo più grande di mangiare bene o cucinare di più a casa.

Quando impari a creare un elenco di cose da fare efficace, puoi mantenere la tua mente più in sintonia con i tuoi veri obiettivi. Un buon elenco di cose da fare dovrebbe darti una guida, non riempirti di terrore. Ecco alcuni suggerimenti per creare elenchi di cose da fare migliori.

1. Scegli l'app giusta per te

Il primo passo per creare un elenco di cose da fare è decidere dove conservarlo. Non c'è niente di sbagliato nell'avere un elenco di cose da fare su carta. Se funziona per te, fantastico. Detto questo, ci sono molti motivi per cui un'app di elenco di cose davvero buone è superiore:

• Le app da fare hanno promemoria integrati.
• Gli elenchi digitali sono più facili da modificare rispetto a quelli cartacei, quindi puoi adattare le tue priorità e chiarire i tuoi compiti secondo necessità.
• Non puoi perdere un elenco digitale salvato sul cloud. Se non sei una persona organizzata in modo naturale, questo potrebbe essere un vantaggio chiave.
• Diverse visualizzazioni in un'app da fare consentono di visualizzare solo le attività pertinenti al momento.
• Le app dell'elenco di cose da fare possono essere collaborative; puoi assegnare compiti ad altre persone e ricevere notifiche quando le completano.
• Puoi scegliere un'app per le cose da fare con funzioni che ti motivano, che si tratti di un design accattivante o di un'esperienza gamificata.

Esiste un numero enorme di app per elenchi di cose da fare. Potresti perdere giorni interi di produttività esplorando tutte le app di gestione delle attività che compaiono in una ricerca su qualsiasi app store. Dopo averne testati molti, quelli che consiglio di più sono:

• Todoist
• Any.do
• asana
• Cose

Alcune altre app che sono eccezionali in determinate circostanze sono Google Task (per l'integrazione con le app G Suite), Microsoft To-Do (se usi Microsoft Office o Windows 10), Habitica (se ti piace la gamification) e Omnifocus (per quelli che aggiungono molti dettagli ai loro compiti). Ce ne sono così tanti altri, comunque. Se nessuno di questi colpisce la tua fantasia, chiedi ai tuoi amici (in particolare quelli organizzati) cosa usano. Provane alcuni e scegline uno che ti piace e che esegue il backup delle informazioni sul cloud in modo da non perdere nulla.

Se hai bisogno di aiuto per tenere traccia delle attività perché sembrano essere sempre in corso o in attesa, un'app kanban board, come Trello, potrebbe offrirti un servizio migliore di un elenco di cose da fare più tradizionale.

2. Crea più di un elenco

Pochissime persone hanno un solo elenco di cose da fare. Crea un elenco di cose da fare per lavoro e uno separato per attività personali. Potresti avere un elenco condiviso di attività domestiche, un elenco un giorno in cui annoti cose che vorresti fare ma che non sono urgenti e altro ancora.

Avere più di un elenco ti aiuta a concentrarti. Quando sei al lavoro e sei pronto ad affrontare alcune attività legate al lavoro, non vuoi essere distratto dal fatto che devi preparare una torta di compleanno il giorno libero.

Tutte le fantastiche app da fare ti consentono di creare più elenchi. Inizia con alcuni semplici e ovvi, come ad esempio:

• Lavoro
• Personale
• Domestico

Forse per te ha più senso avere un Progetto A e un Progetto B piuttosto che una lista di lavoro generale. Cos'altro ti serve? Puoi sempre modificare il tuo elenco di elenchi in un secondo momento.

3. Aggiungi nuove attività il più rapidamente possibile

Quando ti viene in mente un nuovo compito, scrivilo nel tuo elenco di cose da fare il più rapidamente possibile. Se la tua app da fare ha una sorta di scorciatoia da tastiera per aggiungere una nuova attività, imparala. Se la tua app ha una scorciatoia per il cellulare, configurala.

Quando aggiungi attività alla tua lista di cose da fare non appena le pensi, puoi impedirti di soffermarti su di esse. Una volta scritto, non è più necessario ricordarlo.

4. Assegnare le scadenze

Quando un'attività ha una data di scadenza, aggiungila all'elenco delle cose da fare. Le scadenze ti aiutano a stabilire le priorità.

Non tutte le attività hanno bisogno di una data di scadenza dura e veloce nella vita reale per riceverne una nella tua lista di cose da fare. Assegna una data per le attività ogni volta che conosci approssimativamente quando pensi di poterlo fare.

Questo è efficace per due motivi: in primo luogo, la maggior parte delle app da fare ti consente di vedere cosa è dovuto "oggi", "domani" e "questa settimana", indipendentemente dall'elenco in cui si trovano. Quindi, puoi vedere tutto ciò che è dovuto " oggi "nell'elenco di lavoro, nell'elenco personale e così via. In secondo luogo, dando le date di scadenza delle attività, pianifichi efficacemente la tua settimana, che è un'eccellente strategia di gestione del tempo.

5. Rivedi ogni giorno

Inizia ogni giorno lanciando un occhio sulla tua lista di cose da fare per il giorno e valutando se è ragionevole. Quindi rivedi. Se oggi hai troppi compiti e sai che non li raggiungerai tutti, ti stai preparando per il fallimento.

6. Limitati a tra tre e cinque attività quotidiane

In un giorno medio, controllo tra tre e cinque attività. Se inavvertitamente ho programmato 12 attività per il giorno, so che non li raggiungerò tutti, il che significa che devo ri-dare la priorità a loro e modificare le loro scadenze. Se rilevo questo potenziale problema prima che inizi la mia giornata, posso adattarmi piuttosto che sentirmi stressato da tutte quelle attività che intendevo fare e non ho fatto.

Qual è il limite delle tue attività quotidiane? Dipende dal tipo di attività che scrivi e dalla loro difficoltà a completarle. Con il passare del tempo, se segui il numero di attività che controlli ogni giorno, le migliori app da fare per te, imparerai il massimo. Una volta che conosci il tuo massimo, puoi limitare le tue assegnazioni giornaliere a un numero ragionevole.

7. Scrivere attività, non obiettivi o obiettivi

Ciò che scrivi nella tua lista di cose da fare è importante. Popolare le tue liste con attività, piuttosto che obiettivi e traguardi. Per farlo, devi conoscere la differenza tra i due.

Gli obiettivi sono risultati di grande immagine o risultati desiderati. Di solito sono difficili da quantificare. Un esempio è "diventare fluente in hindi". Inserirlo nell'elenco delle cose da fare non sarebbe molto efficace.

Gli obiettivi sono indicatori sulla strada per raggiungere l'obiettivo. È molto più facile confonderli con le attività perché gli obiettivi sono più specifici e quantificabili. Un esempio di un obiettivo potrebbe essere "avere una conversazione in hindi sui miei film preferiti".

Quindi quali sono i compiti? I compiti sono le azioni che intraprendi per raggiungere un obiettivo. Abbatti un obiettivo e hai i tuoi compiti. Molto spesso sono singoli eventi, sebbene possano ripetersi. Un'attività potrebbe essere "imparare tre nuovi verbi hindi" o "studiare per 30 minuti".

Le attività, non gli obiettivi o gli obiettivi, sono quelli che appartengono a un elenco di cose da fare.

8. Tieni separati i tuoi obiettivi e obiettivi

Definire i tuoi obiettivi e obiettivi è una parte importante della creazione di elenchi di cose migliori e più efficaci. In un mondo perfetto, i compiti che svolgi sono principalmente nel perseguimento dei tuoi obiettivi. In caso contrario, perché stai perdendo tempo a farlo? Devi sapere quali sono i tuoi obiettivi, ma non ti servono nell'elenco delle cose da fare.

Scrivi i tuoi obiettivi e gli obiettivi da qualche altra parte. Se la tua lista di cose da fare ha una sezione note, inseriscile lì. Se tieni un diario, potresti annotare i tuoi obiettivi e rivederli trimestralmente o annualmente. Fai riferimento ai tuoi obiettivi di volta in volta, ma non lasciarti distrarre dalle cose specifiche che devi fare oggi.

9. Guarda spesso la tua lista di cose da fare

Un efficace elenco di cose da fare ti guida durante la giornata. Guardalo all'inizio della settimana per pianificare il tuo tempo. Guardalo all'inizio della giornata per rivedere il tuo piano per la giornata. Guardalo dopo pranzo in modo da sapere cos'altro devi concentrarti per il resto della giornata. Quando ti senti perso in un'attività o hai bisogno di una pausa da essa, guarda la tua lista di cose da fare per qualcosa di piccolo e facile che puoi affrontare nel frattempo.

Più guardi la tua lista, più ti fiderai. Più ti fidi, meno devi ricordare quali compiti devi svolgere. Meno devi ricordare, più libera la mente di concentrarsi sul compito da svolgere.

10. Rendi la tua lista di cose da fare scansionabile

Se guardi spesso la tua lista di cose da fare - e penso che dovresti - ti renderai presto conto di quanto sia utile vedere a colpo d'occhio ciò di cui hai bisogno piuttosto che leggere attentamente.

Usa un linguaggio stretto o una scorciatoia per scrivere i tuoi compiti. Molte app hanno valutazioni o stelle prioritarie che è possibile aggiungere per evidenziare attività cruciali. Colora il codice delle tue attività se ciò aiuta. Applicare icone che forniscano ulteriori informazioni sull'attività, ad esempio se richiede una telefonata o è correlata all'assistenza sanitaria. Non importa quanto velocemente guardi la tua lista di cose da fare, dovresti essere in grado di raccogliere molte informazioni su ciò che deve essere fatto.

Il cuore della produttività

Una grande lista di cose da fare è al centro della produttività personale. È una vera gioia trovare un'app di gestione delle attività e un processo che funzioni per te. Il check-off degli elementi nel tuo elenco ti dà una sensazione di realizzazione ed è un elemento chiave per organizzarti. Un sistema affidabile di cose da fare rende la vita più facile e meno stressante.