Da disordine a senza carta in 5 passaggi

Se sogni il giorno in cui lancerai quaderni, biglietti da visita e altri ritagli di carta e diventerai davvero una persona senza carta, perché non iniziare oggi? Con alcuni suggerimenti e gli strumenti giusti, puoi iniziare subito ad essere senza carta. Ma prima, nota che andare senza carta è un po 'come perdere peso: è più difficile di quanto sembri. Ci vuole dedizione. È una scelta di vita più che un progetto. E nessuno si aspetta che tu sia perfetto.

Andare senza carta richiede anche che tu abbia uno scopo e un obiettivo. Proprio come perdere peso, se il tuo obiettivo è "essere senza carta" è vago quanto "perdere peso". Quanto peso stai cercando di perdere? Dove stai cercando di essere senza carta? E, soprattutto, qual è l'obiettivo finale?

Alcuni obiettivi comuni sono:

• Meno confusione
• Diventa più efficiente o organizzato
• Rendi ricercabili documenti e note
• Tieni un registro migliore della tua vita e del tuo lavoro

Alcune di queste domande possono sembrare banali, ma a lungo andare sono motivanti. Ti aiutano a creare obiettivi reali che puoi rivisitare ogni volta che inizi a deviare dalla rotta.

Passaggio 1: andare avanti, non indietro

Quando sei pronto per andare senza carta, inizia andando avanti, non indietro.

Quello che voglio dire è pensare di essere senza carta in tutto ciò che fai a partire da ora , il che significa anche ignorare tutta quella vecchia carta, come le pile di banconote che speri di distruggere un giorno e i vecchi quaderni con gli appunti di ieri. So che è allettante voler digitalizzare tutti quei file, ma non è il primo passo giusto.

Il tuo vecchio documento non sta andando da nessuna parte. Tutti quei vecchi documenti saranno un dolore al collo da digitalizzare, anche con gli strumenti migliori, quindi non lasciarti coinvolgere proprio quando inizi.

Invece, pensa di essere senza carta da qui in poi. Ciò significa fare passi come:

• Utilizzo di un calendario digitale per gli appuntamenti nuovi e imminenti
• Prendere appunti in un'app per prendere appunti (di seguito sono riportati alcuni suggerimenti)
• Inserimento dell'elenco attività in un'app da fare o in un'app per prendere appunti.

Anche fare queste tre semplici cose potrebbe richiedere più tempo di quanto pensiate.

Passaggio 2: scegli alcune app e software e mantienili

Esistono molte fantastiche app per prendere appunti e gestire le attività. Alcuni che raccomando sono: Evernote, Awesome Note, Asana, Microsoft OneNote, Todoist, Any.do, Remember the Milk e Wunderlist. Ci sono tante opzioni!

Dovresti anche prendere un programma di sincronizzazione dei file, se non ne hai già uno. Potresti non iniziare a usarlo subito, ma installarlo e sentirti a tuo agio con come funziona, in generale. Alcuni dei miei preferiti sono Google Drive, Dropbox, Box e SugarSync.

Passaggio 3: impegno!

Non perdere troppo tempo cercando di decidere quale app è assolutamente perfetta. Trova uno o due che fanno quello che ti serve per fare e lavorare con le piattaforme che hai, e inizia a usarli. Qualunque strumento tu scelga, dedica te stesso a restare con loro per alcune settimane.

Quello che non vuoi è provare una dozzina di app perché i tuoi file e le tue note finiranno per essere sparsi ovunque. Hai bisogno di una o due posizioni centralizzate in cui sai che puoi trovare tutte le tue cose senza pensarci. Sapere dove trovare l'equivalente digitale dei tuoi documenti

Passaggio 4: sviluppare flussi di lavoro

Il prossimo passo è sviluppare alcuni flussi di lavoro. Questo è il lato più cognitivo di andare senza carta. Pensalo come simile allo sviluppo delle abitudini e delle routine di perdita di peso: pianifica i tuoi pasti per la settimana, decidi in anticipo quando andrai in palestra o eseguirai l'allenamento, inizi a registrare i tuoi pesi e così via. Nel caso di andare senza carta, i flussi di lavoro potrebbero iniziare con piccole azioni, come l'avvio dell'app per prendere appunti prima dell'inizio di una riunione. Un altro è quello di rivedere le attività nella tua prima cosa da fare app al mattino.

Questi piccoli passi che avviano i flussi di lavoro dovrebbero diventare abitudini. Mi piace quello di rivedere la tua lista di cose da fare o gli appuntamenti del calendario la prima cosa al mattino perché molte persone hanno già abitudini mattutine (una tazza di caffè, leggendo durante un tragitto giornaliero) e puoi attaccare la tua nuova abitudine a quella esistente. In altre parole, quando sorseggi quel caffè, ti ricorderai che è tempo di guardare il tuo calendario per la giornata.

Quali sono i tuoi flussi di lavoro dipende molto da quali sono i tuoi obiettivi per andare senza carta. Il tuo flusso di lavoro potrebbe anche essere solo una semplice regola, come "Quando ricevo un nuovo biglietto da visita, ne prenderò immediatamente un'istantanea usando il mio smartphone e lo caricherò sulla mia app per prendere appunti".

Passaggio 5: affrontare il backlog

Dopo alcune settimane o mesi, quando ti senti a tuo agio con le tue nuove abitudini e flussi di lavoro e sei impegnato con le tue nuove app, puoi finalmente pensare a realizzare un progetto di scansione di tutta la vecchia carta della tua vita.

Non provare a fare questo passo fino a quando non sei diventato veramente solido con la tua routine quotidiana di essere senza carta.

Una vita senza carta

Ricorda, andare senza carta è un cambiamento nello stile di vita. Proprio come la dieta, devi prenderlo un giorno alla volta e perdonarti quando scivoli, ma tornare rapidamente in pista.

Risorse addizionali

• Suggerimenti per andare senza carta
• Scegli lo scanner giusto per andare senza carta
• Gestione dei documenti di famiglia digitali
• Adozione di note senza carta
• Creazione di elenchi di attività migliori
• Suggerimenti per l'uso di Evernote