Video: ExpenseBot (Settembre 2024)
I dipendenti desiderano che il processo del software di tracciamento delle spese sia così semplice da non dover leggere un manuale. Tuttavia, gli amministratori e i contabili desiderano un controllo accurato delle politiche aziendali e del flusso di lavoro di approvazione. Per la maggior parte delle tecnologie in quella situazione, potresti dire "Mai i due si incontreranno", ma con ExpenseBot (che inizia a $ 9 al mese) che potrebbe non essere valido. L'applicazione di contabilità delle spese non travolge i dipendenti con scelte, ma offre allo staff contabile opzioni di personalizzazione uniche. Solo un processo di esportazione leggermente instabile e la mancanza di un processo di acquisto self-service lo tengono dietro i vincitori dei nostri redattori Certify Now ed Expensify.
Prezzi e caratteristiche
Un abbonamento ExpenseBot costa $ 9 al mese per utente attivo, con un minimo di $ 99 al mese. Ci sono sconti non divulgati per un contratto annuale o società con più di 1.000 utenti. Non puoi sperimentare per scoprire se ExpenseBot è il software giusto per te, poiché non ha una versione gratuita o una versione di prova gratuita. Per iniziare richiede una conversazione via e-mail con l'azienda; non è self-service.
I dipendenti non troveranno nessuna caratteristica stravagante e la maggior parte di loro sarà grata. Inserisci i dati di spesa in ExpenseBot tramite un browser Web, tramite l'app mobile, inoltrando una ricevuta a un ID e-mail dedicato o direttamente tramite una transazione con carta di credito (utilizzando una società registrata o una carta di credito personale). Ognuno acquisisce i dati contabili rilevanti, come il nome del fornitore, la categoria di spesa e la data della transazione, prima di assegnare la spesa a un report. Le spese possono essere contrassegnate come fatturabili, in modo da poter trasferire i costi a un cliente.
Come con tutte queste app, la maggior parte delle persone passa prima all'app mobile per acquisire le ricevute. Se non nel punto vendita, alla fine di ogni giornata, mentre puoi ancora trovare la carta stropicciata in tasca e ricordare a cosa serviva. L'app per dispositivi mobili è abbastanza semplice, con categorie per report, spese, entrate e impostazioni. Mentre altri (come Expensify) cercano di darti tutti gli strumenti a portata di mano, ExpenseBot non inserisce tutto nell'app.
Non c'è motivo di lamentarsi delle sue capacità di scansione delle ricevute. ExpenseBot ha analizzato con precisione diverse ricevute, inclusi suggerimenti scritti e ricordato le categorie e i nomi dei fornitori utilizzati in precedenza. Il processo non è impegnativo e minimizza il processo decisionale. Se si collega una carta di credito personale o aziendale, dopo che ExpenseBot esegue la scansione e trascrive una ricevuta, tenta di abbinare la ricevuta alle transazioni con carta di credito.
È possibile inviare manualmente le spese di chilometraggio. Oppure, se inserisci l'indirizzo di inizio e di fine, ExpenseBot chiama Google Maps per capire la distanza effettiva (una funzione condivisa da ExpensePoint). È sicuramente utile per un viaggio di sola andata, anche se sarebbe meglio se potessi dire: "Ora raddoppia il calcolo del chilometraggio, poiché ho incontrato qualcuno in centro e poi sono tornato in ufficio". Potrebbe esserci una risposta migliore: entro la fine dell'anno, afferma la compagnia, ExpenseBot avrà l'integrazione con GPS e calendario. Pertanto, se hai programmato una riunione, verrà visualizzato il messaggio "Stai andando al Client-A a 53 miglia di distanza; vuoi aggiungerlo al tuo rapporto?"
Una particolarità insolita: qualsiasi dipendente può nominare un delegato, dando a quella persona la possibilità di creare spese e rapporti. Se sei abbastanza fortunato da avere personale di supporto in ufficio per gestire le tue spese, questo è un grande vantaggio.
Semplice non significa semplice
ExpenseBot può applicare il principio "Keep it simple stupid" (KISS) per i dipendenti, ma offre agli amministratori e ai contabili un grande potere personalizzabile. Gli approvatori possono rifiutare una singola spesa e approvare il resto del report, in modo che l'articolo di $ 5 di cui stai scherzando non debba trattenere il rimborso per il resto dei $ 2.500 spesi in un viaggio a San Francisco. Le spese possono essere approvate via e-mail, quindi il responsabile del reparto non deve passare molto tempo sul client web. ExpenseBot verifica la presenza di eventuali spese duplicate e offre anche di unirle. ("Due visite a Starbucks nello stesso giorno per lo stesso importo? Hai bevuto molto caffè o lo hai inviato due volte?")
ExpenseBot include categorie di contabilità di base preconfigurate e, naturalmente, puoi aggiungerne altre. Ogni categoria di spesa può essere collegata a un libro mastro o un codice conto generale, richiedere intervalli di date o elenchi di partecipanti e supportare campi personalizzati (come "Numero negozio"). Puoi anche organizzare le cose in modo logico, in modo tale che le tariffe del bagaglio aereo e del biglietto aereo vengano monitorate in relazione, ma separatamente, con le loro regole e politiche.
La gestione dei criteri ti consente di controllare quanto spende un utente in una determinata categoria, ad esempio un limite mensile di $ 40 per i costi di Internet da casa. Puoi controllare se gli utenti possono inviare una spesa superiore alla politica (e visualizzare un avviso al responsabile dell'approvazione) o impedire che il rapporto venga archiviato con una trasgressione in atto. Le personalizzazioni si estendono ai report, non solo alle spese; ad esempio, una catena di fast food potrebbe richiedere il numero di negozio su ciascun report.
Questo è solo un esempio. ExpenseBot supporta più approvatori, profili di reparto e utente (i capi ricevono un trattamento diverso), l'invecchiamento delle spese ("Devi presentare il rapporto in 30 giorni" che è semplicemente medio) e un sacco di valute.
Sfortunatamente, nonostante tutto il suo potere di personalizzazione, ExpenseBot è debole per l'integrazione con i sistemi contabili di terze parti. La gestione dei rapporti di spesa è un processo discreto, ma i suoi risultati devono essere registrati in altri sistemi, di solito almeno un sistema di contabilità e talvolta di più. Con ExpenseBot, tuttavia, è possibile integrarsi con Intuit QuickBooks solo quando è il momento di rimborsare effettivamente il dipendente. Ancora più sfortunato, rispetto ad alcuni degli altri prodotti che ho recensito, la società ammette che la sua integrazione con QuickBooks "richiede l'uso del connettore web Intuit e un po 'di raffinatezza per la configurazione". L'unica altra opzione è esportare i dati nel formato CSV e quindi aprirli con un'altra applicazione, come Microsoft Excel.
In contrasto con i concorrenti di ExpenseBot, come l'integrazione di Expensify non solo con QuickBooks ma anche Xero, NetSuite e Intacct. Con tutte queste funzionalità, puoi ottenere molti vantaggi dall'azienda. In effetti, non puoi evitarlo; ExpenseBot lavora personalmente con ogni cliente per impostare le cose.
Al momento della stesura di questo articolo, ExpenseBot è una combinazione di "Oh, che bello" e "Perché non lo fa?" È una buona scelta per chiunque voglia semplicemente cose per gli utenti, senza minimizzare i controlli amministrativi. Ma la sua mancanza di un'interfaccia self-service, il supporto solo per l'integrazione di QuickBooks e il prezzo che non sembra così amichevole come dovrebbe essere, tutti si combinano per mantenerlo solo un gradino sotto gli strumenti vincitori della nostra scelta degli editori Certify Now and Expensify. Tuttavia, se i negativi non ti inseguono immediatamente, ti esorto a prendere in considerazione ExpenseBot per la tua attività. Il suo equilibrio tra semplicità e potenza è davvero piacevole.
