Video: Intro to Evernote Business (Ottobre 2024)
Puoi pensare a Evernote come una semplice piattaforma per prendere appunti, ma si è ampliato ben oltre per includere strumenti di condivisione e collaborazione dei documenti. È un ottimo strumento per catturare sessioni di brainstorming, archiviare documenti e incorporare audio e immagini nelle note. Tuttavia, è meglio per i piccoli team con esigenze limitate; le grandi aziende che necessitano di solidi strumenti di collaborazione rimarranno deluse.
Evernote Business offre una prova gratuita di 30 giorni che richiede una carta di credito in anticipo. Dopo di che, si paga 12 $ per utente al mese per un massimo di 25 utenti; se avete bisogno di più di questo, è possibile contattare il reparto vendite per un piano personalizzato. Evernote offre anche un piano Basic gratuito, un piano Plus ($ 34, 99 all'anno) e un piano Premium ($ 69, 99 all'anno). Il piano aziendale aggiunge i controlli di amministratore e la gestione degli utenti. Sebbene offra funzionalità di collaborazione, condivisione di documenti e accesso offline a tutti i file su tutti i tuoi dispositivi, non può ancora competere con Zoho Docs Standard, la nostra scelta dei redattori in questa categoria.
Introduzione a Evernote for Business
Iscriversi a Evernote Business è semplice. Innanzitutto, fornisci le informazioni di contatto e crei una password, quindi aggiungi le informazioni di fatturazione e selezioni un piano di pagamento e infine accetti i termini di servizio di Evernote. Puoi pagare annualmente con carta di credito ($ 120 per utente), mensilmente con carta di credito ($ 12 per utente) o annuale per fattura ($ 120 per utente). Successivamente, puoi invitare i membri del team uno per uno o in blocco o salvarli per dopo; puoi anche completare il tuo profilo, con una foto, un numero di cellulare e le dimensioni della tua azienda.
I pulsanti sportivi della dashboard che scorrono lungo il lato sinistro dello schermo per aggiungere note, cercare, aprire una chat di lavoro, creare scorciatoie, visualizzare note, quaderni e tag. Sotto di esso, è possibile visualizzare i dettagli dell'account e la console di amministrazione. Alla destra di questi pulsanti è presente un elenco di note, che sono separate in note personali (non condivise) e note aziendali (condivise con altri). È possibile ordinare l'elenco in base alla data di creazione, all'ultimo aggiornamento o al titolo. Passando il mouse sopra una nota vengono visualizzati i pulsanti per la condivisione, l'impostazione di promemoria, l'aggiunta di collegamenti o l'eliminazione. Fai clic su una nota e puoi visualizzarla sulla console giusta.
Condivisione e collaborazione dei documenti
Sebbene Evernote possa essere principalmente noto come software per prendere appunti, puoi anche usarlo per archiviare e condividere file, anche se non allo stesso modo di Box for Business o Dropbox Business. È possibile creare blocchi appunti, che sono sostanzialmente cartelle e le note al loro interno, ma per condividere documenti è necessario allegarli a una nota. Quindi, per modificare i documenti, devi aprirli dall'app desktop Evernote; puoi solo visualizzare l'anteprima dei file dall'interfaccia online. Dopo aver modificato un documento utilizzando l'app desktop e averlo salvato, l'allegato verrà aggiornato su tutte le piattaforme e tutti gli utenti, quindi non è necessario ricaricarlo. Una caratteristica interessante: quando incorpori un file in Evernote, quel contenuto diventa completamente ricercabile.
Il tuo account Evernote ora può essere collegato a Google Drive; una volta abilitato, puoi facilmente incorporare i file di Google nei tuoi quaderni e note Evernote. Tutte le modifiche al file Google vengono salvate automaticamente, il che funge da soluzione alternativa alla modifica collaborativa. Allo stesso modo, è possibile collegare alle note Evernote nel tuo account Google Drive. Ciò consente di sfruttare le caratteristiche che ti piace su entrambe le piattaforme. Puoi anche connettere Evernote con Dropbox e Box per l'archiviazione cloud e Basecamp, per la gestione dei progetti.
Evernote Business ha anche una serie di modelli disponibili, come un calendario, un tracker spese, un registro telefonico e altri documenti specifici del settore.
Puoi invitare gli utenti uno a uno o in blocco incollando gli indirizzi in una casella. Gli invitati devono quindi creare un account o accedere a uno esistente e compilare un profilo. Quindi viene richiesto all'utente di scaricare l'app desktop, senza alcun modo di saltare se non si apre una nuova finestra e si accede. È stato un po 'fastidioso, anche se è richiesta l'app desktop per accedere ad alcune funzionalità.
Sebbene Evernote non sia collegato al tuo dominio come Google Drive for Work, puoi specificare il tuo dominio nelle impostazioni e chiunque abbia un indirizzo email che termina in quel dominio sarà in grado di accedere automaticamente al tuo account aziendale; nessun invito o approvazione richiesta.
Per condividere singoli blocchi note e appunti, usi la chat di lavoro integrata, che ho trovato un po 'noiosa. Ho dovuto cercare nella sezione di aiuto di Evernote per capire come condividere Notebook e altri contenuti con tutto lo staff. Si è scoperto che questa è un'altra funzionalità solo desktop. Lì, fai clic sul pulsante di condivisione su un blocco note e seleziona "pubblica blocco note". Quindi puoi scegliere le autorizzazioni: visualizza, modifica o modifica e invita.
I membri del team possono collaborare utilizzando le note, ma gli utenti non possono modificare contemporaneamente una nota. Sei avvisato se provi ad aprire una nota che qualcuno sta già modificando, tuttavia, puoi comunque scegliere di aprirlo. In tal caso, se si apportano modifiche, Evernote creerà una seconda copia del file, che potrebbe creare confusione. Non c'è modo di bloccare altri utenti da un file.
Un grande vantaggio è che puoi accedere a tutti i tuoi notebook e file da qualsiasi dispositivo, anche offline. Questo è molto più conveniente che selezionare i documenti uno per uno per l'accesso offline poiché si ha a che fare con Citrix ShareFile e Dropbox Business.
All'interno delle note, è possibile creare liste di controllo e impostare promemoria per la gestione di progetti su piccola scala. Evernote ha app per Android, iOS e Windows, tutte con accesso offline ai tuoi file.
Evernote Business ti offre una gestione di base dei documenti
Quando hai bisogno di aiuto, puoi accedere al centro di apprendimento di Evernote, che include guide per iniziare, esercitazioni e articoli sulla risoluzione dei problemi. Puoi anche contattare l'assistenza utilizzando un modulo web; quando fornisci una parola chiave specifica relativa al tuo problema, Evernote fornisce link ad articoli che potrebbero rispondere alla tua domanda. Riceverai anche la Guida dell'utente di Evernote Business dopo la registrazione.
Il software consumer di Evernote è molto facile da usare; il suo piano aziendale offre più funzionalità e, purtroppo, più complicazioni. Adoro il fatto che offra l'accesso offline a tutti i file su tutti i tuoi dispositivi, ma dover fare affidamento su un'app desktop o su Google Drive per la modifica dei documenti è scomodo. Se hai bisogno di questa funzione, ti consiglio di consultare Box Business, Google Drive for Work o il nostro Standard Zoho Docs per i redattori.
