Recensione e valutazione online di Efilecabinet

efileCabinet Online (che inizia a $ 15 per utente al mese) è un sistema completo di gestione dei documenti aziendali (DM) che ha integrato una nuova interfaccia utente (UI) basata sul web che è più intuitiva, con funzionalità di digitalizzazione e archiviazione dei file più forti. eFileCabinet Online eccelle nell'offrire funzionalità di controllo versione, condivisione file e conservazione e conformità dei documenti. Il set di funzionalità è adatto alle esigenze delle piccole e medie imprese (PMI). Se queste funzionalità avanzate sembrano schiaccianti o se la collaborazione è più alta nella tua lista dei desideri, la nostra scelta degli editori Zoho Docs Standard offre migliori funzionalità di collaborazione.

Pacchetti online eFileCabinet

eFileCabinet Online offre agli utenti una vasta gamma di scelte per le loro esigenze di DM. Ma non è disponibile una versione di prova gratuita e la struttura dei prezzi è cambiata dall'ultima revisione. eFileCabinet Online inizia a $ 15 per utente al mese (fatturato ogni anno) con 25 gigabyte (GB) di spazio di archiviazione, ma solo per la condivisione di file e senza alcuna funzionalità DM. Il livello Advantage di $ 30 per utente al mese è un punto di partenza più solido poiché offre 1 terabyte (TB) di spazio di archiviazione, accesso al sistema DM eFileCabinet, condivisione sicura dei file e accesso a modelli utili. Il livello Advantage include anche l'integrazione di Microsoft Office, la conservazione (governance), gli strumenti di conformità e l'autenticazione a due fattori (2FA). L'unico aspetto negativo di questo livello è il requisito minimo per tre utenti. Questo piano include anche l'integrazione con eSignature e Intuit QuickBooks.

Un'offerta più completa è il livello Business, che costa $ 55 per utente al mese senza requisiti minimi per l'utente. Include tutte le funzionalità del livello Advantage ma aggiunge al mix un'automazione dei processi aziendali, il routing dei file specifico per i dati, la denominazione / memorizzazione automatica dei file e l'acquisizione del riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) suddiviso in zone. È disponibile anche un livello Enterprise, ma i prezzi variano a seconda della licenza e delle funzionalità.

Introduzione a eFileCabinet Online

Per iscriverti a eFileCabinet Online, devi prima impostare una demo con il team di vendita compilando un modulo online o chiamando un numero verde. Un rappresentante della società ti offrirà una dimostrazione di 15 minuti, ti aiuterà a determinare quale piano funziona meglio per te e ti aiuterà a prepararti. Dalla nostra ultima recensione, eFileCabinet Online è stato riprogettato e ricostruito sulla piattaforma HTML5, quindi non richiede più Microsoft Silverlight. Ciò significa che ora può essere utilizzato su qualsiasi browser ed è anche compatibile con Mac.

La nuova interfaccia utente online di eFileCabinet è molto più pulita di quella precedente, con menu semplificati e funzioni di aiuto integrate. Nella parte superiore della dashboard sono presenti menu a discesa per Nuovo, Condividi, Modifica, Inizia e "Hai bisogno di aiuto?" pulsanti. I file sono organizzati come le loro controparti cartacee, ovvero in armadi, cassetti e cartelle. Nel menu Nuovo, puoi creare Cassetti, Cartelle e Armadi. Il menu Condividi include opzioni per la condivisione tramite e-mail, SecureDrawer e altro. La Guida introduttiva e "Hai bisogno di aiuto?" I pulsanti aprono una finestra scorrevole con due schede: Guida e Apprendimento delle nozioni di base, quest'ultima delle quali offre una panoramica del software e guide per attività semplici. Un menu di hamburger sul lato sinistro della dashboard consente di accedere alle impostazioni amministrative, alle opzioni di firma elettronica, all'opzione per passare alla visualizzazione classica del software e altro ancora.

Le nuove funzionalità includono l'integrazione con Citrix ShareFile. Se si utilizza Citrix ShareFile per collaborare ai documenti, è possibile mappare le cartelle Citrix ShareFile all'interno di eFileCabinet Online. Puoi anche cercare il testo del documento purché sia ​​leggibile; efileCabinet Online eseguirà automaticamente l'OCR dei file PDF e di immagine.

eFileCabinet offre la sua applicazione desktop SideKick gratuita. È rappresentato da un'icona galleggiante e circolare che puoi trascinare e rilasciare ovunque sullo schermo. Fai clic per espandere e puoi accedere al tuo account, gestire documenti, caricare nuovi documenti, cercare e altro. L'app desktop SideKick si sincronizza con il tuo account in tempo reale ed è un modo conveniente per accedere ai tuoi file senza accedere a un browser.

Condivisione e collaborazione dei documenti

Con eFileCabinet Online, puoi condividere file con utenti interni ed esterni e tenere traccia di versioni illimitate di documenti. Le funzionalità di check-in e check-out consentono di tenere traccia di file e modifiche multiple nello stesso documento contemporaneamente. Una caratteristica interessante è che, quando condividi un file, puoi proteggerlo con password e persino includere una data di scadenza se hai a che fare con contenuti sensibili. Gli utenti possono aggiungere metadati a ciascun file per migliorare la ricerca e fornire informazioni a colpo d'occhio. Tutti i file possono essere visualizzati in anteprima in linea in modo da non dover attendere il download di ciascuno.

Se disponi di un account con DocuSign o Citrix RightSignature, ognuno di essi può essere integrato nella dashboard di eFileCabinet Online in modo da poter acquisire le firme elettroniche. Puoi inviare documenti a chiunque venga firmato e solo il mittente ha bisogno di un account, proprio come in Adobe Document Cloud Standard. eFileCabinet Online offre anche la piena integrazione con Salesforce. Da Salesforce, è possibile accedere ai file e spostarli in eFileCabinet Online.

Ci sono anche utili strumenti di organizzazione. Come amministratore, puoi creare e applicare modelli per i tuoi armadi. Ad esempio, se si desidera creare un cabinet per più reparti, tutti con le stesse cartelle all'interno, è possibile configurarlo una volta e applicare il modello a ciascuno. Per creare un modello, però, devi prima creare una libreria. Mi piacerebbe se nel mio account fosse già stata popolata una libreria di esempio.

Per creare una libreria, utilizzare il menu a discesa Nuovo menu, che nella pagina di amministrazione include libreria, sotto-libreria e modello. C'è una procedura dettagliata in questa pagina chiamata "Come faccio ad aggiungere un modello", ma quando ho cliccato su di esso, è apparso un messaggio che diceva che non era disponibile. Dopo due tentativi, è apparso un messaggio con le istruzioni. Allo stesso modo, è possibile creare flussi di lavoro costituiti da azioni automatizzate attivate da determinati eventi. Tuttavia, questo è disponibile solo quando si utilizza la vista classica. Altre funzionalità avanzate includono i programmi di conservazione dei documenti, controllo e distruzione.

eFileCabinet Online ha app per Android e iOS. Utilizzando le app, puoi visualizzare in anteprima, gestire e condividere i tuoi file. Puoi anche usare la fotocamera per acquisire e salvare documenti mentre sei in movimento. La Guida in linea per la ricerca è disponibile direttamente dall'interfaccia utente del software e include articoli, video e guide per l'utente scaricabili. Sono disponibili anche suggerimenti per alcune funzionalità. Puoi anche contattare eFileCabinet Online direttamente tramite live chat, e-mail e telefono. La pagina principale della Guida mostra il tempo medio di attesa per telefono e chat, il che è un bel tocco. L'assistenza in diretta via chat o telefono è disponibile nei giorni feriali dalle 8 alle 17 (Mountain Time).

Tutte le funzionalità DM in un unico posto

eFileCabinet Online potrebbe non avere il nome più eccitante, ma offre molte funzionalità per aiutare la tua azienda a rimanere organizzata e conforme. Sia che tu debba tenere traccia dei documenti o gestire i progetti, eFileCabinet Online può aiutarti. L'interfaccia utente riprogettata rende tutto ancora più semplice e le nuove integrazioni offrono più opzioni di condivisione e firma elettronica. Ma, per un insieme simile di funzionalità di collaborazione oltre alla possibilità di modificare documenti online e su dispositivi mobili, la nostra scelta dei redattori Zoho Docs Standard è un'ottima soluzione.