Revisione e valutazione delle attività di Dropbox

Condivisione e collaborazione dei documenti

Gli utenti possono condividere documenti in diversi modi. Innanzitutto, qualsiasi file inserito nella cartella del team sarà automaticamente disponibile per tutti sullo stesso account Standard. In secondo luogo, puoi condividere una cartella o un collegamento a un documento, come puoi con Google Drive, che puoi impostare come pubblico (chiunque può accedere a un link può accedere) o puoi limitarlo in diversi modi. Se non si desidera che un file o una cartella siano pubblici, è possibile proteggerlo con password, limitarlo ai soli membri del team e / o impostare una data di scadenza. È inoltre possibile impostare autorizzazioni di modifica per cartelle e file.

Non è possibile modificare documenti all'interno di Dropbox; quando si fa clic sul pulsante Apri su un file, si viene reindirizzati a Microsoft Office 365 online in cui è necessario configurare un account Enterprise o accedere a uno esistente. Questo non è l'ideale soprattutto perché Box (for Business) include l'accesso gratuito alle app di Office online di Microsoft. (Gli account Dropbox Basic e Pro includono anche l'accesso gratuito.)

In alternativa, puoi iscriverti a Dropbox Paper, che è in versione beta ma è aperto a tutti gli utenti di Dropbox. Con Dropbox Paper è possibile creare e modificare documenti, commentare e assegnare attività correlate. Dopo aver collegato il tuo account Standard a Dropbox Paper, puoi accedere ai tuoi documenti Dropbox Paper dalla dashboard di Dropbox. Puoi inserire documenti Dropbox in documenti Dropbox Paper ma non saranno modificabili. Se vuoi collaborare ai documenti, allora è meglio crearli in Dropbox Paper in primo luogo.

La mancanza di vere capacità di modifica dei documenti non si confronta favorevolmente con Google Drive for Work, che ha modifiche online e tiene traccia delle modifiche. Anche altri sistemi DM come Ascensio System OnlyOffice, Microsoft SharePoint Online e Zoho Docs Standard offrono tale funzionalità.

Se scarichi l'app desktop Dropbox, puoi utilizzare una funzione chiamata Badge Dropbox, che estende alcune funzionalità di Dropbox ai file di Microsoft Excel, PowerPoint e Word. Un badge appare su tutti i documenti salvati nel tuo Dropbox, in modo da poter vedere chi sta visualizzando o modificando il file, aggiungere commenti, condividere il file e visualizzare la cronologia dei file. Dropbox consiglia inoltre di utilizzare l'app desktop per caricare intere cartelle e file di grandi dimensioni poiché l'autore del caricamento del sito Web ha un limite di 10 GB.

Tutti i file contrassegnati come preferiti saranno disponibili anche offline, anche se è necessario farlo uno per uno, proprio come in Citrix ShareFile. Questa è una bella funzionalità, sebbene Evernote for Business e Google Drive for Work ti consentano di accedere a tutti i tuoi file offline.

Oltre a un'app desktop, Dropbox ha anche app mobili per Android e iOS. Dropbox Business ha recentemente aggiunto alcune nuove funzionalità mobili su iOS che consentono agli utenti di vedere l'attività dei file e il feedback del team nell'anteprima dei file. La società prevede di aggiungere presto queste funzionalità su Android. Tutte queste app mobili si sincronizzano con il tuo account online. Le app mobili ti consentono di creare file e cartelle e condividerli. Include anche un'altra importante funzionalità mobile, vale a dire la scansione di documenti tramite il telefono, dal rullino fotografico esistente o scattando una foto e trasformandola in un documento. Dropbox fa un buon lavoro nel delineare qualunque documento tu stia cercando di scansionare, sia esso piccolo come un biglietto da visita o una pagina a grandezza naturale. Raddrizza l'immagine (anche nel caso della ricevuta leggermente stropicciata che abbiamo lanciato durante il test) e ti consente di catturare fino a 10 pagine alla volta, che puoi salvare in qualsiasi cartella Dropbox in formato PDF o un file PNG. Come con altri documenti nel sistema Dropbox, puoi aggiungere commenti ad esso o @mention qualcuno per avvisarla che dovrebbe dare un'occhiata.

Dropbox Business è eccellente per quanto riguarda la condivisione o l'annullamento di documenti in questo modo, purché si lavori ancora con l'app mobile. Puoi aggiungere una firma al documento se hai Adobe Acrobat installato o puoi farlo direttamente dall'app. Puoi anche annotare l'immagine con una data o un testo personalizzato.

L'unica mancanza è con il testo di aiuto, che ha solo una breve menzione di come fare il riconoscimento del testo, e quella voce era per lo più informazioni inutili. Abbiamo anche contattato il supporto tecnico per ulteriori informazioni (senza informarli che siamo stati stampa), e hanno semplicemente chiesto ulteriori informazioni e quindi non hanno mai risposto dopo averle fornite. Il motivo della query è che l'app per dispositivi mobili ha un campo di ricerca che implica che è possibile eseguire una ricerca di testo su un documento scansionato salvato in PDF. Tuttavia, la ricerca della parola "cioccolato" in un documento di due pagine che riguardava specificamente il cioccolato non ha prodotto risultati. Per quanto ne sappiamo, gli utenti dovrebbero considerare la funzione di scansione mobile più come un meccanismo di acquisizione delle immagini piuttosto che uno strumento per il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR). Se una grande pila di documenti che necessitano di OCR è nel tuo futuro, allora staresti meglio con uno dei vincitori di Editors 'Choice nella nostra raccolta di app per la scansione mobile, Abbyy FineScanner o Evernote Scannable.

Altre capacità erano ugualmente confuse, come la condivisione. Puoi inviare per e-mail un documento acquisito a qualcuno o creare un link che puoi condividere su quasi tutto, ma passerai alcuni minuti frustranti a trovare queste funzionalità nell'interfaccia. Una volta che li hai trovati, la scansione mobile di Dropbox è uno strumento abbastanza decente, sebbene l'OCR completo sarebbe un'aggiunta molto richiesta nelle versioni future.

Integrazione e sicurezza

Dropbox è stato nel gioco di archiviazione cloud per molto tempo e ha una significativa presenza API per integrazioni personalizzate. In effetti, il supporto di Dropbox è stato onnipresente tra alcune delle app più popolari di aziende come Adobe, Microsoft, Salesforce e Slack. È anche una delle API più accessibili, che supporta un'ampia varietà di linguaggi di programmazione accessibili. Ciò si traduce direttamente nel soddisfare i requisiti aziendali futuri oltre alle odierne esigenze di processo e collaborazione. Inoltre, la piattaforma Dropbox DBX offre l'integrazione con più strumenti e offre una posizione centrale per connettere contenuti, dispositivi e app.

Dal punto di vista della sicurezza dei dati, Dropbox mantiene le certificazioni ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 e ISO 22301. Mantiene anche assicurazioni SOC1, SOC2 e SOC3. La conformità alla HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) non è attiva per impostazione predefinita e richiede un accordo commerciale (BAA) con la propria organizzazione prima di conformarsi. I registri di controllo delle attività sono anche disponibili per gli amministratori, il che può essere utile per mantenere la conformità Sarbanes-Oxley Act (SOX). Dropbox promuove questi successi normativi e li attribuisce in gran parte al suo investimento in data center proprietari. A differenza di Jungle Disk, ad esempio, che offre semplicemente la sua soluzione software su Amazon Web Services (AWS) o l'infrastruttura di archiviazione di Rackspace Managed Cloud, Dropbox ha investito nei propri data center. Ciò gli conferisce un controllo più diretto della sicurezza dei dati e potenziali problemi di conformità normativa rispetto ai concorrenti che lo lasciano a terzi.

Dropbox non ha ancora prodotto una funzione di gestione delle chiavi di crittografia degli utenti, quindi tutte le chiavi sono sotto il controllo di Dropbox. Tuttavia, hanno messo sotto stretto controllo i dati disponibili per i tecnici ai fini della risoluzione dei problemi e solo quando sono assolutamente necessari. Non è completa privacy, ma hanno lavorato duramente per assicurarsi che la loro fiducia si guadagnasse. Anche se questo potrebbe non essere sufficiente per qualificarsi per FedRAMP, molto probabilmente è abbastanza buono per molti casi.

Dropbox supporta anche diverse strategie di autenticazione a due fattori e multifattore (MFA) che includono l'uso di un messaggio di testo SMS che consegna un codice separato al dispositivo mobile dell'utente, Google Authenticator, Duo Mobile, Amazon AWS MFA o Windows Authenticator. Dropbox raccomanda vivamente agli utenti di sfruttare queste funzionalità perché aggiungono un buon livello di sicurezza ai dati sensibili.

Quasi uno sportello unico

Dropbox offre molto aiuto in caso di problemi, tra cui una guida PDF, supporto autoguidato, un centro assistenza ricercabile e supporto tramite chat live, e-mail e telefono (giorni feriali, dalle 8 alle 20 ET). Per l'assistenza telefonica, devi generare un codice PIN, che puoi fare direttamente dalla pagina principale della guida.

Con una semplice interfaccia utente (UI), archiviazione illimitata e recupero dei file e ampie autorizzazioni utente, Dropbox Business aiuta il tuo team a collaborare in modo più efficiente. In effetti, Dropbox vanta che 300.000 team utilizzano Dropbox Business. Per modificare i file online, devi ottenere un account Microsoft 365 separato, che può aumentare i costi o utilizzare Dropbox Paper, che non è completamente integrato. Per il miglior software di gestione dei documenti, consulta Editor's Choice Zoho Docs Standard. Ma per una soluzione di archiviazione cloud e di condivisione file di classe business per tutti gli usi, Dropbox Business è un'ottima soluzione e merita pienamente la designazione PCMag Editors Choice.