Non lasciare che queste storie horror tecnologiche accadano a te

Pierre Tremblay non può annullare il 29 aprile 2015, il giorno in cui qualcuno nel suo team delle risorse umane (HR) ha inviato per sbaglio un'e-mail "Non hai ottenuto il lavoro" a circa 110 candidati, comprese le persone che l'azienda voleva assumere. Può assicurarsi che non accada mai più.

Come quell'e-mail indirizzata in modo errato, il felice e per sempre desiderato dalla tua tecnologia di gestione delle risorse umane può rapidamente trasformarsi in un incubo. Alcuni incubi non possono essere evitati. Altri possono essere evitati se si adottano misure per ridurre il rischio di incasinare. Proprietari di aziende e manager di persone come Tremblay che hanno vissuto i loro incubi di tecnologia delle risorse umane suggeriscono anche di fissare esattamente ciò di cui hai bisogno prima di rivedere i fornitori e scegliere il software. Fare domande. Esegui test. Dai un'occhiata ai rappresentanti di vendita chiacchieroni per grigliare le persone che gestiranno il tuo account. In altre parole, fai i compiti.

"Questo non sarebbe accaduto se avessimo utilizzato il software adeguato", ha affermato Tremblay, direttore delle risorse umane di Dupray, un produttore con sede a Montreal di pulitori a vapore e ferri ecologici. "Avremmo potuto evitarlo essendo più professionali al riguardo."

Un richiedente che tiene traccia dell'errore di sua propria realizzazione

Dupray ha circa 30 dipendenti nella sua sede di Montreal e un totale di circa 100 dipendenti in tutto il mondo. In un blitz di assunzione della primavera 2015 legato al business in espansione dell'azienda, Tremblay stava cercando di ricoprire sette posizioni manager e non manager. Ha pubblicato opportunità di lavoro su Indeed, LinkedIn e Monster e ha utilizzato una combinazione di Gmail e il software CRM (Customer Relationship Management) dell'azienda per gestire le applicazioni, pianificare interviste e gestire i follow-up. Tremblay e il suo team delle risorse umane hanno utilizzato un indirizzo e-mail condiviso per ricevere domande e rispondere ai candidati. Hanno creato una cartella principale in Gmail per la follia assumente e al suo interno, cartelle uniche per ciascun candidato.

Nel fatidico giorno, uno dei colleghi delle risorse umane di Tremblay intendeva inviare una lettera di rifiuto a un candidato di nome Tricia. Invece, ha premuto "Rispondi a tutti" e lo ha inviato a tutti i nomi nella cartella principale di assunzione. Lo staff immediatamente seppe che aveva fatto un errore ma era troppo tardi. "Quello che è stato fatto. Abbiamo dovuto capire come risolverlo", ha detto Tremblay.

Ha avvisato i migliori ottoni dell'azienda e, insieme al team delle risorse umane, quella sera hanno chiamato o inviato un'e-mail a tutti coloro che avevano ricevuto una lettera "Cara Tricia". Il personale delle risorse umane aveva già escluso 90 dei 110 candidati come potenziali, ma Tremblay sentiva che la società doveva loro una spiegazione personalizzata di ciò che era accaduto, insieme ai motivi per cui non venivano considerati per un lavoro.

Trattare con gli altri 20 candidati è stato più difficile. La maggior parte ha capito cosa Tremblay ha definito un "errore clericale". Ma mezza dozzina era sconvolta. Una donna che aveva intervistato per lo stesso lavoro di Tricia supponeva che la lettera di rifiuto significasse che invece stava ricevendo l'offerta. Alla fine, sei su sette persone Dupray hanno fatto offerte di lavoro accettate e il settimo ha rifiutato per una migliore opportunità.

L'incidente ha portato Tremblay a apportare diverse modifiche ai suoi processi di reclutamento prima di assumere altri cinque dipendenti all'inizio di quest'anno. Utilizza ancora il software CRM dell'azienda, ma ha i programmatori interni di Dupray per personalizzarlo in modo che le e-mail alle applicazioni di lavoro siano automatizzate. Oggi, il personale delle risorse umane deve fare clic su una serie di promemoria fail-safe prima che qualsiasi e-mail venga inviata a un candidato. "Si tratta di far verificare la tua decisione dalla tecnologia", ha affermato. "Devi prendere quella decisione consapevole che, sì, questo è quello che voglio fare."

Software che non corrisponde alla demo

Qualche anno fa, Peter Johnson pensava di essere intelligente valutando una manciata di venditori di buste paga basati sul cloud prima di scegliere quella che riteneva fosse la soluzione migliore per il suo attuale datore di lavoro, una piccola impresa in rapida crescita che lo aveva assunto per aiutare aumentano il personale.

Dopo aver valutato più di sette fornitori, Johnson ha scelto un noto processore di gestione stipendi nazionale che stava per aggiornare il suo software. Il fornitore ha promosso il servizio come indipendente dalla piattaforma, lavorando ugualmente bene su sistemi operativi (SO) Mac e PC. Nel giro di due settimane dal lancio, Johnson ha affermato che lui e altri utenti Mac dello staff hanno visto apparire strani personaggi nell'interfaccia utente (UI). Ci sono stati anche altri problemi, incluso il fatto che il servizio non era realmente basato sul cloud.

"C'era una connessione remota che doveva essere creata attraverso un computer virtuale", ha spiegato Johnson. "Quello che ci aspettavamo accadesse non stava succedendo. Ci sono stati inizi e fermate. Alcuni dei professionisti delle risorse umane che avrebbero vissuto nel sistema giorno dopo giorno non volevano andare avanti con il software e nemmeno io ".

Staccò la spina e andò con il venditore di buste paga che era stata la sua seconda scelta. Il fornitore che era stato la sua prima scelta non ha addebitato nulla alla società, quindi il costo maggiore che il personale delle risorse umane ha sostenuto è stato il tempo che aveva speso a creare report e preparare i dati per l'uso in un sistema che alla fine ha abbandonato.

Guardando indietro, Johnson ha affermato che potrebbe aver scoperto potenziali problemi coinvolgendo il dipartimento IT (Information Technology) dell'azienda nel processo di valutazione dei fornitori in modo da poter porre domande più profonde sulla tecnologia. "Ma alcune cose che non vedi fino a quando la gomma non colpisce la strada", ha detto. "Almeno non ci sono voluti due o tre mesi."

Johnson ha utilizzato ciò che ha appreso quando si è unito al suo attuale datore di lavoro, RizePoint, un produttore di software di gestione della conformità con sede a Salt Lake City. Dopo che Johnson si è unito a RizePoint come vicepresidente delle risorse umane nel 2015, gli è stato chiesto di scegliere un nuovo software di gestione stipendi e risorse umane per la forza lavoro dell'azienda, che conta meno di 100. A questo proposito, ha valutato piccoli e grandi fornitori. Per il sistema di gestione delle risorse umane dell'azienda, ha scelto un fornitore più piccolo che è relativamente nuovo, cresce rapidamente e ha un aspetto "attuale" con cui Johnson si è connesso. Ironia della sorte, per il libro paga, ha scelto lo stesso venditore nazionale da cui in precedenza si era allontanato. Nel frattempo, il venditore ha ricostruito l'intero sistema. "La funzione di gestione stipendi funziona bene e il modulo di reporting è eccezionale", ha detto.