Ripristino di emergenza: formazione

Hai consultato tutte le parti interessate della tua azienda per determinare le tue esigenze di ripristino di emergenza. Hai creato un piano per dati a prova di disastro, applicazioni aziendali e qualsiasi altra tecnologia critica, e ora fa parte delle politiche ufficiali della tua azienda. Potresti pensare di aver finito per prepararti al peggio, ma non lo sei: tutt'altro. L'ultimo passo per avere un'infrastruttura completamente preparata è formare tutto il personale e attenersi a esercitazioni regolarmente programmate. Mentre questo può sembrare un semplice passo, pianificare la formazione e le esercitazioni è più difficile da eseguire di quanto si pensi. È anche fondamentale. Una volta che il disastro colpisce, è troppo tardi per iniziare a educare i tuoi dipendenti. Il momento di iniziare è ora.

Innanzitutto, tutti i dirigenti e tutti gli altri responsabili delle decisioni all'interno di un'organizzazione devono essere d'accordo su un programma di formazione e rendere obbligatoria la formazione sulla preparazione alle catastrofi. Non è necessario apparire come un allarmista per il personale, ma è importante comunicare l'importanza di essere addestrati sulle procedure di emergenza adeguate. Queste procedure possono includere la garanzia che i membri del personale sappiano come accedere alla VPN se devono rimanere fuori sede o accedere a tutti i servizi cloud che possono fungere da infrastrutture virtuali fino al termine di un'emergenza.

I dipendenti devono inoltre essere istruiti su come accedere a qualsiasi comunicazione alternativa disponibile durante un disastro. Questi potrebbero includere una casella vocale di emergenza impostata su un sistema PBX o VoIP che fornisce aggiornamenti periodici su una situazione di emergenza che i dipendenti possono chiamare per verificare. Oppure potrebbe comprendere il personale addetto alla formazione per utilizzare segnali acustici, walkie-talkie o telefoni cellulari appositamente designati da utilizzare in caso di emergenza.

La formazione dei dipendenti

I piani di emergenza dettagliati nel piano di emergenza per consentire ai dipendenti di accedere alla rete aziendale e alle sue risorse in caso di emergenza dovrebbero servire come base per il piano di formazione. Dopo aver compilato le procedure che devono essere insegnate, è possibile impostare un programma per la formazione.

Quando ho lavorato nel settore IT sanitario, ogni volta che dovevamo formare il personale, in particolare il personale clinico che di solito era molto impegnato a fornire assistenza sanitaria ai pazienti, abbiamo offerto formazione come parte di quella che viene chiamata nella formazione "in servizio" del settore sanitario. Questa è un'istruzione di classe periodica impartita al personale clinico. Le istruzioni in genere riguardavano procedure e informazioni mediche. Ma il dipartimento IT ha lavorato con i responsabili di reparto e le risorse umane per integrare la formazione IT, comprese le procedure di emergenza, nei servizi. Abbiamo lavorato nell'ambito della formazione già programmata dello staff clinico.

Naturalmente, le industrie non sanitarie di solito non svolgono formazione in servizio. Ma puoi creare un programma con la direzione e il dipartimento delle risorse umane per creare programmi di formazione dei dipendenti. I dipartimenti delle strutture sono in genere responsabili dell'esecuzione di esercitazioni di emergenza; puoi collaborare con loro per aggiungere l'addestramento sulla preparazione alle catastrofi tecnologiche nell'ambito di tali procedure di esercitazione. È inoltre possibile condurre esercizi come passare all'alimentazione alternativa, controllare i dispositivi di backup UPS, testare linee di connessione Internet alternative, seguire le procedure di trasferimento di apparecchiature e personale e accedere ai dati replicati eventualmente memorizzati nel cloud.

Formazione IT

Importante quanto accelerare i dipendenti è assicurarsi che ogni membro dell'IT abbia un ruolo da svolgere in un piano di preparazione alle catastrofi e garantire che siano ben addestrati in tale ruolo. È ancora più essenziale disporre di esercitazioni regolari per l'IT che per il personale non IT, poiché è l'IT che è fondamentale per mantenere i sistemi disponibili e accessibili in caso di emergenza.

A seconda delle dimensioni dell'organizzazione, puoi persino eseguire esercitazioni e addestramento. Potrebbe essere troppo dispendioso in termini di tempo e di interruzione per eseguire un'esercitazione che comprende l'intero piano di preparazione alle catastrofi. Invece, esercitazioni ed esercizi possono essere eseguiti in parti. Forse ogni due mesi, si esegue il test del failover su tutti i dati e i sistemi che vengono replicati nei servizi cloud. Nei mesi alternativi, è possibile testare altri piani come il ripristino di snapshot di server virtuali o l'attivazione dei sistemi con alimentazione a batteria per testare il tempo di esecuzione. Scegli di eseguire un esercizio completo almeno due volte l'anno e di pianificare esercizi di allenamento specifici e più piccoli a intervalli regolari.

Note e documentazione

Nel reparto IT ho corso, ogni volta che ci siamo allenati, a tutti i membri del personale presenti alla sessione di formazione è stato richiesto di firmare un diario di bordo. Tenere traccia di quali membri del personale sono stati formati e delle loro ultime sessioni di formazione frequentate è fondamentale per tenere d'occhio chi deve ancora essere formato e chi deve essere aggiornato sulle procedure di formazione.

È anche una buona idea prendere appunti durante e dopo esercizi ed esercizi. Documentare eventuali procedure su cui il personale potrebbe essere stato confuso. Nota quanto tempo ci vuole per passare ai piani di emergenza. Sicuramente ascolta i suggerimenti del personale o i reclami relativi alle procedure di emergenza. La maggior parte dei dipendenti vuole sapere cosa dovrebbero fare e come possono aiutare in caso di emergenza, quindi usa la loro esperienza e conoscenza per mettere a punto anche il piano.