Video: ShareFile and the New Remote Workstyle (Ottobre 2024)
Citrix ShareFile, dal nome appropriato, offre una gestione dei documenti adatta sia alle imprese che alle piccole e medie imprese (PMI). Citrix ShareFile ha una prova gratuita di 30 giorni (nessuna carta di credito richiesta) e tre piani a pagamento. L'account personale ($ 16 al mese fatturato ogni anno) offre 100 GB di spazio di archiviazione con una dimensione massima del file di 10 GB. Un passo in avanti è l'account Team ($ 60 al mese fatturati annualmente per 5 account dipendenti; $ 8 per account aggiuntivo), che offre 1 TB di spazio di archiviazione con una dimensione massima del file di 10 GB e aggiunge firme elettroniche, editing mobile, plug-in e-mail in e integrazioni di terze parti. Infine, l'account Business ($ 100 al mese fatturati annualmente per 5 account di dipendenti; $ 10 per account aggiuntivo) offre spazio di archiviazione illimitato con una dimensione massima del file di 100 GB e aggiunge funzionalità di sicurezza, check-in e check-out dei file, inviti a cartelle e Di Più. È un buon strumento per la condivisione di file di base, ma se hai bisogno di funzionalità di collaborazione come commenti e attività, stai meglio con il nostro Standard Zoho Docs per i redattori.
Introduzione a Citrix ShareFile
Per iscriversi alla prova gratuita di Citrix ShareFile, è necessario fornire solo il proprio nome ed e-mail e impostare una password. Successivamente, inserisci il nome della tua azienda, che quindi crea un sito Web Citrix ShareFile personalizzato. La parte superiore della dashboard mostra il tempo rimanente nella versione di prova, con un collegamento per l'aggiornamento.
Quando visiti il tuo sito Web per la prima volta, puoi fare un tour delle funzionalità, che ti mostra come creare cartelle e gestire le autorizzazioni, caricare e condividere file con utenti interni ed esterni, richiedere un file e scaricare applicazioni mobili. Puoi trovare questo tour, i video di formazione e gli articoli di supporto nella sezione Guida. Nel tuo account viene inserita una guida introduttiva di 10 pagine. Il software richiede inoltre di eseguire attività comuni per iniziare, come il caricamento e la condivisione di file, la creazione di cartelle e simili.
L'interfaccia utente Citrix ShareFile (UI) è scarsa ma non datata. Come Zoho Docs Standard, ha una certa somiglianza con il layout di Google Drive, anche se si distingue per la sua combinazione di colori e grafica. Nel riquadro di sinistra sono presenti collegamenti a file e cartelle, file condivisi, cartelle preferite e connettori, che sono collegamenti ad altri servizi di archiviazione di file tra cui Box for Business, Dropbox Business e Google Drive for Work o al computer. Appena sotto c'è una casella di posta, un cestino e una casella di file per l'archiviazione temporanea e per accettare i file richiesti. È possibile espandere un menu "Altre opzioni" che consente di visualizzare il registro attività, ottenere un collegamento di richiesta, aggiungere note, aggiungere URL, copiare cartelle e altro. Un menu nella parte superiore della dashboard ti consente di gestire gli utenti, condividere e richiedere documenti, accedere alle impostazioni amministrative (elementi di alto livello) e Le mie impostazioni (password, fuso orario, ecc.).
Condivisione e collaborazione dei documenti
È possibile condividere i file in tre modi diversi: dal proprio account Citrix ShareFile, caricando i file dal computer o trascinando i file nel modulo di invio. Quando condividi un file con un utente esterno, è possibile visualizzarlo nell'applicazione Web Microsoft Word o scaricarlo.
Nella scheda Gestisci utenti, è possibile creare un dipendente o un client. Con i dipendenti, devi prima inserire il loro indirizzo e-mail, quindi il nome e l'indirizzo, quindi impostare una password per loro e impostare un limite di larghezza di banda, se lo desideri. È quindi possibile modificare le autorizzazioni di base, ad esempio se gli utenti possono creare cartelle a livello di root, modificare la rubrica condivisa e cambiare la password. Puoi anche impostare i privilegi di amministratore come accedere alle caselle di file di altri utenti, gestire gli utenti dei dipendenti, modificare le informazioni di fatturazione e persino delegare i privilegi di amministratore ad altri. Successivamente, puoi aggiungere gli utenti a determinate cartelle e consentire le autorizzazioni di download e upload e puoi impostare le notifiche. Puoi clonare da utenti esistenti se li hai. Successivamente, è possibile inviare un'e-mail di benvenuto, che è possibile visualizzare in anteprima o copiare un collegamento di attivazione all'e-mail in un altro momento.
L'aggiunta di un client è un processo simile, tranne per il fatto che è possibile concedere loro meno autorizzazioni utente e nessun privilegio di amministratore. Ho avuto difficoltà ad aggiungere dipendenti e client alle cartelle, una caratteristica che era un po 'glitch. In qualsiasi momento, puoi accedere agli account utente e inviare nuovamente le e-mail di benvenuto. Se si consente agli utenti di modificare la propria password, viene richiesto loro di farlo immediatamente.
Gli utenti possono richiedere via e-mail che qualcuno carichi i file nella loro casella di file o in una cartella che designano. La prima volta che ho inviato una richiesta, è andato nella cartella spam del destinatario. Quando ho provato a caricare un file, ho accidentalmente premuto il pulsante Carica prima di allegare un file ma non ho ricevuto un avviso, il che era strano. Il richiedente riceve un avviso e-mail quando un utente carica correttamente un documento richiesto.
Citrix ShareFile ha un plug-in di Microsoft Outlook che consente di condividere e richiedere file direttamente dalla piattaforma di posta elettronica. Dopo averlo installato e aver effettuato l'accesso al tuo account, vedrai le opzioni in alto a destra per convertire gli allegati, allegare file e richiedere file quando crei un nuovo messaggio. C'è anche un'app desktop Citrix ShareFile che puoi scaricare se preferisci lavorare al di fuori di un browser web. Puoi scegliere di sincronizzare tutti i tuoi file Citrix ShareFile sul desktop come puoi con Dropbox Business e Evernote Business.
Citrix ShareFile non ha attività, commenti o editing online integrato. Per modificare i documenti online, la tua azienda deve disporre di un abbonamento a pagamento a Microsoft 365. Il concorrente Zoho Docs offre tutte queste funzionalità. Per modificare un file in Citrix ShareFile senza un abbonamento Microsoft, è necessario "estrarlo" e quindi riprovare. È possibile designare i file per l'accesso offline, il che è utile, ma è possibile farlo solo uno alla volta. Google Drive for Work ti consente di accedere a tutti i tuoi file offline.
Per una semplice condivisione dei documenti, Citrix ShareFile fa il trucco
Citrix ShareFile ha app di base per Android, BlackBerry, iOS e Windows Phone in cui è possibile visualizzare e condividere file e cartelle. È inoltre possibile accedere al sito Web Citrix ShareFile da un browser mobile.
Se hai bisogno di aiuto lungo il percorso, Citrix ShareFile dispone di una knowledge base ricercabile, video di formazione, una guida introduttiva e una community di utenti. Puoi anche inviare una richiesta di aiuto online e visualizzare un elenco di problemi noti e il loro stato. Puoi anche accedere al supporto telefonico 24 ore su 24, 7 giorni su 7, supporto via e-mail, registrarti per la formazione dal vivo e persino ottenere supporto Twitter, dal lunedì al venerdì, dalle 9 alle 17:00 EST.
Se hai bisogno di un repository per i tuoi file aziendali importanti, Citrix ShareFile ti copre. Tuttavia, se stai cercando uno strumento di modifica affidabile e un modo per gestire il flusso di lavoro, rimarrai deluso. Le opzioni migliori includono Box for Business, Dropbox Business e il nostro Standard Zoho Docs per i redattori, che offrono tutti strumenti di collaborazione come commenti e gestione delle attività.
