Scelta tra software di contabilità per piccole imprese gratuito e pagato

I settori dei servizi con molta concorrenza spesso generano offerte sempre più economiche per attirare nuovi clienti. Nel settore del software di contabilità, l'ultima tendenza è quella di offrire software gratuitamente mentre si cerca di capitalizzare lungo la strada. A volte queste offerte possono avere molto senso per alcune aziende, ma le aziende in rapida crescita devono fare attenzione.

Con gli strumenti freemium, small business e enterprise disponibili, può essere difficile per le piccole e medie imprese (PMI) determinare quale soluzione è adatta a loro. Potresti avere i soldi per acquistare software costosi come Cougar Mountain Denali Summit e Microsoft Dynamics GP, ma hai davvero bisogno di tutte quelle funzionalità e dimensioni di personalizzazione? Al contrario, potresti essere in grado di cavartela usando strumenti gratuiti di aziende come Wave, ma lo strumento è abbastanza intelligente da gestire attività più complesse?

Per scoprire cosa dovrebbero cercare le PMI quando scelgono software di contabilità a pagamento, ho parlato con Scott Davisson, co-fondatore di Acclivity, fornitore di AccountEdge, uno strumento di contabilità per piccole imprese basato su desktop. Gli ho chiesto informazioni su prezzi, flessibilità, sicurezza e servizio clienti.

Il tuo software a pagamento fa più del Core Four?

Davisson ha affermato che la maggior parte degli strumenti di contabilità gratuiti è in grado di gestire la gestione degli account, il monitoraggio delle spese, la fatturazione e le vendite. Queste sono le attività minime che ogni strumento dovrebbe essere in grado di aiutarti a svolgere, indipendentemente da quanto sei disposto a pagare.

"Questo è il nucleo", ha detto Davisson. "Se tutto ciò che serve è farlo, allora probabilmente stai bene su un modello freemium. Man mano che queste esigenze diventano più complesse… è qui che potresti iniziare a valutare le tue esigenze su ciò che è sul mercato e quanto costa."

Potrebbero sorgere ulteriori esigenze che il tuo strumento freemium non è in grado di gestire. Se hai bisogno di software in grado di gestire cose come la fatturazione per tempo, il monitoraggio dell'inventario e il libro paga, probabilmente dovrai investire in uno strumento a pagamento. Inoltre, sebbene la maggior parte degli strumenti gratuiti sia in grado di gestire i dati di vendita, se la tua azienda ha più dipartimenti, potresti prendere in considerazione l'idea di utilizzare uno strumento più complesso perché la maggior parte degli strumenti freemium non ti consentirà di inserire i dati di vendita per reparto (piuttosto, è necessario inserire i dati come una singola unità).

Quanto è flessibile il tuo strumento contabile?

Uno dei motivi principali per cui le aziende scelgono software di contabilità a livello aziendale su applicazioni a basso costo o freemium è che gli strumenti aziendali spesso offrono personalizzazioni illimitate che possono piegare e stratificare il software in base alle esigenze di ciascun cliente. Gli strumenti per le piccole imprese, come quello fornito da Acclivity, non offriranno quel livello di complessità.

Tuttavia, questo non significa che sei bloccato con ciò che esce dalla scatola. Pensa a quali integrazioni di terze parti offre il tuo software SMB. Si integra con uno strumento di gestione delle relazioni con i clienti (CRM)? Richiama i dati dal tuo software di e-commerce? Se uno strumento di contabilità per piccole imprese può fornirti più integrazioni e componenti aggiuntivi, potrebbe non essere necessario spendere un sacco di soldi su una piattaforma di livello aziendale.

"Il software deve essere abbastanza flessibile da soddisfare le tue esigenze", ha affermato Davisson. "Ma è un obiettivo difficile. Il nostro software non è per un tipo specifico di settore. Dobbiamo avere una soluzione adatta alle tue esigenze, ma non abbiamo quella personalizzazione pronta all'uso. Siamo una specie come un coltellino svizzero. I nostri componenti aggiuntivi offrono ai clienti componenti aggiuntivi che si avvitano sul software per continuare a renderlo pertinente alle loro esigenze."

Il tuo software è sicuro?

Uno dei principali punti di differenziazione che troverai tra i software di contabilità di classe enterprise, PMI e freemium è il livello di sicurezza che il tuo fornitore intende fornire. Se non stai pagando un centesimo per il tuo software, ti aspetti realisticamente una sicurezza a livello di Fort Knox?

Questo è uno dei motivi per cui Davisson ha affermato che i suoi clienti preferiscono il software locale agli strumenti basati su cloud. "Molte persone sono attratte dalla nuvola contro la loro volontà", ha detto. "Ma non si fidano delle loro finanze nel cloud. Si tratta di sicurezza e controllo."

AccountEdge è uno strumento desktop che può essere espanso nel cloud con un'app associata. Tuttavia, Acclivity non offre una versione solo cloud dello strumento. "Parte del motivo per cui stiamo vedendo molta attività e interesse è perché, una volta concesso la licenza al software desktop, è possibile inserirlo nella propria rete, dietro un firewall, è tuo", ha affermato Davisson. "In termini di sicurezza, questo ti dà il massimo controllo."

Ciò non significa che gli strumenti basati su cloud siano intrinsecamente meno sicuri delle app desktop. Ad esempio, Intuit QuickBooks Online Plus archivia i dati su server protetti da firewall in cui i dati sono crittografati. Quando i tuoi dati escono dal browser Web, vengono trasmessi tramite la tecnologia di crittografia SSL (Secure Sockets Layer). Intuit consente inoltre agli amministratori di limitare chi può accedere a tipi specifici di dati all'interno dello strumento qualora decidessero di rendere determinate informazioni disponibili solo per i dipendenti di livello esecutivo.

Assistenza clienti

Questo dovrebbe essere un gioco da ragazzi. Più un mercato diventa competitivo, più importante deve essere il servizio clienti. Potete contattare il vostro fornitore di software di contabilità se e quando qualcosa non funziona correttamente? Riesci a raggiungerli sul mezzo che preferisci o ti costringono a scegliere una piattaforma di comunicazione specifica? I rappresentanti del servizio parlano la tua lingua o il fornitore ha esternalizzato il proprio team di help desk?

Queste sono domande incredibilmente importanti che dovresti porre a ciascuno dei tuoi potenziali venditori. È molto probabile che il software di contabilità a livello aziendale offrirà supporto 24 ore su 24, 7 giorni su 7, soprattutto se sei disposto a effettuare pagamenti annuali a cinque cifre o più. Tuttavia, se stai cercando di scegliere tra un elenco di strumenti freemium e SMB a pagamento, ti consigliamo di esaminare attentamente le opzioni di servizio.