Facebook sul posto di lavoro può uccidere l'e-mail dell'ufficio?

Una nuova ondata di software di collaborazione online sta minacciando di ridurre drasticamente (se non eliminare) le comunicazioni via e-mail all'interno dell'ufficio. Prodotti come Slack, Microsoft Teams e Facebook Workplace consentono agli utenti aziendali di chattare tramite testo e videoconferenza, inviare file GIF ed emoji e persino condividere file, il tutto senza lasciare il comfort di un browser Web o di un'applicazione locale.

Se non hai familiarità con questa forma di software di collaborazione, consulta il nostro articolo sulla differenza tra Slack e Microsoft Teams. In esso troverai una serie di migliori funzionalità disponibili su entrambe queste piattaforme leader del settore, nonché le caratteristiche distintive uniche di ciascuna piattaforma., esamineremo in particolare quattro funzionalità di Facebook Workplace, una nuova affascinante suite di collaborazione aziendale, e esamineremo il motivo per cui potrebbe sostituire la maggior parte della posta elettronica all'interno dell'ufficio. Per quelli di voi che non hanno mai usato Facebook Workplace (e nemmeno noi), non preoccupatevi: Workplace sembra essere quasi identico a Facebook che utilizzate nella vostra vita personale. In effetti, se la tua azienda adotta il software, probabilmente ti troverai inondato da un flusso simile di foto di neonati e gatti. Questo è ciò che sembra essere così perfetto per lo strumento (e Microsoft Teams e Slack): replica uno strumento che usi nella tua vita quotidiana ma fornisce alla tua azienda il controllo e l'autorità per guidare le conversazioni al lavoro.

Esamineremo anche se Workplace (e, per impostazione predefinita, Microsoft Teams e Slack) potrebbero mai sostituire la posta elettronica per le comunicazioni esterne. Avviso spoiler: probabilmente no (almeno non ancora).

1. Gruppi

L'e-mail è abbastanza facile da usare ma le conversazioni possono diventare travolgenti, specialmente quando troppi utenti sono su un thread. Quando si tratta di thread e-mail, pensa a quante volte più persone rispondono contemporaneamente alla stessa e-mail, rispondi a una persona anziché all'intero thread o rispondi a tutti anziché al destinatario previsto.

Con Facebook Workplace, puoi utilizzare la funzione Gruppi dello strumento per riunire i dipendenti rilevanti in un unico thread in cui sono liberi di chattare tra loro in un forum pubblico, allegare file di grandi dimensioni per quegli operai che desiderano accedere e persino cercare vecchi filtra il modo in cui avresti cercato nella tua casella di posta elettronica le vecchie conversazioni.

Workplace ti consente persino di creare gruppi multi-azienda che ti consentono di collaborare con altri team di Workplace. Ciò è particolarmente utile per i team pubblicitari che lavorano con clienti esterni e team di assistenza che lavorano con account di guanti bianchi, ad esempio.

2. Notizie

Sappiamo tutti quanto sia facile perdere un'e-mail a livello aziendale. O siamo troppo occupati o siamo di fretta, e decidiamo di aprire il messaggio in un secondo momento e in seguito non accade mai. Con Workplace, ai dipendenti viene immediatamente presentato un feed di notizie che presenta le storie più importanti della giornata. Non solo il messaggio del CEO attiverà una notifica quando viene pubblicato, ma probabilmente vivrà nella parte superiore del tuo feed e sarai in grado di vedere le risposte di tutti al messaggio. Questo è un modo molto più trasparente e molto più facile da usare per pubblicare, leggere e rispondere ai messaggi.

Inoltre, ai post più importanti viene assegnato più peso rispetto ai post meno significativi, il che significa che hai automaticamente più probabilità di vedere ciò che devi vedere. Con l'e-mail, ad ogni messaggio viene assegnato lo stesso peso fino a quando non si valuta l'importanza del messaggio.

Odio quello che vedi sul posto di lavoro? Smetti di seguire il thread o elimina il post: entrambe le opzioni sono migliori rispetto all'invio di un messaggio a livello aziendale che dice "Fammi uscire da questo dannato thread di posta elettronica".

3. Trasmissione in diretta

Abbiamo visto tutti i video in diretta delle principali compagnie mediatiche come il New York Times , NBC e, naturalmente, PCMag, ma puoi anche trasmettere in diretta direttamente su Facebook Workplace. Questa è una caratteristica elegante che è utile per le attività serie e per le attività di bonding di gruppo. Il tuo CEO parla a una conferenza? Trasmetti il ​​keynote in diretta a tutti coloro che non sono stati in grado di partecipare. Il tuo team di PR sta accettando la Ice Bucket Challenge? Unisciti a loro da una distanza calda e sicura guardando il video dal vivo.

Nessuna piattaforma di posta elettronica ti fornirà quel livello di funzionalità e immediatezza. Con l'e-mail, dovrai registrare il video, salvarlo sul desktop o sul servizio di streaming, quindi condividerlo tramite un messaggio di posta elettronica di massa con tutti i membri dell'azienda. Questo è un modo lento, in più passaggi, all'inizio degli anni 2000 di condividere i contenuti con i tuoi colleghi.

4. No spam

Non importa quanto siano severi i filtri e-mail della tua azienda, sarai sicuramente invaso dallo spam. D'altra parte, Facebook Workplace è una community chiusa a cui possono accedere solo dipendenti e partner registrati. Certo, potresti vedere troppi meme e collegamenti politici su Workplace, ma almeno puoi rendere pubblicamente il tuo collega fuori da questa pratica. Con lo spam, i messaggi continueranno ad arrivare nella tua casella di posta indipendentemente da quanto forte urli.

Una dose di realtà

Siamo onesti: l'e-mail non sta andando da nessuna parte. Le app di collaborazione non uccideranno mai le e-mail per le comunicazioni esterne. Il tuo team IT non sarà in grado di integrare chiunque al di fuori della tua azienda che richiede l'accesso al tuo gruppo interno per inviarti un messaggio diretto. Non è fattibile, prudente o conveniente (Facebook Workplace inizia a $ 3 per utente).

Se le persone fossero più inclini a usare i telefoni di quanto non siano, allora forse una combinazione di app di collaborazione per la messaggistica interna e chiamate vocali per comunicazioni esterne farebbe il trucco. Sfortunatamente, nessuno vuole davvero rispondere a ogni singola chiamata che arriva attraverso la propria scrivania. Le persone odiano anche accedere al loro messaggio vocale. È molto più facile monitorare le e-mail e rispondere solo ai messaggi a cui si sceglie di rispondere.

Per le comunicazioni di marketing, nessun supporto è facile o economico come l'e-mail. Pensa a quanto saresti infastidito se ogni messaggio di posta elettronica commerciale inviato alla tua casella di posta fosse invece recapitato tramite una telefonata o un messaggio di testo. Dio non voglia. Per fortuna, l'e-mail rimane la piattaforma perfetta per i comunicatori esterni per inviare piazzole, offrire coupon e chiederti il ​​modo migliore per servirti.

Tuttavia, è solo una questione di tempo prima che uno dei produttori di piattaforme di collaborazione crei un modo senza soluzione di continuità per gli utenti esterni di raggiungere gli utenti senza interrompere l'ecosistema della piattaforma interna. Ad esempio, se è possibile ricevere un messaggio di chat in Workplace senza che l'IT debba concedere l'accesso a Workplace al mittente (mantenendo allo stesso tempo la sicurezza del sistema e senza consentire l'accesso esterno a nessuno dei thread o gruppi interni della piattaforma), allora I non vedi alcun motivo per cui l'e-mail non possa essere completamente eliminata. Se hai idea di come risolvere questi problemi, inviami un messaggio (sulla piattaforma che preferisci).

Facebook ha rifiutato di commentare questa storia.