Business intelligence per tutti

La Business Intelligence (BI) è in voga al momento. Punto. Chiaro e semplice. Tra le altre cose, la mia azienda fornisce risorse di personale per le grandi aziende e, negli ultimi nove mesi, la metà delle opportunità che ci sono state chieste sono legate alla BI.

Le grandi aziende hanno le risorse per assumere specialisti di BI, ma parte di ciò che rende oggi BI un argomento così caldo è che gli specialisti di BI non sono più un requisito assoluto per le aziende per ottenere valore da questa tecnologia. Stiamo lavorando in un periodo d'oro della tecnologia self-service che ha dato alle persone non tecniche la possibilità di interagire direttamente con una serie di tecnologie che in precedenza richiedevano conoscenze specializzate: IT, sicurezza e sicuramente BI.

E se sei uno specialista di BI, non allarmarti. L'idea alla base della BI self-service non è quella di eliminare il lavoro. Serve per trovare modi per ottenere nuovo valore dai dati esistenti. Offrendo agli utenti aziendali in prima linea la possibilità di interrogare direttamente gli archivi dati della propria organizzazione, la teoria è che escogiteranno nuovi modi di guardare l'azienda. Ciò non invalida in alcun modo ciò che gli specialisti di dati stanno facendo oggi poiché tali query saranno sempre necessarie. Ma con la BI self-service, gli utenti in prima linea possono gestire da soli query di alto livello che hanno maggiori probabilità di relazionarsi direttamente con il proprio lavoro, lasciando agli specialisti di dati più tempo per approfondire ulteriormente la marea crescente di nuovi dati e ottenere informazioni ancora più approfondite quel modo.

Per coloro che lavorano su budget IT di piccole e medie imprese (PMI), la BI self-service rappresenta anche un modo per ottenere l'accesso a vantaggi tecnologici che in precedenza erano fuori portata semplicemente dal punto di vista dei costi. È uno sviluppo fantastico, soprattutto ora che anche le aziende più piccole stanno generando enormi quantità di dati estraibili attraverso cose come la gestione delle relazioni con i clienti (CRM), l'email marketing, il monitoraggio del comportamento dei clienti online, il monitoraggio del sito Web e molto altro. Strumenti come questi stanno generando enormi quantità di dati in grado di fornire tutti i tipi di approfondimenti sulla tua azienda tramite BI self-service. Tutto ciò che serve per sfruttare la potenza della BI self-service, è (1) i dati, (2) lo strumento giusto e (3) qualche idea contestuale su come guardare i tuoi dati.

Ci sono più dati di quanto pensi

Ottenere i dati è il tuo lavoro e, sebbene non possa aiutarti direttamente, posso dirti che la maggior parte delle PMI si siede su molti più dati di quanto non pensino. Devi solo analizzare i vari sistemi software utilizzati dalla tua azienda e ti imbatterai rapidamente in un sacco di dati chiave. Prendendo come esempio la finanza, parla con il personale finanziario e il personale IT per scoprire se la tua azienda utilizza Intuit QuickBooks, Microsoft Dynamics, Oracle o Exact per i dati finanziari. Forse Salesforce, Siebel o Zoho CRM per il contatto commerciale e la gestione delle opportunità. Adobe Analytics o Google Analytics per le metriche del sito Web. La lista potrebbe continuare all'infinito.

Ma altrettanto importante quanto identificare quale software sta generando dati sta imparando (1) come i tuoi colleghi stanno usando quegli strumenti per generare dati e (2) dove si trovano. Per capire il primo, dovresti sederti con loro e farti guidare attraverso il modo in cui usano il software per svolgere il lavoro, questo è il modo migliore per ottenere una comprensione di alto livello di quali dati vengono archiviati. Dopo aver risolto il problema, collabora con l'IT per assicurarti che il tuo strumento di BI self-service abbia accesso agli archivi di dati corretti con le autorizzazioni appropriate.

Un sacco di strumenti e altro ogni giorno

Se sei bloccato per quali strumenti utilizzare, PCMag ha recentemente pubblicato una rassegna di strumenti di BI self-service, quindi dai un'occhiata. Tuttavia, ho alcuni dei miei preferiti che vale la pena menzionare. Il primo è Microsoft Power BI principalmente perché è ottimo per chi ha un budget limitato (puoi ottenere la maggior parte delle sue funzionalità gratuitamente) ma è ancora molto potente e sicuramente il più facile da imparare di tutti gli strumenti che ho usato finora. Tuttavia, mi piacciono anche Zoho Reports e ho scoperto che molti dei miei clienti che lavorano sul lato finanziario di cose come Tableau. Come al solito, più sei disposto a spendere, più grande sarà l'elenco che sarai in grado di considerare. Ma se hai appena iniziato, consiglio vivamente Microsoft Power BI o Zoho Reports poiché entrambi gli strumenti fanno un buon lavoro nel facilitare i nuovi utenti nei fondamenti della BI.

Cose da guardare

È qui che entro. BI si occupa solo di guardare: guardare nei tuoi numeri, guardare nelle relazioni, guardare le cose mentre accadono e altro ancora. Considerare di seguito una panoramica e un'anteprima degli strumenti di BI self-service e delle migliori pratiche.

Rappresentazioni visive:

È difficile dare un senso a un mucchio di numeri su uno schermo, ma vedere i grafici illumina immediatamente tendenze e altre preziose informazioni. I buoni strumenti di BI sono dotati di grafici e report preconfigurati per evidenziare le tendenze aziendali critiche. Visite al sito Web, vendite per giorno / settimana / mese, tassi di apertura e-mail di marketing e così via. Non è necessario sapere cosa guardare come un buon strumento di BI ti aiuterà a dipingere dai numeri, letteralmente.

Mi guadagno da vivere come consulente, quindi odio dirlo, ma buoni strumenti di BI possono sostituire parte di ciò che fanno i consulenti. In passato, uno dei contributi che un buon consulente avrebbe portato al tavolo erano le raccomandazioni su quali relazioni di dati guardare per ottenere informazioni di business. Buoni strumenti di BI automatizzano la creazione di report che mostrano tali relazioni. È come avere un consulente gratuito sullo schermo di fronte a te. Meglio ancora, le aziende che creano strumenti di BI possono assumere consulenti leader per guidarli nei report che creano per te. (Certo, un buon consulente può ancora aggiungere preziose informazioni dall'esperienza, c'è la mia spina per il valore continuo della mia professione, ma gli strumenti di BI possono dimostrarsi un valido aiuto per aiutarti a capire la tua attività.)

Viste consolidate:

Gli strumenti di BI in genere visualizzano i report nei dashboard. Una schermata potrebbe includere più viste dei dati relativi alle vendite. Un altro potrebbe darti informazioni sulle risorse interne a cui i tuoi dipendenti accedono in diversi momenti della giornata (e da diversi tipi di dispositivi). Avere più grafici e report correlati sulla stessa schermata non solo ti fa risparmiare tempo, ma vedere metriche correlate fianco a fianco può aiutarti a individuare tendenze e relazioni che altrimenti potresti perdere.

Approfondimenti in tempo reale:

Una delle grandi cose sui dashboard di BI è che le rappresentazioni e i report sono dinamici. Man mano che arrivano nuovi dati, i grafici e i report vengono aggiornati automaticamente. Alcuni dashboard mostrano indicatori che oscillano letteralmente mentre li guardi mentre vengono ricevuti nuovi dati. Altri si aggiornano a intervalli prestabiliti o quando si preme un pulsante per aggiornare la vista. Dipende molto dalla tua azienda, dalla quantità di dati che devi analizzare, dalla velocità con cui arrivano nuovi dati e da quali tipi di approfondimenti devi acquisire.

Reale, tempo reale:

Vuoi essere in tempo reale? (Un po 'come quando uno dei miei figli chiedeva all'altro, "Ti piace o ti piace ?" In qualche modo quel tipo in più fa la differenza.) Quindi, per essere in tempo reale, non hai solo bisogno di tempo reale accesso alle tue origini dati, hai bisogno di uno strumento di BI che ti consenta di accedere ai tuoi report in tempo reale, e ciò significa che hai bisogno di uno strumento di BI che abbia app mobili.

Meglio ancora, scegli uno strumento che ti consenta di impostare avvisi in modo da ricevere una notifica proattiva quando i dati chiave cambiano. In questo modo, puoi essere fisicamente e mentalmente presente al gioco di basket di tua figlia invece di guardare il pannello BI sul tuo iPhone per tutto il tempo. Puoi comunque essere certo che, se succede qualcosa di critico, verrai avvisato e potrai controllare rapidamente la tua dashboard sul tuo dispositivo.

Esporta il rapporto:

Guardare un report di BI è prezioso in sé e per sé, ma la cosa migliore è poter condividere grafici interessanti con i tuoi colleghi. Ai tuoi colleghi meno informati, può sembrare che tu debba passare ore a scricchiolare i numeri e creare grafici. Ma con lo strumento BI giusto, inizierai a ottenere visualizzazioni potenti quasi istantaneamente. Alcuni strumenti consentono inoltre di pubblicare facilmente i risultati sul Web per condividerli con il mondo.

Funzionalità di drill-down:

Un'altra potente funzionalità dei dashboard di BI è la capacità di approfondire i dati. Forse vedi che il costo dei beni venduti (COGS) è aumentato in percentuale delle vendite della scorsa settimana. Perché? Un grafico statico non sarebbe d'aiuto. Ma una buona dashboard di BI ti dà la possibilità di analizzare i dati per capire il perché.

Domande reali, risposte reali:

All'inizio della ricerca sul web, dovevi inserire stringhe di testo criptiche per trovare quello che stavi cercando. Se potessi aggiungere alcuni operatori booleani, potresti essere un utente AltaVista piuttosto efficace. (Punti bonus se hai idea di cosa fosse AltaVista; raddoppia i punti se l'hai mai usato.) Oggi, fai una domanda a un motore di ricerca e Bing, Cortana, Google o Siri ti forniranno dati pertinenti. Alcuni strumenti di BI stanno diventando abbastanza intelligenti da consentirti di fare lo stesso con i tuoi dati. Basta chiedere "Qual è stato il mio profitto per linea di prodotti il ​​mese scorso?" e lascia che lo strumento ti porti i dati (e gli approfondimenti).

10 relazioni di dati per iniziare

In precedenza ho menzionato che buoni strumenti di BI verranno precaricati con ottimi report. Questi rapporti sono i consulenti automatici che ti aiuteranno a capire la tua attività. Quindi, considera questo elenco di 10 report o visualizzazioni da esaminare come un semplice primer per aiutarti a iniziare (supponendo che i tuoi sistemi possano fornirti questi dati e lo strumento di BI che selezioni possa aiutarti a visualizzarli):

1. Quale percentuale dei tuoi clienti annulla il tuo servizio entro x giorni / settimane / mesi e quella percentuale aumenta o diminuisce nel tempo?

2. Quali prodotti (o linee di prodotti) producono il margine lordo più elevato?

3. In quali giorni della settimana (o mesi dell'anno) ottieni i migliori risultati di vendita e, per le vendite in quei giorni / mesi, hai continuato a salire o scendere nel tempo?

4. In base a quale pagina del tuo sito Web i clienti visitano per primi, per quanto tempo rimangono sul tuo sito Web? Cosa c'è di buono nelle pagine che fanno sì che gli utenti rimangano più a lungo o cosa c'è di male nelle pagine che allontanano i visitatori più velocemente?

5. Quale dei tuoi venditori ha il tasso di chiusura più alto sulle offerte che entrano nella loro pipeline?

6. Quali dipartimenti hanno il maggior numero di chiamate all'help desk IT?

7. Quando si confrontano le vendite per cliente con il numero di chiamate all'help desk, quali clienti ti costano di più in termini di costi relativi all'help desk?

8. Quali clienti parlano di te nei social media e i loro commenti sono generalmente positivi o negativi?

9. Quali siti Web visitano più spesso i tuoi dipendenti durante il giorno e per quanto tempo?

10. Quanti progetti sono stati completati in tempo e, per quelli che non lo hanno fatto, quanti giorni / settimane / mesi sono scaduti.

Con l'accesso ai dati giusti, uno strumento che può aiutarti a dare un senso a tutto (e per meno tempo della tua giornata di quanto pensi), puoi diventare il ragazzo o la ragazza dei dati per il tuo team, il tuo dipartimento o il tuo azienda. E, chissà, la prossima volta che la mia azienda cercherà di ricoprire un ruolo per uno specialista di BI, potremmo bussare alla tua porta.