Porta il tuo cloud: quello che devi sapere oggi

Man mano che i consumatori acquisiranno maggiore familiarità con dispositivi e software tradizionalmente riservati al posto di lavoro, l'IT dovrà stabilire le migliori pratiche e regole rigorose per mantenere operazioni dei dipendenti efficienti e sicure. Esiste un software di gestione dei dispositivi mobili (MDM) per aiutare l'IT a monitorare e gestire il modo in cui i dipendenti utilizzano smartphone e tablet personali per il lavoro remoto. Tuttavia, nessuno strumento magico può aiutare l'IT a controllare il modo in cui i dipendenti utilizzano i prodotti SaaS (Software-as-a-Service) sul posto di lavoro.

Ad esempio, gli strumenti di cloud storage e condivisione file come Box e Dropbox e gli strumenti per la creazione di documenti come Google Docs e Microsoft Word sono strumenti cloud facilmente accessibili che le persone portano ogni giorno sul posto di lavoro. Il modo in cui la tua azienda sceglie di gestire questi strumenti diversi dipende da ciò che stai cercando di realizzare. È possibile A) limitare l'uso di software che non si allinea alla filosofia della propria azienda o B) consentire ai dipendenti di scegliere i propri prodotti cloud in base alle proprie preferenze ed esperienze.

Quest'ultimo fenomeno, che è stato soprannominato Bring-Your-Own-Cloud (BYOC), comporta una serie di sfide specifiche. Ho parlato con Shyam Oza, Senior Product Marketing Manager presso AvePoint, una società specializzata nella migrazione del cloud, su come le aziende possono prepararsi ad attuare le proprie politiche BYOC.

Sfida 1: sicurezza dei dati

"Da una prospettiva ampia, BYOC può essere una benedizione e una maledizione", ha detto Oza. "Box, Dropbox e OneDrive possono essere perfetti per condividere un registro con la tua famiglia e caricare file e foto. Ma ciò che preoccupa le grandi organizzazioni è che è altrettanto facile trascinare e rilasciare qualcosa come proprietà intellettuale sensibile e contenuti pre-release."

Con software procurato dalle aziende, le aziende possono restringere le restrizioni e monitorare l'utilizzo. Le organizzazioni possono imporre l'autenticazione a più fattori (MFA), la crittografia dei dati, password complesse, documenti filigrana e persino la cancellazione remota dei dati. Tuttavia, se utilizzati senza supervisione IT, questi strumenti limitano la capacità dell'azienda di controllare la destinazione dei contenuti. Inoltre, perdi visibilità su ciò che accade al contenuto una volta che esce dal firewall e su come può essere salvaguardato una volta caricato sull'account cloud di un dipendente.

Soluzione: "L'IT deve essere integrato direttamente con una linea di business", ha affermato Oza. "Devono essere di fronte al business per evangelizzare la tecnologia che preferiscono… e poi speriamo di provare a stabilirsi su uno standard."

Ad esempio, se l'80 percento dell'azienda utilizza Dropbox e il 20 percento dell'azienda utilizza un'altra piattaforma di archiviazione e condivisione, l'azienda dovrebbe offrire pranzi e lezioni che incoraggino la minoranza a convertirsi nel sistema preferito dalla maggioranza. "A meno che tu non sia disposto a imporre uno strumento particolare (nel qual caso non stai effettivamente praticando BYOC) devi presentare la proposta di valore dello strumento preferito della tua azienda", ha affermato Oza. "Non è che puoi entrare nel cubo di qualcuno e dire" Devi usare questo strumento ". Devi spiegare loro che è più facile da usare o chiedere loro quali sono i dolori che stanno avendo in modo da poter affrontarlo da una prospettiva di risoluzione dei problemi piuttosto che essere un dittatore."

Alla fine della giornata, l'IT sa che esiste un livello accettabile di rischio per qualsiasi dato accessibile ai dipendenti. I laptop scompaiono. I telefoni vengono rubati. Ma, se riesci a convertire quante più persone possibile nel tuo sistema preferito, puoi mantenere felice la minoranza non rimuovendo completamente la tua politica BYOC.

Sfida 2: collaborazione

Con centinaia o migliaia di persone in tutta la tua azienda che utilizzano più piattaforme per la collaborazione online, c'è sicuramente uno scenario in cui la necessità di accedere ai dati diventa rapidamente più importante del software preferito dei tuoi dipendenti. Pensaci: il tuo team di vendita della West Coast vuole trasferire un file al tuo team di marketing della East Coast. Poiché entrambi i team si trovano su sistemi di condivisione file diversi, prima di poter accedere al file, qualcuno dovrà creare un nuovo account e quindi imparare a navigare al volo su un nuovo sistema.

E la temuta riunione del cliente? Cosa succede quando un dipendente crea una presentazione, ha un'emergenza e non può partecipare? Potresti finire con qualcun altro che non ha familiarità con il formato di presentazione che tenta goffamente di accedere e presentare il file, tutto mentre il client fissa l'orologio.

Soluzione: "Uno dei problemi principali è che l'IT tiene fuori gran parte del flusso di lavoro", ha affermato Oza. "L'IT non può semplicemente aspettare che le persone si lamentino. Deve comprendere intimamente il processo aziendale e il flusso di lavoro aziendale per inserirsi nel mezzo per cercare di convincere i dipendenti a utilizzare gli stessi strumenti o renderli consapevoli dei potenziali problemi che potrebbero imbattersi."

Se i dipendenti sono consapevoli di prestare attenzione ai problemi prima che si presentino, possono impostare le contingenze appropriate per garantire che le operazioni non subiscano mai. Quindi, se sai che due dei tuoi potenziali presentatori utilizzano strumenti di presentazione diversi, l'IT può formare entrambi i relatori in entrambi gli strumenti prima della riunione del grande cliente. Qualunque cosa accada, la presentazione si spegnerà senza intoppi.

"Qui all'interno di Avepoint, cercavamo disperatamente di incoraggiare il nostro team di vendita ad aggiornare i contenuti in OneDrive for Business invece di inviare e-mail o aggiungere a Dropbox", ha spiegato Oza. "Ogni volta che ricevevamo un'e-mail con un allegato, rispondevamo con una foto che diceva 'Carica questo su SharePoint o il gattino lo riceve.'… Alcune settimane dopo, abbiamo iniziato a ricevere e-mail che dicevano 'Guarda, ho condiviso tramite SharePoint ". È stato un modo divertente per risolvere un problema ".

Sfida 3: integrazione

La maggior parte dei problemi che ho discusso nelle Sfide 1 e 2 sono specifici per le aziende più piccole senza politiche IT stabilite. Tuttavia, in aziende leggermente più grandi con operazioni in più uffici e regioni, è possibile che l'IT funzioni in silos anziché in un team globale. In tal caso, scoprirai che vengono utilizzate più versioni di software aziendali come la gestione delle relazioni con i clienti (CRM) e la gestione delle spese, sia perché qualcuno preferisce un sistema specifico o perché gli uffici regionali non si sono mai riuniti per decidere su uno strumento. Questo è un grosso problema che potrebbe in definitiva aver bisogno di essere risolto da qualcuno a livello C, probabilmente inserendo la società con forza nella scelta di un sistema.

Tuttavia, se la tua azienda desidera offrire a specifici uffici e persino dipartimenti la libertà di scegliere qualsiasi sistema preferisca (o desideri strumenti che si collegano ad altri tipi di software progettati per attività specifiche dei dipendenti), allora ci sono modi per garantire che i tuoi dati non funzionino " non farti intimidire.

Soluzione: "L'IT deve prendere decisioni per investire in fornitori di tecnologia che sono aperti e disposti a connettersi… Le soluzioni che dovresti selezionare sono quelle con i connettori più robusti", ha affermato Oza.

Ciò include sistemi di picking con API (Application Programming Interface) aperte che consentono agli sviluppatori di creare connettori che non esistono organicamente tra due parti di software. Se non hai sviluppatori nello staff, dovresti cercare strumenti che offrano la maggior parte delle integrazioni con il tuo software legacy. Per questo motivo, cerca integrazioni con qualsiasi software che i tuoi dipendenti hanno deciso di utilizzare da soli.