Back to business: una checklist di inizio anno per gli smbs

Se gestisci un tipico ufficio di piccole e medie imprese (PMI), è importante iniziare l'anno con il piede giusto. Le PMI devono muoversi rapidamente per reagire alle nuove opportunità appena si presentano e disporre di solide basi di ufficio su cui svolgere tale lavoro è fondamentale per il successo. Fortunatamente, assicurarti che la tua attività sia in ottima forma può essere realizzata abbastanza rapidamente. È vero, è una cornucopia di audit; sii solo grato che nessuno di loro provenga dall'IRS. Segui l'elenco di controllo in sei punti di seguito e il tuo ufficio sarà pronto ad affrontare qualsiasi sfida che il 2016 possa portare.

1. Preparati per la stagione fiscale

Nel mondo degli affari, praticamente ti prepari sempre a pagare le tasse in un modo o nell'altro. Ma l'inizio dell'anno (se coincide con l'esercizio finanziario della tua azienda) è particolarmente importante. Inizia sedendoti con il tuo capo finanziario per fare una revisione generale dei libri dell'anno scorso.

Certo, potresti sudare freddo quando il termine "audit" e "finanze" della parola vengono usati nella stessa frase ma riesci a superarla: non stiamo parlando di placare agenti scontrosi dell'IRS. Si tratta di un audit progettato per offrire a te, alla tua leadership e a tutti gli investitori attuali o potenziali che le tue finanze - e per estensione la tua organizzazione - stanno funzionando come dovrebbero essere. Stai verificando i numeri dell'anno passato, valutando le procedure aziendali e finanziarie e confrontando ciò che è realmente accaduto rispetto a ciò che ti aspettavi che accadesse, nonché a ciò che hai riferito è accaduto. È possibile far eseguire l'audit dai responsabili della contabilità interna o da un'azienda esterna o CPA. Puoi persino creare una piccola task force per svolgere il lavoro in gruppo. Quello che stai cercando include:

Tutte le entrate derivate nell'anno precedente e da quale fonte,

Tutte le spese effettuate nell'anno precedente, utilizzando quali metodi di pagamento, a quali beneficiari e assegnati a quale budget; prestare particolare attenzione alle spese di ufficio, tecnologia, servizi di terzi e spese per le infrastrutture aziendali,

Revisioni di estratti conto bancari,

Revisioni di deposito IRS e tasse statali / municipali (se presenti),

Verificare che siano seguite le procedure contabili adeguate; in caso contrario, capire perché perché potrebbe essere dovuto a un processo aziendale specifico che potrebbe richiedere una revisione e

Metti i risultati dell'audit in un rapporto stretto (questo è uno strumento che desideri effettivamente utilizzare durante l'anno, quindi rendilo breve, organizzato e prezioso, non così voluminoso da non poter trovare nulla).

Fatto correttamente, questo audit non dovrebbe richiedere più di una settimana e il suo rapporto fornisce uno strumento di base su cui utilizzare tutto, dai piani di acquisto agli obiettivi di vendita.

2. Controllo dell'hardware

Dal punto di vista del responsabile dell'ufficio, sapere dove sono i soldi diventa solo il primo passo. Ora devi sapere anche dove si trova tutto il resto. Inizia con l'hardware tecnologico. Ciò può sembrare ovvio, ma sta rapidamente diventando una zona pericolosa per molte PMI, in particolare quelle che si inclinano più verso le medie che per le piccole. Ciò è dovuto alla frase Bring Your Own Device (BYOD). Tanti professionisti IT odiano e così tanti utenti impiegano per utilizzare tutto l'hardware su cui possono mettere le mani, da qualsiasi fonte e spesso pagati in modo strano o subdolo. Almeno, inserisci queste informazioni in un foglio di calcolo organizzato a cui puoi fare riferimento durante quest'anno e il prossimo. Ancora meglio, inserisci le informazioni in un'app di gestione desktop dedicata come Microsoft System Center Configuration Manager o MMSoft Pulseway.

Inizia con il rapporto di audit dal passaggio 1 in quanto dovrebbe fornire un elenco ufficiale degli acquisti di hardware. Quindi, traccia quali dispositivi vengono effettivamente utilizzati (è garantito che troverai alcune sorprese). Alcuni dipendenti useranno i dispositivi personali per i quali hanno pagato il lavoro, mentre altri useranno i dispositivi di consumo sia per il lavoro che per le attività personali pagate dall'azienda. Scopri chi ha cosa, se viene utilizzato in modo appropriato e che ti aiuterà a decidere se potrebbe esserci un modo migliore per pagarlo.

E, una volta superata questa massa di nuove tecnologie, non dimenticare di fare il tradizionale controllo hardware per cercare PC, server, stampanti e altro hardware per ufficio che si avvicina alla fine del ciclo di vita o alla fine del contratto di locazione in modo da sapere cosa sarà necessario aggiornare quest'anno e quando. Collabora con i rappresentanti di vendita dell'hardware e il tuo reparto contabilità per sviluppare un piano per il ritiro di questo vecchio hardware e la sua sostituzione con nuove unità.

3. Verifica del software

Gli audit software hanno lo stesso obiettivo di base di un audit hardware: Scopri cosa hai installato, dove è installato, come è stato pagato (significato, a quale budget è stato assegnato) e quali licenze o abbonamenti stanno per essere rinnovati. Assicurati di segnare quelli sul tuo calendario.

Proprio come un controllo hardware, tuttavia, i tempi moderni hanno reso un controllo del software un po 'più complicato. Analogamente ai dipendenti che utilizzano dispositivi personali per lavoro, molti utilizzano anche i propri servizi basati su cloud. Ciò può accadere perché un singolo utente decide di iscriversi a un determinato servizio o persino un intero team implementa un servizio cloud tra di loro.

Spesso, questi servizi sono pagati tramite addebiti ricorrenti assegnati a carte di credito personali o aziendali e la contabilità può avere difficoltà a capire cosa viene acquistato. Ciò può comportare errori di contabilità, ma sono minori rispetto a potenziali problemi IT quando questi servizi cloud chiedono agli utenti di scaricare software (che non solo non è stato testato dall'IT ma li ha bypassati del tutto). Esegui il root di tale software, assicurati che venga pagato correttamente, quindi decidi se conservarlo o sostituirlo con una soluzione più efficace.

Su un fronte più tradizionale, utilizzare l'audit del software per prestare particolare attenzione al software di sicurezza: antivirus, rete privata virtuale (VPN) e crittografia sono tre esempi. Questi sono elementi costitutivi della soluzione che possono interrompere un processo nelle sue tracce se le loro licenze slittano, quindi assicurati di sapere quando le licenze e gli abbonamenti devono essere rinnovati e quali utenti ne avranno bisogno.

Per quanto riguarda il tempo di verifica del software, è anche una buona idea esaminare le procedure di backup e sicurezza dei dati. Questo di solito coinvolge sia l'hardware che il software, ma è un requisito per la maggior parte dei processi software, quindi non darti poca attenzione. Esegui test di piani di backup e disaster recovery (DR) per assicurarti che funzionino ancora, controlla i dati di backup sia localmente che nel cloud per assicurarti che non siano danneggiati e guarda cosa hai pagato per queste soluzioni nell'anno precedente per vedi se riesci a fare di meglio.

4. Verifica della rete

Avrai bisogno del tuo responsabile IT per aiutarti in questo. Un controllo di rete consente di:

Scopri quale infrastruttura di rete stai attualmente utilizzando (sia fisica che nel cloud),

Confrontare tale infrastruttura con i processi aziendali in esecuzione su di essa per verificare la capacità e

Valuta non solo ciò che stai pagando, ma se stai ottenendo ciò per cui hai pagato; questo è particolarmente importante per tutti i fornitori di servizi Internet e di rete mobile.

Analizza la tua connessione Internet, non solo verso l'ufficio ma anche verso qualsiasi server Web esterno, servizi cloud o telelavoratori e siti remoti. Hai ottenuto lo spettacolo per il quale hai pagato? Se il reparto IT interno non è sicuro su come testare queste informazioni, rivolgersi a un consulente di rete di terze parti. Infine, assicurati che l'IT aggiorni i router dell'ufficio, gli switch e altri hardware di rete in modo che eseguano il firmware più recente e assicurati che sia tutto testato con la tua attuale suite di app business-critical prima di implementare tutto. Se hai siti remoti o telelavoratori che si connettono da casa, assicurati che anche il loro hardware di rete sia flashato e sicuro.

5. Fai una passeggiata in ufficio

Questo può sembrare capovolto, ma è un passo serio. Non puoi scoprire tutto ciò che devi sapere sulla tua attività tramite un foglio di calcolo o una dashboard di gestione. Alzati e fai il tour. Parla ai dipendenti di come stanno svolgendo il loro lavoro, in particolare i team e i lead di processo. Comprendere come viene svolto il lavoro è fondamentale non solo per implementare lo strumento giusto per il lavoro giusto, ma spesso per scoprire nuove opportunità di risparmio o entrate.

Sul lato più banale, fai un bilancio dell'aspetto e del funzionamento del tuo ufficio a livello fisico. Prestare attenzione a:

Mobili per ufficio,

Forniture per break room ed elettrodomestici da cucina,

Lavagne, schermi, telefoni e

Elettrodomestici da ufficio condivisi: trituratori, stampanti, fax.

Accertarsi che queste cose siano necessarie, in buone condizioni operative e fornite con i materiali di consumo necessari per il funzionamento (ad es. Toner, carta, ecc.).

6. Analizza i tuoi piani aziendali e di marketing

Sei andato a testa in giù sui numeri. Ora è il momento di alzare la testa e guardare il quadro generale della tua organizzazione, e questo inizia sempre con il tuo piano aziendale. Siediti con il tuo personale dirigente e ripassa il tuo piano in dettaglio. Sei dove dovresti essere (ovvero, dove il tuo piano dice che saresti)? Il modo in cui fai affari è ancora il più efficace? Poni questa domanda indipendentemente dal fatto che l'attività stia funzionando in modo ottimale; può sempre esserci un modo migliore. Elencare i processi aziendali, consultare i dipendenti chiave su tali processi, mapparli passo dopo passo e quindi esaminarli in dettaglio. Esistono strumenti, software o servizi più efficaci che potresti utilizzare per essere più competitivo? Le persone giuste stanno facendo questi lavori? I processi sono efficienti o ridondanti? L'obiettivo qui non è quello di licenziare le persone o di micro-gestire; è comprendere appieno come la tua attività fa affari, dalla zuppa alle noci.

Ripassa il piano di marketing dell'anno scorso con un occhio simile. Controlla i risultati e chiedi se sei davvero dove dovresti essere quando i risultati vengono confrontati con le spese. Dove sei debole e come puoi migliorare? Prestare particolare attenzione a:

Ricerca di mercato,

Promozione e pubblicità,

Eventi e

Relazioni con la stampa.

Come parte di questo esercizio, non dimenticare di analizzare i profili Web e dei social network online. Stanno raggiungendo i clienti giusti? Sono aggiornati? Le descrizioni dei prodotti o dei servizi, i prezzi e persino i nomi dei dirigenti sono stati aggiornati? Controlla questi dettagli vigorosamente perché nulla disattiva i clienti online più velocemente di un sito Web che pensano non sia mantenuto.

Certo, è più facile scrivere questi sei passaggi che farlo. Stiamo parlando di una notevole quantità di lavoro, senza dubbio. Ma se ti allacci e ottieni le persone giuste per aiutarti, tutto può essere realizzato in un paio di settimane. E quelle due settimane possono pagare significativi processi, spese e persino dividendi per la tua attività per il resto dell'anno.