7 modi per semplificare la gestione dei progetti nei progetti di lavoro di squadra

Per gestire una pila eccessiva di progetti con la minima quantità di problemi, non puoi fare molto meglio di Teamwork Projects, una delle nostre scelte dei redattori per le soluzioni software di gestione dei progetti. Con un'interfaccia utente moderna e intuitiva (UI) e una serie di funzionalità che affiorano in anticipo la funzionalità più semplice e intuitiva, Teamwork Projects è un'opzione facile per mantenere i progetti organizzati e i team in attività.

Poiché i progetti di lavoro di squadra hanno una funzionalità così eccezionale pronta per l'uso, le aziende potrebbero non rendersi conto che ci sono una serie di utili funzioni e integrazioni sotto la superficie per personalizzare ulteriormente e semplificare l'esperienza di gestione del progetto. I seguenti sette suggerimenti possono aiutare il tuo team a concentrarsi sul completamento dei progetti e sulla massimizzazione della produttività sia su desktop che su dispositivi mobili.

1. Abbraccia i modelli

Per aiutarti a risparmiare tempo su ripetute attività e progetti simili, Teamwork Projects ti consente di salvare qualsiasi progetto come modello. Per copiare un progetto e designarlo come modello, fai clic sul pulsante Opzioni nella pagina panoramica di qualsiasi progetto e seleziona "copia / sposta questo progetto". Da lì, puoi rinominare il progetto come un particolare tipo di modello o modificare la data di inizio e aggiornare i singoli elementi per trasformare quel framework di progetto direttamente nel tuo prossimo progetto.

È inoltre possibile salvare un elenco di attività come modello. All'interno di qualsiasi elenco di attività in Progetti di lavoro di squadra, è possibile fare clic sulle opzioni e selezionare Modelli per salvare tale elenco di attività come modello (insieme a eventuali note sul caso d'uso dell'elenco). Quando si crea il modello di elenco attività, è anche possibile designare se si desidera includere attività completate e decidere se deve essere un modello pubblico o un modello privato esclusivamente per la propria azienda. Per aggiungere tale elenco attività a un progetto nuovo o esistente, selezionare Nuovo elenco attività e fare clic sulla scheda Avanzate per visualizzare i modelli disponibili.

2. Contrassegna tutto

Un altro modo in cui i progetti di lavoro di squadra mantengono le cose organizzate è dandoti la possibilità di etichettare ogni aspetto di un progetto. Il lavoro di squadra ha recentemente introdotto una nuova funzionalità chiamata Task Tag, a cui si accede tramite un'icona tag all'estrema destra di qualsiasi progetto in un elenco. In questo modo viene visualizzato un elenco con codice colore dei tag disponibili, tra cui Approvato, Negato, Fatturato, Per revisione o In attesa. È inoltre possibile aggiungere tag attività personalizzati, etichettare un progetto con più tag o unire tag. La funzione include anche un'impostazione amministrativa per indicare se solo gli amministratori o tutti i membri del team possono creare tag.

Le attività non sono l'unico elemento del progetto I progetti di lavoro di squadra consentono di taggare. La piattaforma include anche opzioni per contrassegnare file, collegamenti, messaggi, pietre miliari, notebook o progetti stessi. La codifica funziona allo stesso modo: passa con il mouse su un determinato file, pietra miliare o progetto, seleziona l'icona del tag e scegli un tag esistente o creane uno nuovo.

3. Silenzio il rumore

Per un progetto particolarmente impegnato, forse uno in cui più team si interfacciano e c'è sempre una raffica di messaggi e nuovi aggiornamenti, gli utenti potrebbero voler disattivare le notifiche per declutterare le loro caselle di posta. Per disattivare tipi specifici di notifiche di progetto, seleziona Modifica i miei dettagli sotto il tuo profilo e, in Preferenze, disattiva l'impostazione per ricevere e-mail di attività complete, e-mail di aggiornamento dello stato, e-mail "aggiunte come follower", ecc. Puoi anche mettere a tacere le notifiche per te solo su un particolare progetto andando nella scheda Persone sul progetto e selezionando l'icona della posta accanto al tuo nome. Quando diventa rosso, non riceverai più notifiche per quel progetto.

Lo scorso anno il lavoro di squadra ha anche introdotto una nuova funzione chiamata Filter, che può aiutare a declutterare un progetto, un'attività o un dashboard milestone oltre alle notifiche. Digitando una parola chiave nella barra dei filtri nella parte in alto a destra della dashboard, il layout verrà quindi popolato con solo i risultati contenenti quella parola chiave. I filtri possono anche cercare in base a tag specifici, per visualizzare progetti in una determinata fase del flusso di lavoro o per utente specifico per tenere traccia del carico di lavoro corrente e dei progressi di un membro del team. La barra del filtro funziona anche per file, messaggi e notebook.

4. Prendi le scorciatoie

I progetti di lavoro di squadra includono una serie di scorciatoie da tastiera integrate per risparmiare tempo su azioni comuni. Alcuni dei più utili sono:

• Modifica l'attività corrente su cui passa il mouse.
• Registra un timestamp sull'attività corrente in cui si trova il mouse.
• Avvia un timer sull'attività corrente.
• Allega rapidamente i file all'attività svolta dal mouse.
• Crea rapidamente un promemoria per l'attività.
• Chiude / annulla qualsiasi finestra di dialogo aperta.
• Apre il diagramma di Gantt nella scheda delle attività del progetto.
• Mette a fuoco la casella di ricerca per l'immissione immediata della ricerca.
• Apre il menu "Aggiunta rapida" nella parte in alto a sinistra.
• Apre il menu "Cambia progetto".
• Ci sono molte altre scorciatoie nella knowledge base dei progetti di lavoro di squadra.

5. Partecipa all'help desk

Teamwork Projects si integra con la soluzione di help desk Teamwork Desk dell'azienda, che consente di aggiungere attività di Desk ai progetti. Per abilitare l'integrazione da Teamwork Desk, vai in Impostazioni dalla dashboard principale. Scegli Aggiungi attività per selezionare un progetto e un elenco attività direttamente da Progetti di lavoro di squadra; apparirà quindi contrassegnato da un'icona di Teamwork Desk. Una volta abilitati, gli utenti di Teamwork possono sfruttare le funzionalità di Desk come Smart Inbox per trasformare i problemi dei clienti in ticket, che possono quindi essere trasformati in progetti e completati in Teamwork Projects.

6. Approfitta delle app mobili

Uno dei principali progetti di sviluppo di Teamwork Projects negli ultimi due anni sono state le sue app Android e iOS. Il risultato è un'esperienza app piuttosto buona che comprende progetti di lavoro di squadra e alcune funzionalità di Teamwork Desk e Teamwork Chat. Le app Android e iOS sono utili per avviare o registrare i progressi sui principali componenti dei progetti di lavoro di squadra e la società ha recentemente implementato un pulsante di aggiunta rapida per l'app iOS per aggiungere un'attività, un evento, un traguardo, scrivere un messaggio, tempo di log o caricare un file. Puoi anche gestire i membri del team e gli stati di un progetto e avviare una chat direttamente nell'app con un altro utente. Quando crei un'attività, puoi sempre assegnarla rapidamente a te stesso scorrendo verso destra. Assicurati di configurare le notifiche, sia all'interno dell'app stessa per progetti specifici sia nelle impostazioni del tuo smartphone (per assicurarti di ricevere solo le notifiche push che desideri).

7. Hook in estensioni e integrazioni

Il lavoro di squadra ha aggiunto numerose utili integrazioni ed estensioni per migliorare le capacità di gestione dei progetti su dispositivi mobili e semplificare le cose sul desktop. L'estensione Mobile Share per le app Android e iOS di Teamwork Projects consente agli utenti di condividere immagini, file PDF o qualsiasi altro tipo di file su un account Teamwork Projects con un semplice tocco e un caricamento rapido. C'è anche un'integrazione iPhone chiamata Oggi, che offre agli utenti la possibilità di gestire attività o tempo dalla scheda Oggi nella schermata di blocco di iPhone.

Utilizzare l'estensione del browser Google Chrome per aggiungere attività, creare progetti, tempo di log e molte altre opzioni direttamente dal browser, senza richiedere all'utente di avere Progetti di lavoro di squadra aperti. Aggiungi progetti di lavoro di squadra per Chrome dal Chrome Web Store per installare l'estensione e, dopo aver effettuato l'accesso, l'estensione apre una finestra a comparsa per aggiungere un nuovo progetto, attività, ecc. Quando si crea un nuovo elemento, il browser consente di impostare quale utenti, il tipo di notifiche e la massima priorità per impostare una determinata attività. Il lavoro di squadra offre anche un lungo elenco di altre integrazioni di terze parti, tra cui Xero e Zendesk.