7 modi per rendere il tuo aggiornamento delle telecomunicazioni privo di interruzioni

Sia che tu stia passando da un vecchio, semplice vecchio sistema telefonico (POTS) o semplicemente migrando il tuo servizio Voice-over-IP (VoIP) esistente a un altro provider, cambiare i servizi vocali è sia difficile che potenzialmente pericoloso per la produttività dei tuoi dipendenti. È fondamentale che ti prepari. Prima di attivare il servizio, è necessario eseguire alcuni passaggi importanti per garantire un funzionamento regolare. Larghezza di banda, carichi di chiamata e contingenze di emergenza sono tra i fattori importanti da considerare durante il processo di preparazione.

Abbiamo parlato con Jeff Valentine, Chief Marketing Officer di NetFortris Fonality, uno dei nostri servizi scelti dai redattori per il VoIP aziendale, per discutere i passi che la tua azienda dovrebbe prendere prima di un aggiornamento VoIP per garantire che non abbia interruzioni. Per la maggior parte, il processo di configurazione VoIP è più scienza che arte. Questa è una buona notizia per te perché significa che se segui i consigli di Valentine e quelli del tuo servizio VoIP e provider di servizi Internet (ISP), allora dovresti avere una facile implementazione.

1. Assicurati che la tua connessione Internet sia pronta per il VoIP

Se disponi di velocità Internet decenti per un ufficio senza una configurazione VoIP, devi contattare il tuo ISP e il tuo fornitore VoIP per determinare se è in grado di gestire il carico aggiuntivo che le chiamate VoIP verranno applicate.

"La prima causa di problemi sono le cattive connessioni a Internet", ha affermato Valentine. Ti consiglia di testare la tua connessione per velocità e qualità e, se decidi che non sarà in grado di gestire la tensione dei dati VoIP, ci sono due cose che puoi fare per migliorare la qualità delle chiamate senza cambiare i servizi. Innanzitutto, per scoprire se la tua connessione è in grado di gestire il VoIP, ti consiglia di eseguire una prova con il tuo provider preferito.

"Se suona bene, hai maggiori probabilità di avere una buona connessione", ha detto. Se scopri che la tua connessione causa interruzioni, suggerisce una linea privata tra la tua azienda e il tuo provider VoIP per creare una connessione di larghezza di banda privata che non sarà disturbata da altri processi dell'ufficio.

In secondo luogo, Valentine consiglia ai suoi clienti con connessioni scadenti di installare un sistema ibrido VoIP / analogico per ridurre al minimo i carichi di lavoro. La regola generale per l'installazione di un sistema VoIP è che è necessario aumentare la larghezza di banda di 100 Kbps. Quindi, per ogni 10 utenti, dovresti avere 1 Mbps di trasferimento della larghezza di banda disponibile sulla tua rete.

2. Acquistare un router con funzionalità di qualità del servizio

Alcuni router sono in grado di disperdere il traffico Quality of Service (QoS). Questa funzione è progettata per segmentare la larghezza di banda VoIP da tutta la larghezza di banda dell'altra rete. Fondamentalmente, ti consentirà di selezionare applicazioni specifiche in esecuzione sulla tua rete in base alla loro firma del traffico e quindi consentire all'amministratore IT di assegnare priorità o una percentuale garantita della tua capacità totale di pipe a quelle app in base all'importanza che hanno per la tua azienda. Ciò significa che il tuo traffico VoIP passa sempre in modo da non essere interrotto nelle chiamate se qualcuno decide di trasmettere in streaming Netflix durante il pranzo. Oggi ci sono pochissimi router che non sono in grado di QoS in qualche modo, ma dovresti parlare con il tuo provider per vedere se hanno un partner preferito.

Una cosa da tenere a mente è che i router non saranno in grado di aiutarti se la rete del tuo provider VoIP è congestionata. Aiuteranno solo se la tua rete interna è il problema, il che ci porta al nostro prossimo punto importante.

3. Verifica l'affidabilità del tuo provider

Questo è un gioco da ragazzi perché, se il tuo servizio VoIP è disabilitato, non importa quanto sia economico o quanto siano chiare le tue chiamate. La maggior parte dei servizi VoIP basati su cloud consente di vedere qual è il tempo di attività medio per determinare la frequenza con cui l'intero sistema non funziona. Se non pubblicizzano queste informazioni sul loro sito Web, dovresti chiedere loro direttamente.

Se il tuo provider preferito ha un record macchiato per la gestione del tempo di attività, potresti perdere il servizio telefonico nel momento più importante del giorno o dell'anno. Un'interruzione del servizio come questa può essere paralizzante per le aziende telefoniche.

4. Separare il traffico VoIP tramite VLAN

Oltre ai router QoS, è possibile utilizzare una rete locale virtuale (VLAN) per segmentare il traffico vocale. Puoi pensare a una VLAN come a una rete all'interno della rete. Le VLAN possono essere basate su diverse caratteristiche, tra cui posizione, dispositivi, gruppi di utenti e, sì, tipo di traffico. Nel caso del VoIP, una VLAN segmenterà semplicemente quel traffico all'interno della capacità complessiva della rete per fornire una risposta più immediata. Ciò è particolarmente utile per le aziende con più di 50 dipendenti che utilizzano un servizio VoIP.

Potresti anche provare una rete ampia definita dal software (SD-WAN), che fornisce una connessione Internet che si trova sulla tua connessione Internet esistente. Ad esempio, se disponi di Internet Time Warner, un router SD-WAN incanalerà il traffico attraverso una rete privata virtuale (VPN) sul tuo traffico Time Warner per assicurarti che il traffico arrivi al luogo in cui è più necessario. Oppure ti consentirà di collegare un secondo servizio ISP alla tua VPN per determinare quale servizio funziona meglio al momento per indirizzare il traffico verso quella rete.

5. Determinare il carico di chiamata corretto

Valentine consiglia un rapporto 1 a 1 tra il numero di dipendenti che utilizzano VoIP e il carico di chiamate totale disponibile sul sistema. Ciò significa che il tuo servizio VoIP dovrebbe essere in grado di gestire ogni singolo dipendente che riceve una chiamata VoIP allo stesso tempo.

Ciò richiederà un po 'di lungimiranza da parte tua in quanto potresti dover espandere o sottrarre il numero di dipendenti della tua azienda. Quindi, se hai in programma una folle corsa alle assunzioni o se stai pianificando licenziamenti, consideralo come dovrebbe essere il tuo carico massimo di chiamate.

6. Valuta più di un telefono SIP

Il protocollo principale che collega le chiamate VoIP e le periferiche è il SIP (Session Initiated Protocol). Quasi tutti i dispositivi VoIP, inclusi router, switch e dispositivi portatili, supporteranno SIP a meno che non facciano parte di una soluzione proprietaria che utilizza il proprio protocollo. Quando cerchi telefoni compatibili con VoIP, SIP sarà un protocollo che vedrai quasi sempre elencato come "supportato". Ma non è tutto ciò che c'è da un portatile VoIP.

Dovresti assolutamente testare diverse varietà di telefoni SIP per vedere come funzionano con il tuo provider VoIP scelto. Il tuo provider di solito avrà partner hardware preferiti e potrebbe anche avere un servizio che preconfigurerà quei telefoni per il tuo prima della spedizione in modo da poterlo collegare e giocare appena arrivano. Tuttavia, non lasciarti influenzare inutilmente da questa convenienza in quanto vi sono altre considerazioni.

Per prima cosa, dovresti testare i tuoi telefoni per vedere come funzionano con la tua piattaforma di routing prescelta, nonché tutte le app che avrai in esecuzione che siedono sulla tua rete VoIP o ti connettono ad essa - cose come la tua piattaforma di helpdesk, il tuo cliente app di gestione delle relazioni (CRM) e sicuramente i tuoi strumenti di gestione IT. Infine, se stai fornendo chiamate VoIP wireless a dispositivi mobili e qualcuno di questi proviene dal tuo gestore di telefonia mobile, dovresti anche testarli accuratamente. Voice è una piattaforma di comunicazione critica e sicuramente una tecnologia matura, ma VoIP ha ancora molte insidie ​​per chi non è stato testato o per chi non lo sa; assicurati di non essere tra questi.

7. Stabilire un piano telefonico di emergenza

Se segui i passaggi sopra indicati, probabilmente avrai una transizione senza sforzo. Tuttavia, dovresti essere preparato per gli scenari di disastro. Un modo per garantire che avrai sempre tempo di attività è quello di creare un sistema VoIP ibrido locale / basato su cloud. In questo modo, se il cloud del tuo provider diminuisce, puoi utilizzare le tue risorse interne per trasferire le chiamate. O se c'è un diluvio nel tuo quartiere, puoi trasferire tutto il carico di lavoro sul cloud del tuo provider.

"Questo accade con frequenza crescente", ha detto Valentine. "Se un edificio perde energia, un'azienda che fa affidamento sui telefoni non funziona. Se si passa al cloud, è possibile evitare il problema delle interruzioni locali. Ma, se il cloud ha un'interruzione, il provider potrebbe essere in grado di inviare chiamate tramite linee telefoniche anziché tramite la connessione a Internet ".

Se il sistema telefonico non funziona a livello di cloud e locale, è fondamentale indirizzare il traffico telefonico verso altri metodi di comunicazione come chat ed e-mail. I tuoi clienti saranno ancora arrabbiati ma probabilmente sceglieranno di esprimere il loro dispiacere ai tuoi agenti di chat piuttosto che sfogarsi sui social media.