7 consigli per la scelta di un servizio voip aziendale per il tuo smb

I provider Voice-over-IP (VoIP) di livello aziendale sono attualmente la scelta più popolare tra le piccole imprese e le startup. Dopotutto, ottieni tutte le funzionalità di un grande PBX aziendale per una frazione del denaro e che viene fatturato mensilmente e per utente nella maggior parte dei casi. Inoltre, ottieni un panorama completamente nuovo di flessibilità perché le tue telefonate sono ora dati.

Ciò significa che possono essere integrati con altri sistemi, come il CRM (Customer Relationship Management) o il sistema di help desk, e possono anche essere estratti per nuove informazioni su come i tuoi clienti si sentono sulla tua attività e quali dati demografici compongono il tuo pubblico principale.

Se hai deciso di passare a un servizio VoIP ma ti stai chiedendo da dove iniziare, la risposta breve è: muoviti lentamente, fai i compiti e non fare del conto la considerazione principale. Ci sono un sacco di fantastici sistemi VoIP aziendali là fuori, ma ognuno ha un diverso set di funzionalità e una diversa struttura dei prezzi, quindi la scelta può essere difficile. RingCentral Office è una delle nostre scelte dai redattori, ma ciò non significa che dovresti correre automaticamente sul loro sito Web per acquistarlo. In effetti, altri sistemi potrebbero concentrarsi su diverse funzionalità, come Freshcaller con la sua specializzazione nelle funzionalità del call center.

Quindi devi fare i compiti per assicurarti che il servizio VoIP che scegli sia quello giusto per la tua azienda. Con questo in mente, abbiamo compilato questo elenco di criteri importanti che devi considerare prima di scegliere un sistema VoIP aziendale.

1. Piani e prezzi

Potremmo anche iniziare con la caratteristica più importante: il costo. A che serve scegliere un servizio VoIP aziendale con tutte le campane e fischietti se non te lo puoi permettere? AT&T Collaborate, il nostro altro vincitore di Editors 'Choice, ha una fantastica selezione di funzionalità, ma a partire da $ 34, 95 per utente al mese per il suo pacchetto Basic Voice Solution, anche se questo è ridotto a $ 17, 48 per utente al mese se acquistato online. RingCentral offre prezzi base e intermedi simili a partire da $ 19, 99. Se passi al livello premium, inizierai a $ 44, 99 per utente al mese, ma questo livello porta con sé nuove funzionalità, tra cui operatore automatico multilivello, nome ID chiamante in entrata, registrazione delle chiamate e alcune funzionalità di gestione delle identità.

Ci sono soluzioni più economiche rispetto alle scelte dei nostri redattori, tuttavia, come Grasshopper, che inizia a $ 26 al mese (nessun aspetto per utente), ma qui scambierai funzionalità. Ad esempio, con Grasshopper, non sarai in grado di trascrivere i messaggi di posta vocale e il tuo sistema non registrerà automaticamente ogni chiamata per i posteri. Questi sono ottimi servizi per le aziende che fanno di tutto, dai loro laptop o tablet, ma non sono buoni come RingCentral o AT&T Collaborate per le aziende che gestiscono un elevato volume di chiamate in entrata e in uscita.

Come fai a sapere cosa è giusto per te? Smetti di concentrarti sul prezzo e pensa solo alle funzionalità di cui hai bisogno. Una volta mappate le funzionalità ai processi aziendali che richiedono la voce, saprai quali saranno le tue piattaforme vocali minime necessarie per supportare. Da lì, è solo lo shopping comparativo.

2. App mobili personalizzate

Il tuo personale è probabilmente in viaggio almeno qualche volta, quindi vorrai un servizio VoIP che possa viaggiare con loro. Sfortunatamente, non tutti i provider VoIP offrono app mobili che offrono lo stesso valore e servizi delle app desktop. La maggior parte dei sistemi che abbiamo recensito offre sia app per dispositivi mobili Apple iOS che Google Android, ma la qualità varia e così anche la funzionalità impostata tra ciò che viene offerto sul softphone desktop completo e ciò che troverai nel client mobile. A volte, ad esempio, l'app per dispositivi mobili non sarà in grado di creare un registro per queste chiamate né creare trascrizioni di posta vocale se la chiamata non riceve risposta.

3. Gestione chiamate

Man mano che le piattaforme VoIP maturano, i set di funzionalità diventano personalizzati per un pubblico specifico. Ciò significa che non troverai necessariamente le stesse capacità anche in prodotti che competono direttamente tra loro. Per le organizzazioni che stanno investendo nel VoIP a causa del suo "cervello" software, ciò significa che dovrai stare molto attento per assicurarti che le intelligenze di cui la tua azienda abbia effettivamente bisogno siano nel prodotto. La gestione delle chiamate è un buon esempio in quanto questo è un termine generico per quasi tutto ciò che il sistema può fare con una tipica telefonata.

Ad esempio, se hai un grande volume di chiamate che arrivano a un determinato set di numeri di telefono (come un service desk) o colpiscono il sistema in un determinato periodo dell'anno (vacanze), potresti aver bisogno di mettere in coda le chiamate in cui il VoIP il sistema può distribuire in modo intelligente le chiamate tra diversi interni in base a disponibilità, area geografica o altri criteri. Un altro esempio potrebbe essere la gestione delle estensioni, in cui il sistema non solo assegna le estensioni ai singoli utenti, ma potrebbe anche gestire una directory dei nomi che si integra con la directory di rete del reparto IT.

4. Integrazione di terze parti

Questo è un disegno chiave di VoIP. Poiché si tratta di software, questi sistemi spesso dispongono di un elenco di integrazioni predefinite con qualsiasi app che il fornitore ritenga piaccia ai propri clienti. RingCentral, ad esempio, offre una buona dose di estensioni, tra cui Desk.com, Dropbox e Google Drive.

Utilizzando queste estensioni, i clienti possono creare flussi di lavoro personalizzati per aiutarli a lavorare in modo più efficiente. Ad esempio, una telefonata del cliente in arrivo tramite RingCentral potrebbe dare il via al softphone RingCentral all'interno dell'app help desk Desk.com. Il rappresentante del servizio potrebbe ricevere la chiamata e, secondo la procedura standard, compilare un ticket di errore che viene archiviato su Dropbox come file di documento collegato anche al numero di ticket nel database Desk.com. Ma come parte dell'integrazione, potresti anche memorizzare una registrazione automatica della chiamata come file.wav collegato sia al file di testo del biglietto sia al numero del biglietto Desk.com, quindi ogni volta che qualcuno chiama questo record di biglietto, entrambi questi file appare come documentazione giustificativa.

Se desideri sviluppare le tue integrazioni personalizzate, cerca i fornitori che supportano le API di integrazione, come opzioni di costo extra o disponibili gratuitamente per il download per i clienti. In genere, questi saranno conformi allo standard REST, che è diventato un modo molto comune per integrare diversi servizi cloud.

5. Supporto

Come con qualsiasi prodotto, il livello di servizio che riceverai è fondamentale per il funzionamento del tuo servizio. RingCentral offre assistenza telefonica 24 ore su 24, 7 giorni su 7 per i clienti con piani per due o più utenti. Se sei un singolo utente, sarai in grado di mettere qualcuno in allarme solo durante i blocchi di 13 ore dal lunedì al venerdì. RingCentral offre anche supporto live chat 24/7. Se gestisci un'attività globale con esigenze 24 ore su 24, vorrai trovare un fornitore di servizi in grado di garantire che le tue domande ricevano una risposta immediata (o almeno in modo tempestivo). Se non possono offrirlo, potresti cercare altrove, specialmente se il tuo sistema telefonico è il metodo principale di comunicazione con i clienti.

Prestare attenzione quando si aggiungono funzionalità al proprio sistema telefonico, in particolare nel caso delle integrazioni personalizzate sopra menzionate. Solo perché RingCentral offre una buona politica di assistenza clienti non significa che il venditore di qualsiasi cosa tu abbia integrato con RingCentral. E anche se lo fanno, è improbabile che sosterranno un meccanismo di integrazione sviluppato internamente. Guarda ogni componente del tuo sistema di comunicazione vocale generale e assicurati di sapere chi chiamare, quando chiamare e perché. Inoltre, se hai intenzione di sviluppare integrazioni personalizzate, è davvero una buona idea esaminare le opzioni di supporto premium. Sì, questo è denaro extra, ma avere esperti disponibili sia durante lo sviluppo che durante le operazioni quotidiane può pagare enormi dividendi in futuro.

6. Sicurezza

La sicurezza è un must per ogni servizio basato su cloud collegato alla tua azienda e i vettori di attacco si evolvono ogni giorno. Per un'applicazione connessa a Internet come VoIP, che funge da hub per le comunicazioni aziendali, le misure di sicurezza interne sono ancora più imperative. Esegui la dovuta diligenza nei confronti dei fornitori per sapere dove risiede la responsabilità dei dati archiviati in un servizio basato su cloud e, se possibile, negoziare i termini di sicurezza nel contratto. Cerca servizi che offrono crittografia end-to-end, crittografia per i dati inattivi (se presenti) e non solo autenticazione di base, ma anche opzioni avanzate, in particolare l'autenticazione a più fattori e la biometria.

Dietro il firewall, parla con il tuo personale IT e assicurati che anche la sicurezza sia fondamentale. Assicurati che l'hardware di rete locale sia compatibile con VoIP e disponga di funzionalità di sicurezza di livello aziendale… quindi assicurati che siano abilitate dove devono essere. Ad esempio, le LAN virtuali (VLAN) sono spesso utilizzate per separare il traffico vocale per motivi di qualità delle chiamate poiché avere una rete dedicata per quel traffico significa che i dati di altre app di rete non possono interferire e causare artefatti audio durante le chiamate o persino le chiamate perse. Ma le VLAN sono ottime anche per proteggere le conversazioni VoIP fintanto che l'IT le configura tenendo presente ciò. Per di più, dai un'occhiata a questo elenco di cose da fare e non fare quando si tratta di proteggere le comunicazioni VoIP.

7. Comunicazioni unificate

Il tuo fornitore di servizi VoIP può anche essere uno sportello unico per tutte le tue esigenze di comunicazione e la maggior parte ha implementato questa funzionalità sotto il nome di comunicazioni unificate come servizio (UCaaS). Ciò significa integrare funzionalità di chat, chiamate in conferenza, e-mail, telefonate, videochiamate e posta vocale in un'unica app. Tutti i servizi che abbiamo esaminato offrono una qualche forma di questo tipo di servizio, ma non tutti i provider VoIP la gestiscono allo stesso modo.

Ad esempio, piattaforme come i nostri vincitori di Editors 'Choice, AT&T e RingCentral, dispongono di funzionalità di comunicazione unificate molto ricche che coprono tutti i canali sopra menzionati, nonché spazi per riunioni intelligenti e funzionalità di collaborazione simili. Altri fornitori orientati al software, come Dialpad, offriranno softphone molto avanzati e altamente unificati, ma non saranno in grado di incorporare i telefoni hardware con la stessa facilità. Infine, i fornitori a basso costo, come Grasshopper, potrebbero non offrire alcuna fornitura di comunicazioni unificate o solo uno o due canali extra, come fax e testo.

Capire quali canali vengono utilizzati quotidianamente dalla tua attività per svolgere il lavoro è la chiave per un'efficace implementazione delle comunicazioni unificate. Se tutto ciò che usi è la voce, non devi preoccuparti, ma al giorno d'oggi è praticamente un unicorno. Ogni azienda comunica utilizzando più canali che semplicemente esprimono e avere un sistema unificato significa essere in grado di utilizzare tali canali in modo più efficiente. Senza un'app UCaaS, eseguirai diversi sistemi attraverso la tua PMI, senza alcun modo di tenere traccia di chi ha ricevuto quale messaggio, su quale dispositivo e attraverso quale mezzo.