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Office 365 è il prodotto commerciale in più rapida crescita di Microsoft in assoluto ed è ora l'applicazione distribuita numero uno nell'azienda. Microsoft all'inizio di quest'anno ha annunciato che Office 365 ora ha quasi 50 milioni di utenti aziendali attivi al mese. E, secondo l'ultimo rapporto sulle entrate di Microsoft, Office 365 continua a essere il prodotto di business e produttività più redditizio dell'azienda.
Mentre le aziende e le piccole e medie imprese (PMI) migrano verso Office 365 e Office 2016, si trovano ad affrontare sfide con la migrazione a una nuova tecnologia, mentre si occupano di sistemi legacy e significativi cambiamenti culturali per le aziende che hanno operato allo stesso modo per anni. Solo perché un'azienda acquista Office 365 non significa che i suoi dipendenti ne stiano approfittando per migliorare la collaborazione e aumentare la produttività. Fare in modo che i dipendenti cambino ciò a cui sono abituati è una sfida, così come investire il tempo e le risorse necessarie per garantire che l'adozione degli utenti avvenga rapidamente e senza soluzione di continuità.
MessageOps, un servizio di condivisione di documenti Office 365 basato su cloud e Microsoft Azure, offre servizi di formazione, adozione e gestione delle modifiche per aiutare le aziende a passare a Office 365 nel cloud di Azure. Chris Pyle, CEO di MessageOps, ha dichiarato a PCMag che Office 365 semplifica la transizione ma, senza una chiara strategia in atto per favorire l'adozione, le aziende non possono e non libereranno l'intero valore commerciale della piattaforma.
"Con Exchange e SharePoint, non devi sapere come configurarlo, configurarlo, gestirlo, renderlo ridondante e renderlo accessibile", ha affermato Pyle. "Con Office 365, tutto ciò che devi fare è aggiungere i tuoi dati e i tuoi utenti, offrendoti un ambiente aziendale pienamente funzionante e altamente disponibile. Questo ambiente è accessibile da qualsiasi luogo in modo sicuro, con poca o nessuna esperienza applicativa. Le piccole aziende possono avere stesso ambiente delle aziende Fortune 500 senza dover investire in risorse tecniche altamente qualificate e molto costose, hanno anche accesso ai solidi strumenti che Office 365 offre a tutte le aziende grandi o piccole e possono essere attivate in pochi giorni."
Pyle ha formulato 7 raccomandazioni e suggerimenti per facilitare l'adozione efficace di Office 365 e come utilizzarlo per massimizzare la produttività aziendale durante il completamento dei progetti.
1. Trasformazione top-down
Per garantire una transizione agevole a Office 365, Pyle ha affermato che è necessario acquisire la leadership. "Se i dipendenti non vedono i superiori promuovere e utilizzare la piattaforma, non lo faranno nemmeno loro", ha affermato Pyle. "Proprio come i leader danno il buon esempio, così anche i" campioni "o gli" utenti esperti "all'interno dei team. Questi sono i dipendenti che non sono soddisfatti dello status quo e sono davvero entusiasti del potenziale di Office 365."
2. Istruzione e formazione
La leadership esecutiva di un'azienda non può aspettarsi che i dipendenti traggano pieno vantaggio da Office 365 senza offrire loro formazione e istruzione adeguate. Pyle ha raccomandato alle aziende di compilare una videoteca di video di apprendimento "snackable" di un minuto o due minuti come un modo conveniente ed efficace per fornire formazione continua. "Anche la comunicazione è fondamentale, oltre a rendere divertente il viaggio di adozione", ha affermato Pyle.
3. Abbraccia Office 2016
Il rilascio di Office 2016 rende il cloud più accessibile. C'è più integrazione nel cloud, il che significa opzioni di connettività espanse. "OneDrive e SharePoint nel cloud consentono di salvare e condividere file nel cloud in modo semplice e facile", ha affermato Pyle. "Consideriamo Office 2016 come un'altra strada per le aziende per massimizzare il valore del loro investimento in Office 365. Possono utilizzare le risorse acquistate con Office 365, che include Office 2016 per gli utenti di E3. Come per qualsiasi nuova funzionalità o nuova versione, di Naturalmente, ci sarà sempre una curva di apprendimento coinvolta nel trovare dove risiedono tutte le opzioni e le impostazioni."
4. Tieni a mente la sicurezza
Office 365 comprende attualmente più di una dozzina di applicazioni tra cui OneDrive, OneNote, Outlook, Sway e Yammer. Ma Pyle ha sottolineato l'importanza della sicurezza dei dati quando si lavora con queste applicazioni. "L'aggiunta e la messa a disposizione di queste applicazioni è semplice; gli utenti possono condividere internamente semplicemente facendo clic con il pulsante destro del mouse su" condividi con "e persino arrivare alla creazione congiunta di file in Word, Excel e PowerPoint", ha affermato Pyle. "Office 365 si affida ad Azure Active Directory per la sicurezza, ma le organizzazioni dovrebbero fare attenzione quando pianificano di spostare i dati sensibili dal loro controllo diretto. Microsoft ha anche aggiunto Prevenzione perdita di dati sia per SharePoint che per Exchange per aggiungere un ulteriore livello di sicurezza. Ma, come con qualcosa di nuovo, una specifica comprensione della sicurezza dovrebbe essere sempre in primo piano ".
5. MDM e produttività mobile
Pyle ha sottolineato le capacità mobili di Office 365, in particolare la sua capacità di aiutare ad aumentare la produttività complessiva. "Office 365 consente agli utenti di accedere più facilmente alle proprie risorse su qualsiasi dispositivo, da qualsiasi luogo, senza preoccuparsi della connettività e della sicurezza", ha affermato Pyle. "Ad esempio, gli utenti possono accedere alle applicazioni di Office su tablet e telefoni e la gestione dei dispositivi mobili (MDM) è ora inclusa in Office 365 per tutti i dispositivi mobili. Infine, Software-as-a-Service (SaaS) sposta la responsabilità del consumatore al fornitore (in questo caso, Microsoft) nel senso che, se non funziona come richiesto, è sufficiente disattivare il servizio e interrompere il pagamento."
6. Collaborazione interna
Uno dei vantaggi della produttività più avanzati di Office 365, ha affermato Pyle, è la capacità di collaborazione interna offerta da OneDrive for Business (OD4B) e SharePoint (SP). "Un utente può caricare un file nella raccolta documenti, fare clic sul documento, condividerlo con un utente o un gruppo, nonché lavorare contemporaneamente sul documento", ha affermato Pyle.
"Gli allegati sono una sfida per tutte le organizzazioni in quanto gli utenti sembrano utilizzare la posta elettronica come cabinet dei file. SP e OD4B consentono l'uso di" collegamenti "ai file anziché agli allegati e sia in OWA che in Exchange utilizzando lo strumento MessageOps, è possibile fare clic su "Allega" ma ti viene data la possibilità di caricare su OD4B e condividere i collegamenti, che aggiunge il controllo delle versioni e la collaborazione usando il processo con cui gli utenti hanno familiarità. L'uso di OD4B e SP consente agli utenti di lavorare in sicurezza su qualsiasi dispositivo utilizzando le versioni basate su browser di Microsoft app popolari e avere la possibilità di estrarre, modificare e caricare le modifiche la prossima volta che l'utente è online."
7. Skype for Business
Pyle ha affermato che Skype for Business offre ottime funzionalità di Office 365 per videoconferenze, riunioni online e messaggistica istantanea come strumenti di produttività per aziende di qualsiasi dimensione. "Gli utenti possono connettersi tramite Skype, parlare avanti e indietro tramite il proprio PC o telefono e apportare modifiche a un file contemporaneamente o in serie, con la possibilità di tornare alle versioni precedenti secondo necessità", ha affermato.
