Organizzati: 7 semplici passaggi per ripulire l'unità Google

Proprio come qualsiasi altro posto in cui conservi le tue cose, Google Drive può diventare disordinato. Fai un file o due, importi un paio di documenti da Gmail, accetti una cartella condivisa e prima che tu lo sappia, l'intero posto è un disastro.

Puoi organizzare i file in Google Drive inserendoli in cartelle e utilizzando altri strumenti, sia concettuali che effettivi, per assicurarti di trovare sempre ciò di cui hai bisogno. Questi suggerimenti e consigli ti mostreranno come organizzare i file in Google Drive e dovrebbero anche funzionare bene se stai utilizzando Google Drive for Work.

1. Imposta la vista predefinita

Puoi visualizzare file e cartelle in Google Drive in diversi modi. Ad esempio, è possibile visualizzare tutto in un elenco o in una vista a griglia, nonché impostare l'interlinea su comoda, accogliente o compatta. Decidi come ti piace guardare il tuo Google Drive giocando con le impostazioni finché non sei soddisfatto. Mi piace la visualizzazione elenco con una spaziatura comoda, quindi è quello che vedrai nella maggior parte degli screenshot qui.

Non trascurare la guida laterale sinistra. Molte persone si concentrano sul centro dello schermo quando guardano Google Drive. Quando si tratta di organizzare le cartelle e i file, tuttavia, accertarsi di quella guida sinistra. Puoi vedere facilmente le tue cartelle e sottocartelle e riservare il centro dello schermo per i contenuti di qualunque cartella tu scelga di visualizzare.

2. Crea uno scheletro di cartelle

Crea uno scheletro di cartelle per te stesso usando la struttura e i nomi che funzionano meglio per te. Come organizzi i tuoi file e cartelle in altre app? Cosa ti viene in mente quando pensi a qualche documento di cui hai bisogno? Il modo migliore per capire come impostare le cartelle è rispondere a queste due domande.

Per molte persone, ciò che viene in mente per primo è il contenuto del loro lavoro, quindi usano nomi tematici come Project X o School Work per le cartelle. Personalmente, mi aggrappo alle date. Quando ho bisogno di trovare un file, che si tratti di un pezzo di scrittura o di una foto, penso sempre a quando l' ho creato. Di conseguenza, utilizzo spesso le date nelle mie convenzioni di denominazione di file e cartelle. Ad esempio, ho cartelle per il 2019, 2018, 2017 e così via. Uso anche numeri che corrispondono ad anni e mesi. Ad esempio, 1906 indica l'anno 2019 e il sesto mese, o giugno. Quando guardo una cartella che inizia con alcuni numeri, so esattamente cosa significano e mi aiuta a trovare rapidamente i file di cui ho bisogno.

Ho visto alcune persone online raccomandare di aggiungere un'emoji ai nomi delle cartelle per darti più spunti visivi. Non farlo! Le emoji non sempre si convertono bene in altri formati, quindi quando provi a creare un link condiviso in una cartella o esportarlo, le immagini possono romperlo.

3. Creare sottocartelle

Le sottocartelle sono una manna organizzativa. Falli e usali! Ti aiutano a ordinare e classificare i tuoi file in gruppi più piccoli e più specifici.

Se hai creato cartelle ma sei bloccato cercando di capire quali sottocartelle creare, allora forse non ti servono ancora. È inoltre possibile creare una cartella denominata FATTO o VECCHIO in modo tale che quando il lavoro è completato o una cartella è fuori uso, è possibile trascinarla e rilasciarla.

4. Usa colore

I colori sono un ottimo indizio visivo e Google Drive ti consente di aggiungere colori personalizzati alle tue cartelle. Fai clic con il pulsante destro del mouse su qualsiasi cartella, dalla barra laterale o dalla finestra principale, e scegli Cambia colore. Quindi selezionare il colore desiderato.

Un trucco che uso è rendere verdi le mie cartelle attive. A volte ho cartelle o sottocartelle che rimangono inattive per un po ', ma una o due cartelle tra loro sono ancora in uso. Metto in risalto le cartelle attive in verde e le altre in grigio. In questo modo, quando voglio saltare direttamente al mio lavoro, ho una luce verde che mi guida verso la cartella che contiene i miei lavori in corso.

5. Aggiungi stelle ai file e alle cartelle utilizzati di frequente

Google Drive ti consente di aggiungere una stella a file e cartelle. Lo fai nello stesso modo in cui aggiungi un colore: fai clic con il pulsante destro del mouse sul file o sulla cartella e scegli Aggiungi a Speciali.

Consiglio di aggiungere una stella ai file utilizzati di frequente. In questo modo, puoi estrarre un elenco di tutti i materiali a cui accedi regolarmente, indipendentemente da dove si trovano in Drive, facendo clic sull'intestazione a stella nella barra di sinistra.

6. Sposta i file importanti "Condivisi con me"

Dai un'occhiata all'intestazione nella barra di sinistra chiamata Condivisi con me. Fare clic su di esso e potrebbe apparire un disordine di file e cartelle. Non preoccuparti troppo di loro. Se c'è qualcosa di importante in quel lotto di cose, ci sono tre cose utili che puoi fare con loro:

Aggiungi una stella. Aggiungere una stella a un file che è stato condiviso con te equivale ad aggiungere una stella a uno dei tuoi file. Lo fa apparire nell'elenco dei contenuti speciali.

Salva su Drive / sposta su una cartella. Un'altra opzione è quella di aggiungere il file su Google Drive e inserirlo in una cartella. È possibile fare clic con il pulsante destro del mouse sul file e selezionare Sposta in. Quindi, nella finestra che appare, vai alla cartella in cui vuoi conservare questo file. Un'altra opzione che fa la stessa cosa è selezionare l'elemento che si desidera salvare e quindi fare clic sull'icona di Google Drive nella parte in alto a destra dello schermo. Hai quindi l'opportunità di spostarlo nella cartella di tua scelta. In entrambi i casi, si crea effettivamente un collegamento al file condiviso dalla nuova posizione scelta. Il file è ancora condiviso con tutti e appartiene ancora al proprietario originale.

Fare una copia. Se fai una copia di un file che è stato condiviso con te, la nuova copia diventa tua. Ed è proprio quello, una copia. Non è più connesso al file condiviso e le stesse persone non hanno necessariamente il permesso di accedervi.

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7. Scarica il cestino

Quando rimuovi un file o una cartella da Google Drive, viene inserito nel cestino e rimane lì fino a quando non lo porti fuori. Più a lungo lasci che la spazzatura si accumuli, meno è probabile che tu abbia totale fiducia nel fatto che ogni cosa in essa dovrebbe essere completamente distrutta e quindi rimarrai nella tua spazzatura ancora più a lungo. Fatti un favore e svuota la spazzatura di volta in volta. Aiuterà a mantenere lo spazio di archiviazione di Google Drive a un livello accurato e aiuterà la tua sanità mentale nel tentativo di mantenere un account organizzato.