Organizzati: 7 semplici consigli per andare finalmente senza carta

Quanti pezzi di carta ci sono sul bancone della cucina, sul tavolo della sala da pranzo o in qualche altro posto in cui non appartengono? Ti aggrappi alle ricevute nel caso in cui ti servano di nuovo? C'è una pila di fogli dal veterinario che tieni nel caso in cui hai bisogno di ricordare esattamente quali medicinali ha preso il tuo animale domestico tre anni fa? Tutto quel foglio rimane lì in attesa di un momento in cui sarai in grado di affrontarlo, qualunque cosa significhi. (Significa dare un'occhiata a ciascuna pagina e poi inserirle tutte nel cestino.) È tempo di sbarazzarsi della carta e di tutti i sensi di colpa che si accumulano insieme ad essa. È ora di andare senza carta.

Sono stato senza carta per quasi un decennio. Per carta libera, non intendo dire che ci sono zero pezzi di carta nella mia vita. Ho ancora bisogno del mio certificato di nascita cartaceo, ovviamente, e uso un piccolo quaderno di carta per un corso di lingua che prendo. Per la maggior parte, tuttavia, non appendo sulla carta. Invece, eseguo la scansione di documenti importanti su un servizio di archiviazione e conservo le note digitali in un'app per prendere appunti. Scrivo anche la mia lista di cose da fare e la mia lista della spesa nel mio telefono e aggiungo i consigli sui ristoranti a una mappa online. Esistono molti modi semplici per rimuovere la carta dalla tua vita.

Passare al digitale è facile. La parte difficile non è lasciare che la carta inizi a insinuarsi di nuovo. Se sei pronto a sbarazzarti della maggior parte della carta nella tua vita, ecco cosa devi sapere per iniziare e continuare.

1) Dimentica il backlog

Può sembrare controintuitivo, ma il primo passo per andare senza carta è dimenticare qualsiasi arretrato di carta che hai già accumulato e concentrarti invece sulle nuove abitudini che devi adottare per andare senza carta a partire da ora. Non guardare indietro: adotta un approccio go-forward.

Un giorno arriverai alle tue pile di carta esistenti o no. Per ora, non lasciare che quei documenti ti trattengano. Dover gestire un arretrato può sembrare opprimente e quando le persone si sentono sopraffatte, procrastinano. Quindi dimenticalo per ora. Invece, fai del tuo meglio per assicurarti che l'arretrato non sia più grande.

2) Ottieni queste cinque app

Esistono cinque app o servizi che è necessario utilizzare senza carta. Loro sono:

• un'app dell'elenco di cose da fare,
• un'app di scansione,
• un servizio di archiviazione online, in cui inserirai i tuoi file digitali (ne parleremo più avanti tra poco),
• strumenti di firma elettronica (Adobe Acrobat è un buon esempio) per firmare documenti digitali senza stamparli e
• un servizio di consegna documenti per l'invio di documenti ufficiali senza stamparli.

Vedi i miei consigli per ogni tipo di app qui.

3) Scegli un servizio di archiviazione

Analizziamo un po 'di più la terza app, un servizio di archiviazione, perché è più complicato delle altre. Il servizio di archiviazione è dove manterrai le versioni digitali dei tuoi documenti cartacei.

Idealmente, si desidera un servizio di archiviazione che renda accessibili i file indipendentemente da dove ci si trovi e il backup. Un'opzione è utilizzare un servizio di archiviazione e condivisione file online, come Dropbox o Microsoft OneDrive.

Un'altra opzione è quella di utilizzare un servizio progettato appositamente per le persone che vogliono andare senza carta. Neat e File Questi sono due esempi. Hanno strumenti speciali per le persone che vanno senza carta, come la possibilità di etichettare e taggare automaticamente i tipi di documenti che riconosce, come le tasse. File Questo ha anche un servizio "fetch" che copia automaticamente i documenti importanti che trova nel tuo account e-mail.

Non importa quale servizio scegliate, scegline uno e seguitelo in modo da poter mettere tutti i vostri documenti digitali in un unico posto.

4) Iscriviti per dichiarazioni e-mail e pagamenti digitali

Se ricevi ancora fatture cartacee e dichiarazioni, iscriviti per riceverle via e-mail invece che puoi. Se invii ancora assegni regolarmente, vedi invece se puoi passare ai pagamenti online.

Mentre le società di servizi pubblici e le banche onorano i pagamenti digitali da anni, gli ultimi investimenti che non sempre li accettano sono proprietari e società di gestione. Se sei bloccato in questa situazione, prova a spiegare che otterranno i loro soldi più velocemente e in modo più affidabile quando accettano pagamenti digitali. Anche le aziende più piccole possono accettare trasferimenti bancari diretti con commissioni ridotte o nulle. Quando puoi pagare tutte le tue fatture in modo digitale anziché con assegni e buste, ti avvicini di un passo all'essere senza carta.

5) Scan and Shred

Ora è il momento di iniziare a sviluppare nuove abitudini. Scansione, sminuzzamento o riciclaggio è quello che probabilmente farai di più. Preferisco di gran lunga scansionare usando un'app mobile, ma potresti anche usare uno scanner desktop o la funzione di scansione su una stampante multifunzione.

Crea una regola per te che vada in questo modo: quando avrò un nuovo pezzo di carta che devo digitalizzare, userò il mio telefono per scansionarlo immediatamente e poi metterò la carta nella pila per il riciclaggio o la distruzione. Meglio ancora, smaltiscilo direttamente nel trituratore. Perché aspettare?

Costringersi a seguire quell'abitudine può essere difficile. "Non ho il tempo di scansionare questo in questo momento", potresti dire. Pratica la tua nuova abitudine scansionando un documento o due dal tuo backlog, solo per provarlo. Quanto tempo ci vuole? Quale app hai usato? Potresti anche scoprire che la scansione dei documenti alla luce naturale procede in modo più fluido rispetto alla luce interna. Una volta che avrai un'idea di come farlo e di quanto tempo ci vorrà, potresti avere un tempo più facile da seguire.

6) Sviluppa altri flussi di lavoro

Scansione e distruzione sono un flusso di lavoro. Man mano che ti senti a tuo agio con il tuo stile di vita senza carta, scoprirai che hai bisogno di più flussi di lavoro per altre situazioni.

Ecco un esempio: quando acquisti un nuovo prodotto, puoi scattare foto del manuale dell'utente, ricevuta, garanzia e numero di serie o qualsiasi altra informazione pertinente. Carica quelle immagini sul tuo servizio di archiviazione e poi elimina le carte estranee.

Un altro flusso di lavoro che potresti creare è quello di salvare una pila di documenti che ritieni di dover distruggere ma non sei sicuro in questo momento, e poi passarli attraverso un giorno dedicato. Scegli un orario e una data, ogni sabato o la prima domenica del mese, e usa quell'ora per cancellare il tuo stack.

A volte potresti voler scansionare documenti mantenendo anche gli originali, nel caso di certificati assicurativi, documenti del proprietario di casa e così via. Digitalizzandoli, crei una copia di backup e ti assicuri di avere accesso alle informazioni in essi contenute, anche se non riesci a mettere le mani sull'originale.

7) Non pensarci troppo

Ci sono alcuni documenti che ti chiederanno se conservare gli originali o digitalizzarli e distruggerli. Quando stai affrontando una chiamata difficile, non pensarci troppo. Essere senza carta dovrebbe rendere la tua vita più semplice e facile, non più stressante. Riporre l'originale in una cartella, un raccoglitore per fisarmonica o un classificatore. Nessuno verrà a prendere la tua carta Paperless Club se appendi qualche carta.

Le cartelle cliniche sono complicate, in quanto è necessario digitalizzarle e archiviarle elettronicamente solo se si dispone di un sistema conforme a HIPAA. Potresti decidere di inserirli semplicemente in una cartella o in un raccoglitore di fisarmoniche e passarci al setaccio una volta all'anno per tutto ciò che è pronto per essere lanciato.

Detto questo, non aggrapparti o preoccuparti di digitalizzare documenti che non hanno scopo. Se sei il tipo di persona che si blocca diligentemente sulla carta credendo di fare la cosa responsabile, può essere spaventoso distruggere e riciclare qualsiasi cosa . Ma avrai mai bisogno di quella ricevuta per un sandwich o una spiegazione delle dichiarazioni sui benefici di due anni fa? Distruggili e lascialo andare.