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Quando si tratta di strumenti di flusso di lavoro e produttività, Asana fa esplodere altre piattaforme di collaborazione. I flussi di lavoro sono ciò per cui Asana è stata creata, e la sua padronanza di questi ha dato un cenno alla scelta dei redattori insieme a PCMag per usarlo internamente come il nostro strumento di flusso di lavoro preferito. Ogni elemento di funzionalità e design si nutre dell'obiettivo finale di integrare e organizzare tutti gli aspetti di un progetto o ogni attività sulla piastra di un utente in un'esperienza completamente trasparente.
Mi sono seduto con il nostro maestro Asana interno, il cui tutelaggio ha rivelato i trucchi e le tecniche nascoste per maneggiare lo strumento di gestione del flusso di lavoro con un potere quasi illimitato. Con grande riluttanza, accettò di allontanare dalla sua intricata rete di compiti, compiti secondari e calendario di progetti di vasta portata per condividere alcune pepite di saggezza del flusso di lavoro. Il maestro Asana ha scelto di mantenere la sua identità avvolta nell'ombra, chiedendo ai fini di questo articolo che PCMag si riferisca a lui semplicemente come Sheev.
1. Abbraccia il potere dell'indicizzazione incrociata
L'indicizzazione incrociata è la differenza tra l'utilizzo di Asana e la padronanza di Asana. Sheev l'ha descritta come la caratteristica più preziosa della piattaforma: la capacità di indicizzare in modo incrociato singole attività in più progetti durante l'utilizzo di tale attività per visualizzare le informazioni in modo diverso per ciascun utente o team a seconda di dove è indicizzato. L'indicizzazione incrociata non duplica neanche un'attività, quindi utilizzarla significa una singola attività indicizzata in modo incrociato 10 volte in progetti diversi anziché 10 attività identiche in luoghi diversi. Per indicizzare in modo incrociato un'attività, passa il mouse sopra il nome dell'attività e verrà visualizzato un pulsante più. Fare clic e digitare il nome del progetto.
A livello di manager, gli amministratori possono quindi visualizzare un progetto di alto livello contenente un elenco di attività e attività secondarie interconnesse che si traspirano in base al design del flusso di lavoro. Una volta che un'attività ha proceduto come previsto in un progetto completato, è possibile visualizzare come potrebbe svolgersi la stessa attività tra diversi team per ottenere un senso di produttività (e decidere se tale attività potrebbe essere completata più rapidamente se riassegnata a un membro del team o un progetto condiviso diverso).
Puoi anche eseguire l'indicizzazione incrociata delle attività secondarie: apri la sottoattività, fai clic sul pulsante di overflow nella parte in alto a sinistra e seleziona Aggiungi al progetto. La sottoattività verrà visualizzata nel progetto o nei progetti specificati, ma manterrà comunque il suo posto all'interno dell'attività principale. Asana ti consente di creare numeri e livelli infiniti di attività e attività secondarie rimanendo comunque connessi al design del flusso di lavoro complessivo. Come ha spiegato Sheev, pensare all'indicizzazione incrociata in termini di attività padre che si dirama verso l'esterno crea un disegno in cui l'indicizzazione incrociata di un'attività a progetti e team diversi dà a quel flusso di lavoro una vita propria all'interno dell'azienda.
2. Squadre e notifiche
La prossima boccata di saggezza di Asana riguarda l'organizzazione del team. Ha spiegato come gli utenti possono sfruttare le conversazioni di gruppo e configurare le notifiche per creare una cultura organizzativa attorno ai flussi di lavoro. Nella scheda Conversazioni di gruppo sulla dashboard di Asana, Sheev afferma che, mentre la chat di base basata sulla menzione @ funziona in modo simile a Slack (anche una scelta dei redattori per la collaborazione), Asana ti consente di inviare annunci a livello di team che fungono da thread- notifiche basate. Le conversazioni non sono associate alle attività ma puoi @mention utenti o fare riferimento alle attività in esse, che vengono quindi visualizzate come collegamenti ipertestuali. I messaggi Asana sono limitati dal team e quindi non sono adatti per il brainstorming specifico del progetto come le funzionalità del team che troverai in una piattaforma come Basecamp. Tuttavia, le autorizzazioni basate su team assicurano che le notifiche con informazioni su attività specifiche vengano indirizzate solo agli utenti interessati.
Le notifiche del team si basano su chi sta seguendo un determinato thread, regolando quante informazioni arrivano. Per gli amministratori, controllano anche la visibilità che offri agli altri membri del team su compiti diversi. I messaggi Asana riguardano esclusivamente le conversazioni mentre le notifiche riguardano attività e progetti, ma ora entrambi appaiono nella nuova Posta in arrivo Asana. Le autorizzazioni per attività e progetti possono essere impostate come private per te, private per uno specifico team o gruppo di utenti all'interno di un team o pubbliche per un team o un'area di lavoro organizzativa più ampia.
3. Tratta la ricerca avanzata come segnalibro
Come per Slack, tutti i dati Asana archiviati sono ricercabili. La barra di ricerca di Asana riporta utili suggerimenti predefiniti, tra cui ricerche di attività che hai assegnato e attività o conversazioni che hai creato o che stai seguendo. Ma il vero potere si trova nei suoi campi di ricerca avanzata. Un utente Asana può restringere una ricerca per parole chiave particolari, il membro del team a cui è stata assegnata un'attività o una conversazione, a quali progetti o sezioni dell'organizzazione appartiene l'attività o persino chi potrebbe seguirla. Puoi anche cercare per data di scadenza o se l'attività è completa o incompleta o restringere la ricerca agli allegati se stai cercando un determinato file. Esiste un elenco a discesa ancora più lungo di parametri di ricerca tra cui attività secondarie, tag specifici o una ricerca su più progetti.
Sheev spiega le capacità di ricerca di Asana come una sorta di ricerca in scatola per manager. Qualsiasi ricerca può essere rapidamente salvata e apparirà nella navigazione a sinistra del gestore sotto le ricerche (come segnalibro facilmente accessibile per accedere alle informazioni su attività, team, progetti o file di cui sanno di aver bisogno ancora e ancora). I risultati della tua ricerca appariranno nella finestra centrale. Fai clic sulla stella a sinistra del titolo della pagina e verrà salvata nella barra di ricerca di sinistra. Invece di cercare i loro sentimenti per ricordare quegli stessi esatti parametri la prossima volta che hanno bisogno di quegli esatti dati di progetto, le informazioni sono proprio nella loro dashboard.
4. Progetti non assegnati = Strumenti di organizzazione mentale
Le attività possono essere assegnate in Asana ma i progetti non possono, sebbene tu possa limitare chi vede i progetti. Prima di condividerlo, nessuno può vedere quel progetto tranne te. Oltre a utilizzare la vista del calendario di Asana per includere le date di scadenza di attività e progetti, Sheev suggerisce di lasciare le attività non assegnate in un progetto privato come strumento di organizzazione mentale. Puoi scrivere la tua lista dei desideri di tutte le attività imminenti su cui vuoi lavorare per il prossimo anno, ad esempio, e incrociare tali attività una per una nei progetti pubblici man mano che si presentano in tempo reale. È un modo per organizzare tutti i tuoi compiti e condividerli con gli altri team e dipartimenti come desideri, tenendo traccia di tutto ciò su cui stai lavorando. In questo modo, puoi controllare quando un utente, ad esempio il tuo manager, viene a conoscenza di un determinato compito che stai svolgendo anziché sovraccaricare quella persona con un diluvio della tua prossima attività.
5. Tenere a portata di mano un progetto "Switching Station"
La condivisione tra team in Asana può essere difficile, quindi Sheev consiglia di utilizzare un progetto pubblicamente visibile come elenco di attività intersettoriali per mantenere aggiornato l'intero spazio di lavoro su ciò su cui stanno lavorando diversi team. Dato che le designazioni di Asana possono diventare un po 'complicate, questo significa un progetto pubblico all'interno di un team di cui tutti sono membri. Con il progredire dei progetti, gli amministratori possono assegnare diverse attività nell'elenco a vari reparti o utenti. In questo modo, tutti sanno di cosa sono responsabili e di quali team condividono il carico di lavoro per una determinata attività.
6. Modelli, backup e onboarding
Una delle più recenti funzionalità di Asana è la capacità di clonare le attività tra i team assegnando copie. Semplicemente facendo clic a destra di un'attività e scegliendo Assegna copia, gli utenti Asana possono essenzialmente creare un modello da quell'attività senza usare il comando duplicato. Dopo aver assegnato una copia ad altri membri del team, verrai automaticamente aggiunto come follower anche su quell'attività, il che è un modo naturale per mantenere i manager nel ciclo. Fai clic sul campo Assegna, quindi fai clic sull'icona della persona nella casella a destra. Successivamente, inserisci più nomi e l'attività verrà copiata e assegnata a più persone.
L'utilizzo del comando duplicato stesso è tuttavia un buon modo per eseguire il backup dei dati del progetto. Asana include un registro delle modifiche di base nella parte inferiore di un'attività o di un progetto ma, per un flusso di lavoro che più membri o team stanno modificando, è una buona idea utilizzare la funzione di clonazione per creare un modello in un progetto nascosto nel caso in cui qualcosa di critico venga eliminato o sovrascritto. Ogni pagina in Asana ha anche un URL personalizzato, quindi è facile prendere quel modello bloccato e condividerlo se necessario. Per duplicare manualmente un'attività, fai clic sul pulsante Overflow nell'angolo più a sinistra di un'attività, quindi fai clic su Duplica. È possibile selezionare i campi che si desidera duplicare nel processo.
I modelli sono anche un buon strumento per l'onboarding. La creazione di una serie ordinata di modelli può aiutare un nuovo dipendente a capire come utilizzare la piattaforma e cosa comporta il carico del proprio progetto navigando attraverso esattamente come appare il processo del flusso di lavoro del proprio team. In combinazione con il tour interattivo che Asana ha aggiunto nella sua ultima versione principale, un'attività clonata o un elenco di progetti agisce come una serie di punti elenco per accelerare i neofiti.
7. Cessione multipla
Il miglior trucco di Sheev per mantenere i progetti in movimento se le attività o i team sono bloccati è, ancora una volta, utilizzare l'indicizzazione incrociata. Ciò consente ai manager di suddividere un progetto in più parti, comprese le attività secondarie, e spostare le cose per mantenere un progetto ronzio, consentendo a più team di lavorare in parallelo senza essere vincolati a un progresso lineare.
Asana non accetta gentilmente qualcuno che cerca di assegnare un'attività a più utenti, basandosi sul pensiero che diminuisce la responsabilità diffondendo la responsabilità. Tuttavia, Sheev ha un trucco per aggirare questo. Quando si guarda un progetto che si desidera assegnare a più di un utente, è possibile autoassegnare le attività, quindi duplicarle con attività o attività secondarie aggiuntive assegnate a diversi membri del team. È una tecnica che Asana potrebbe considerare innaturale, ma può aiutare a far ripartire un progetto bloccato assegnando la forza lavoro in modo più efficiente.
