Video: Collaborazione Aziendale (Ottobre 2024)
Le aziende vogliono tutto in un unico posto. Tutte le applicazioni utilizzate dai dipendenti per comunicare tra loro e con i loro clienti, e ogni pezzo di software o servizio cloud su cui si basano i processi aziendali e l'infrastruttura organizzativa dell'azienda; vogliono uno strumento per dominarli tutti, o almeno una singola piattaforma da cui monitorarli e gestirli. C'è uno spostamento concordato tra gli strumenti di collaborazione online, in particolare verso la creazione di un'esperienza di comunicazione unificata (UC) per gli utenti. Un esempio lampante di questo tipo di flessibilità multiuso è LiquidPlanner.
LiquidPlanner è una piattaforma versatile per la produttività aziendale in base alla progettazione. A seconda dello strumento necessario in qualsiasi momento, LiquidPlanner può essere utilizzato per la gestione dei progetti, la collaborazione in tempo reale, la gestione dei documenti, la visualizzazione dei dati, la business intelligence (BI) o come spazio di lavoro virtuale per il brainstorming e le idee del workshop. Regolare e riaccendere l'esperienza dell'app in base alle tue esigenze del momento è come aprire ogni strumento su un coltello dell'esercito svizzero per trovare quello che ti serve. Di seguito sono riportati sei suggerimenti per aiutarti a trasformare LiquidPlanner in coltello, forbici, cacciavite, cavatappi o qualsiasi altro strumento di cui la tua azienda abbia bisogno per controllare l'attività successiva e completare un progetto.
Per trovare un dato specifico all'interno di un progetto (indicato anche come "piano" all'interno della piattaforma), utilizzare un filtro rapido. All'interno di Progetti, Fogli attività, Calendario e Cestino, inserisci un Filtro rapido o più termini di filtro nel campo di ricerca in cima alla scheda. Ciò restringerà i risultati in un elenco comprimibile di file e cartelle corrispondenti al filtro nella barra di navigazione a sinistra. I filtri possono cercare per nome, hashtag o stato, ovvero un elemento contrassegnato come attivo, in attesa, contrassegnato, fatto, ecc.
C'è anche un filtro Zoom, che consente agli utenti di selezionare qualsiasi cartella, pacchetto, progetto o attività e fare clic sull'icona di zoom sul lato destro per richiamare la suddivisione del progetto o dell'elemento e qualsiasi altro file pertinente. È possibile selezionare più elementi e, una volta evidenziati, fare clic sull'icona Zoom su qualsiasi elemento per visualizzare i risultati filtrati o tenere premuto il tasto Maiusc quando si fa clic sull'icona Zoom per applicare quello che viene chiamato un filtro Strict per visualizzare solo la struttura del progetto senza risultati associati. Il filtro di LiquidPlanner include anche una varietà di visualizzazioni, la creazione di filtri personalizzati e una serie di altre funzionalità dettagliate sul blog dell'azienda.
2. Dashboard fluidi
La dashboard di LiquidPlanner è un sandbox drag-and-drop di widget e visualizzazioni personalizzabili. Il filtro è un buon modo per eseguire il drill down solo delle informazioni necessarie. Ma il modo migliore per innescare l'esperienza utente (UX) per le attività che eseguirai su una base coerente è impostare i widget. Nella parte in alto a destra della dashboard, fai clic sul pulsante + Aggiungi widget per scegliere tra queste sette opzioni:
- Visualizzazione progetti: un grafico a barre orizzontale in tempo reale che funge da diagramma di Gantt per mostrare un piano di progetto e pianificare le barre per ciascun elemento (al fine di tenere traccia dei progressi in termini di fasi e pietre miliari).
- Grafici: tabella, ciambella o tendenza: questi widget di analisi offrono viste a colpo d'occhio del progetto in colonne in un intervallo di date specifico, suddivise ora per ora in un grafico a torta o in un grafico a linee nel tempo. Puoi configurare esattamente quali metriche inserisce ciascun widget grafico per un determinato progetto.
- Commenti: un feed filtrato di commenti per un determinato progetto o team; questo è particolarmente utile se stai configurando una dashboard specifica del progetto.
- Documenti: consente di accedere ai documenti pertinenti direttamente dalla dashboard, curata impostando un filtro per far apparire i file necessari, per visualizzare un'anteprima dell'immagine o avviare un download automatico quando si fa clic.
- Nota: uno spazio libero con funzionalità di modifica del testo per annotare qualsiasi informazione immediata di utilizzo per promemoria di progetti istantanei, cose da fare o appunti di riunioni.
- Immagine: un widget per un facile accesso a un repository di immagini, file PDF, schermate di progetti o qualsiasi altro file multimediale a cui è necessario accedere rapidamente a un progetto.
- Modulo di assunzione: fornisce ai membri del team su un progetto un widget per l'invio immediato del lavoro e delle richieste relative al progetto, direttamente dalla loro dashboard.
Le dashboard sono anche condivisibili, quindi se hai personalizzato una dashboard attorno a un progetto o a un caso d'uso specifico all'interno della tua azienda, tale dashboard può fungere da modello o da un report vivente da inviare ad altri all'interno o all'esterno dell'azienda. Per condividere con gli utenti all'interno di un'area di lavoro di LiquidPlanner, fare clic sul collegamento Condividi, selezionare Utenti e Aggiungi visualizzatore o Aggiungi editor in base alle autorizzazioni che si desidera concedere. Per i destinatari esterni, dopo aver fatto clic sul collegamento Condividi, selezionare l'opzione Condiviso con membri e ospiti, quindi fare clic su Aggiungi ospiti per inserire gli indirizzi e-mail delle persone che si desidera invitare per visualizzare la dashboard.
3. Il tempo è un bene
Uno degli strumenti più utili di LiquidPlanner per una varietà di situazioni sono le funzionalità di monitoraggio del tempo e gestione del tempo. Gli utenti possono attivare un timer mentre lavorano per registrare il tempo di lavoro necessario per completare attività o progetti. Tutti questi dati vengono inseriti nella scheda attività personale, che funge da combinazione tra uno strumento di organizzazione personale e un meccanismo delle risorse umane (risorse umane) che è possibile inviare ai manager per la revisione.
Il monitoraggio del tempo riguarda la suddivisione in segmenti della produttività e, nella scheda attività di LiquidPlanner, puoi vedere quanto tempo è stato necessario per completare la stessa attività ogni giorno o per una settimana. Puoi decidere se aggiungere tale attività alle schede attività successive facendo clic sul cerchio Aggiungi sul lato destro della voce, contrassegnare il punto in cui si è verificato un evento o la pietra miliare del progetto o raggruppare le attività aprendo il menu a discesa Raggruppamento in alto lato sinistro della scheda attività. Le attività possono essere raggruppate per tipo (ad esempio, imminente, fatto di recente, ecc.), Per cliente, progetto, livello di rischio o raggruppamento personalizzato. Le funzionalità di tracciamento del tempo dell'app sono lo strumento di produttività universale di LiquidPlanner per continuare a funzionare in background mentre vai in giro per la tua attività.
4. Meno email, più commenti
LiquidPlanner non ha un'app di chat integrata come altri strumenti di gestione del progetto e di collaborazione come Zoho Projects, ma si unisce alla crociata per estromettere la posta elettronica interna dal processo del flusso di lavoro confrontando funzionalità di commento piuttosto dinamiche su un progetto, attività nell'area di lavoro di un team stream o la tua scheda attività per comunicare con il tuo manager dopo l'invio.
Indirizzare i commenti a utenti specifici funziona allo stesso modo di Atlassian HipChat e Slack, dove è possibile @mentionare un membro del team. LiquidPlanner invierà quindi loro una notifica all'interno della piattaforma, nonché via e-mail per quegli utenti che non si sono ancora familiarizzati con le chat nell'app. È possibile accedere alla sezione Commenti tramite l'icona della chat in qualsiasi progetto o in cima al flusso di attività dell'area di lavoro. Puoi pubblicare un commento in testo semplice o aprire l'editor rich text per formattare il tuo commento e aggiungere collegamenti e contenuti multimediali.
5. Mucchio sui rapporti
La maggior parte degli strumenti di collaborazione non è troppo pesante per le funzionalità di reporting e analisi, ma LiquidPlanner ne include un arsenale legato ai dati di gestione del progetto per BI Insight. Accedendo al menu Nuovo rapporto dalla scheda Analytics nella dashboard di LiquidPlanner, è possibile ottenere una serie di opzioni di rapporto. Di seguito sono riportate le descrizioni di alcune delle più utili:
- Rapporti di roll-up di Analytics: mostra un saldo delle ore registrate rispetto alle ore rimanenti stimate, che ti consente di creare roll-up personalizzati su una determinata risorsa, cliente, progetto, attività o attività; questi sono suddivisi in colonne in un intervallo di date specifico con tutti i filtri che desideri aggiungere. Il report rappresenta graficamente l'avanzamento in un grafico a barre interattivo ed è scaricabile come file CSV o PDF.
- Rapporto sul carico di lavoro: suddivide per i manager il modo in cui le ore rimanenti su un progetto selezionato vengono distribuite tra i membri del team e quindi come il lavoro di ciascun membro del team viene distribuito in giorni di calendario specifici.
- Rapporto di base di Analytics: questo rapporto elimina l'ambiguità da un flusso di lavoro etichettando ogni attività e trasformandola in una metrica con una percentuale allegata. Il rapporto di base suddivide un'attività in quanto "sforzo" nelle ore rimanenti è necessario per completarla, le date di inizio e completamento pianificate e quando si prevede che un'attività raggiunga il 10%, il 50% e il 90% di completamento.
6. Pianificazione di un budget
LiquidPlanner non offre solo alle organizzazioni una piattaforma di collaborazione per completare i progetti; lega anche tutto quel tempo misurabile e lo sforzo alla linea di fondo. Di tutti gli strumenti nel coltello dell'esercito svizzero dell'app, forse nessuno è più importante per i dirigenti delle imprese rispetto al suo budget integrato per aiutarli a capire quanto tempo equivale a quanti soldi.
Dopo aver pianificato un progetto nel modo più dettagliato possibile utilizzando attività e attività secondarie, è possibile aggiungere un campo chiamato Valore contratto per impostare un valore monetario fisso associato a un progetto o cliente. È possibile accedere al campo facendo clic sul pannello Modifica per un progetto o un client e quindi scorrendo verso il basso fino a Valore contratto. Solo gli utenti con accesso a livello di manager o superiore hanno accesso al campo.
Dopo aver impostato il valore, un manager può quindi disporre i costi della manodopera utilizzando le schede tariffe di LiquidPlanner per le regole di fatturazione e pagamento, accessibili tramite le impostazioni nel menu utente. Nel menu Impostazioni, fai clic su Personalizzazione dati, quindi su Regole di fatturazione o Regole di pagamento per impostare le tariffe di pagamento o le tariffe di fatturazione per dipendenti o clienti, rispettivamente, per un determinato progetto o attività. È quindi possibile esportare il grafico Regole di fatturazione o di pagamento come scheda attività o scheda tariffe facendo clic sulla scheda Dashboard delle schede attività o, se si dispone di un accesso a livello di manager, inserire i dati di budget direttamente in un report di analisi.
