6 consigli segreti per libri freschi per smbs

In passato le piccole imprese e le nuove operazioni potevano incorrere in difficoltà nel trovare una piattaforma software adatta per le piccole imprese che non ha rotto la banca. Non più. Il panorama software odierno offre una serie di fantastiche soluzioni fornite attraverso il cloud e rivolte a tutti, dalle aziende più piccole alle piattaforme di contabilità aziendale. Anche in questo panorama di grandi fornitori, tuttavia, spiccano alcune piattaforme e, per le piccole imprese, una di queste è Freshbooks.

C'è molto da apprezzare su FreshBooks, dalle sue spese di prim'ordine e funzionalità di monitoraggio del tempo al suo profondo reporting finanziario e alla lunga lista di componenti aggiuntivi e integrazioni. Ma la piattaforma contiene anche molte funzioni e opzioni nascoste per migliorare sia l'esperienza aziendale che quella del cliente. Di seguito sono riportati sei suggerimenti e trucchi più utili per semplificare la fatturazione, migliorare l'assistenza ai clienti, elaborare i pagamenti e tenere traccia delle spese in modo da poter sfruttare al meglio l'investimento di FreshBooks nella tua azienda.

1. Pagamenti indolori

Per i proprietari individuali e i proprietari di piccole e medie imprese (PMI), in particolare nel settore dei servizi, impostare pagamenti online e integrarli con il software di fatturazione può essere uno sforzo strabiliante. Una cosa di cui molte PMI non sono a conoscenza è che FreshBooks offre un'esperienza di pagamento ridisegnata appositamente progettata per le PMI.

FreshBooks accetta pagamenti tramite carta di credito e gateway di pagamento online come PayPal e software POS (punto vendita), incluso Stripe. L'esperienza di pagamento FreshBooks consente alle aziende di accettare pagamenti con carta di credito e di pagare immediatamente le fatture ai clienti, di importare automaticamente le commissioni di transazione di pagamento come spese per risparmiare tempo e include la funzionalità di fatturazione automatica gratuita. Nella pagina Nuova fattura, seleziona la casella FreshBooks nella sezione Pagamento online che, se selezionata, consente agli utenti aziendali di visualizzare lo stato di un pagamento direttamente nella dashboard dell'account; offre inoltre ai clienti un'opzione Pay Now nelle e-mail di fatturazione che portano a una pagina di pagamento sicuro. Se la tua attività si basa su transazioni semplici senza una struttura di fatturazione complicata, seleziona la casella di pagamento FreshBooks e salta tutti i moduli di configurazione.

2. Ingrassaggio del COGS

Per le aziende basate sul servizio e i rivenditori online o i siti Web di e-commerce che registrano molte vendite di prodotti, non c'è probabilmente alcuna spesa contabile più critica da tenere traccia del costo dei beni venduti (COGS) o del valore contabile dei beni venduti durante un determinato periodo finanziario. Se è necessario contrassegnare una spesa o una categoria di profitti e perdite in FreshBooks come COGS, ciò può significare qualsiasi cosa, dalle commissioni sul conto commerciante e il marchio personalizzato acquistato per i clienti, alle forniture o ai servizi per un prodotto fisico e al costo della spedizione di un ordine.

Per combattere e registrare tutti questi COGS in movimento in FreshBooks, vai alla sezione Profitti e perdite delle tue spese e modifica le categorie di spesa per scegliere quale tipo di spesa COGS è un determinato addebito. Le opzioni includono pubblicità, appaltatori, benefici per i dipendenti, spese di ufficio e affrancatura, servizi professionali, viaggi e numerose altre categorie. Al di sotto di queste categorie principali è anche possibile creare e controllare le sottocategorie delle spese COGS. Anche l'aggiunta di una categoria di spesa è semplice; fai semplicemente clic su Modifica nell'elenco delle spese, apri il menu a discesa Categoria e assegna un nome a una nuova categoria o sottocategoria in una lingua fiscale.

3. Sblocca Helpdesk e Project Management

Una piattaforma di contabilità cloud non è più solo una piattaforma di contabilità cloud. Per tutto ciò che FreshBooks può fare con fatturazione, monitoraggio delle spese, rendicontazione finanziaria, tasse e altro, include anche una sottile funzionalità per creare e realizzare articoli, progetti e attività, nonché un sistema di supporto clienti integrato. Un trucco utile per organizzare le cose e semplificare le stime e la fatturazione è la designazione di articoli a prezzo in FreshBooks. Questo tipo di funzionalità di gestione del progetto semplifica i flussi di lavoro di fatturazione creando articoli e attività da inserire direttamente in una fattura o report a un valore fisso.

Per iniziare a sfruttare l'help desk integrato di FreshBooks, basta andare su Impostazioni e Autorizzazioni e abilitare le impostazioni Gestione client e Amministrazione ticket. Ciò consente agli utenti aziendali di gestire i biglietti direttamente in FreshBooks e di gestire le richieste e i problemi dei clienti non appena si presentano all'interno dell'applicazione, senza dover interfacciarsi con una piattaforma di help desk separata.

4. Come mantenere tutto sincronizzato

Gli errori di sincronizzazione sono la rovina dell'esistenza di molti utenti di FreshBooks. Soprattutto se si collega FreshBooks ad altre applicazioni, i problemi di sincronizzazione possono spesso comportare la duplicazione dei dati o la perdita di file e contatti, soprattutto quando si è coinvolti nella contabilità. FreshBooks dispone di eccellenti funzionalità di monitoraggio del tempo e fatturazione ma, se si utilizza un'altra applicazione per la contabilità o per l'interfacciamento diretto con siti Web di e-commerce come Amazon o eBay, le modifiche in un'app non sempre passano a un'altra.

Sebbene non ci sia nulla che tu possa fare in FreshBooks per prevenire un problema di sincronizzazione in un'altra applicazione, il modo più semplice e completo per coprire le tue basi è quello di creare rapporti di entrate e crediti in ciascuna app. Il riferimento incrociato di questi totali, insieme alla creazione di un elenco di controllo mensile delle aree da sottoporre a te stesso e ai tuoi clienti, ti fornirà un modo semplice per assicurarti che i totali corrispondano e creino una ridondanza in caso di errore di sincronizzazione, sia esso mancante o fattura non corretta o un articolo di pagamento che non si somma.

5. Personalizza, personalizza, personalizza

FreshBooks include moltissime opzioni integrate di personalizzazione, formattazione e template che molte aziende non sfruttano appieno. Prenditi il ​​tempo per migliorare e personalizzare l'esperienza del cliente. In Opzioni di installazione, fai clic sulla pagina Colori e loghi per modificare il colore del menu in base alla combinazione di colori della tua azienda e caricare il logo della tua azienda. Il cliente dovrebbe avere la sensazione di accedere al sito Web di contabilità online della tua azienda, non di FreshBooks.

In Modelli, è possibile scegliere l'aspetto delle fatture e personalizzare il titolo della fattura, le stime e le intestazioni di credito con l'opzione per mostrare uno stub di pagamenti per quei clienti che stampano le loro fatture. Puoi anche personalizzare le e-mail che un cliente riceve quando viene inviata una fattura, quindi prenditi il ​​tempo necessario per creare un oggetto e un corpo e-mail personalizzati per il cliente.

Infine, nella pagina Impostazioni varie, puoi abilitare i collegamenti diretti alle fatture via email, decidere quante righe desideri visualizzare nella fattura, deselezionare l'opzione FreshBooks Branding per eliminare i loro loghi e combinazioni di colori a favore del tuo, e aggiungi altre campane e fischietti come testo sotto il tuo logo e pop-up messaggi di benvenuto per quando i clienti visualizzano la loro pagina. FreshBooks offre un'esperienza cliente visivamente più avvincente rispetto alla maggior parte delle altre piattaforme di contabilità online, quindi non sprecare la quota di abbonamento mensile solo grattando la superficie di ciò che può fare.

6. Chiedi a FreshBooks di raggiungere i deadbeat

Ogni azienda ha la sua quota di clienti che non pagano mai le loro fatture in tempo - o forse addirittura affatto. Questo è un problema per qualsiasi organizzazione, ma soprattutto per le piccole imprese e le start-up che non solo hanno bisogno dei loro soldi in tempo, potrebbero anche mancare i fondi extra per assumere agenzie di credito per inseguire questi deadbeat. Fortunatamente, se ti trovi in ​​questa situazione, FreshBook ti copre. Basta fare clic sulla sezione del modello e-mail e troverai diversi modelli utili che è possibile personalizzare, tra cui un'e-mail di pagamento in ritardo che può essere automaticamente avviata se il cliente è in ritardo o in un altro programma che è possibile impostare da soli.