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George Weiner vorrebbe sapere un anno fa cosa fa oggi nella scelta della tecnologia delle risorse umane (HR). Invece, il fondatore e CEO di Whole Whale, un'agenzia di marketing digitale per organizzazioni no profit, ha appreso nel modo più duro che l'opzione più economica per la gestione dei dati dei dipendenti non è sempre la migliore, anche quando è un marchio di marca.
I problemi di Weiner sono iniziati quando si è registrato con un noto fornitore di buste paga nazionale basato su cloud (che ha rifiutato di nominare nel registro). L'interfaccia utente (UI) era datata, il sistema si sentiva messo insieme e nell'arco di nove mesi aveva tre diversi account manager. Weiner sostiene che gli errori del fornitore lo hanno portato a perdere alcuni mesi di indennità per i lavoratori legalmente richiesti, con conseguente multa di $ 500. Le errate comunicazioni tra il fornitore e un partner di terze parti utilizzato per elaborare i contributi del conto di previdenza 401 (k) hanno portato a ulteriori errori.
Dopo meno di un anno, Weiner ha salvato e trasferito la sua agenzia in una più piccola società di gestione stipendi per start-up che afferma abbia un'interfaccia utente, un'usabilità e un servizio clienti migliori. Il suo consiglio per le altre piccole imprese che acquistano tecnologia delle risorse umane: "Non acquistare a prezzi perché ottieni ciò per cui paghi".
Il prezzo è solo uno dei molteplici fattori da considerare se si sta eseguendo l'upgrade da una vecchia tecnologia delle risorse umane o si sta cercando di passare dai fogli di calcolo ai servizi basati su cloud per la prima volta. Se ho imparato qualcosa dal mio tempo rivedendo la tecnologia delle risorse umane per PCMag.com e intervistando venditori e imprenditori come Weiner per questa colonna, è che un acquirente intelligente è un acquirente informato. Se stai esaminando i sistemi di tracciamento dei candidati (ATS) o il software di gestione delle prestazioni (PM) o di gestione delle risorse umane, chiedi i seguenti sei elementi critici quando controlli i potenziali partner tecnologici:
1. Prezzo
Il prezzo potrebbe non essere tutto, ma è importante e i fornitori adottano approcci diversi ai prezzi che offrono. Molti addebitano una tariffa fissa per utente al mese, ma i fornitori non classificano sempre gli utenti allo stesso modo; alcuni fornitori addebitano costi basati sul numero totale di dipendenti di un'azienda, mentre altri addebitano solo i dipendenti che saranno coperti dal sistema. Altri fornitori addebitano solo il personale delle risorse umane che utilizzerà il sistema (questo è più comune nell'ATS o nel software di reclutamento).
Quando acquisti, chiedi degli sconti sul volume; alcuni fornitori forniscono una tariffa aziendale per i clienti con più di un numero specifico di dipendenti o utenti. Molti offrono funzionalità e prezzi su più livelli, così puoi iniziare in piccolo e aggiungere funzioni quando ne hai bisogno o quando ti senti a tuo agio con la piattaforma.
2. Demo e account di prova
Non compreresti le scarpe senza provarle e una piattaforma di gestione ATS o HR può costare molto di più di un nuovo paio di Nikes. Le demo sono utili per avere un'idea di ciò che un programma può offrire (ma entrambi sappiamo che sono essenzialmente punti di vendita e non riflettono sempre la realtà dell'uso del software.)
Una parte salutare della tecnologia delle risorse umane basata su cloud per le piccole e medie imprese (PMI) offre una sorta di prova gratuita a tempo limitato. Molti ti consentono di convertire un account di prova in uno a pagamento in modo da poter salvare tutti i dati inseriti durante il periodo di prova. Fornitori come Deputy e Humanity hanno account sandbox progettati per tipi specifici di aziende o settori, quindi puoi vedere come le aziende come la tua potrebbero utilizzare le loro piattaforme.
3. Aggiornamenti
Potresti non comprare una nuova auto se sapessi che il costruttore stava pianificando una riprogettazione frontale di quel modello l'anno successivo. Allo stesso modo, potresti non iscriverti a una piattaforma software se sapessi che lo sviluppatore stava per intraprendere una revisione importante. È abbastanza difficile far accelerare un team di risorse umane e i dipendenti su una nuova piattaforma, figuriamoci dover ricominciare tutto da capo per una nuova interfaccia utente poco tempo dopo.
Utilizza il tuo processo di verifica per scoprire se un fornitore ha un'interfaccia utente o altre modifiche nelle opere, in modo da poter utilizzare tali informazioni nel processo decisionale. Anche se uno sviluppatore non ha pianificato grandi cambiamenti, scopri con quale frequenza effettua aggiornamenti della piattaforma (ogni giorno, ogni due settimane, di più?) In modo da poter utilizzare le informazioni per decidere se questo è troppo spesso, o non abbastanza spesso, per i tuoi affari.
4. File dei dipendenti
A meno che tu non sia una start-up, probabilmente hai dati personali memorizzati da qualche parte, anche se sono solo in Microsoft Excel o Google Drive. Nella maggior parte dei casi, caricare i dati sulla piattaforma di un nuovo fornitore sarà più semplice e veloce rispetto alla ricodifica dei dati dei dipendenti o al fatto che i dipendenti accedano e compilino i profili stessi (a meno che i dati esistenti non siano piuttosto sporchi).
Molte piattaforme HR per le piccole aziende che ho recensito hanno funzioni integrate per l'importazione di dati da Microsoft Excel e altri formati che non costano nulla in più da utilizzare. È un po 'più complicato per le medie e le grandi aziende; se hai centinaia o migliaia di dipendenti, potresti finire per pagare una commissione affinché un fornitore carichi i dati dei dipendenti esistenti per te. A volte tali informazioni compaiono sulla pagina dei prezzi del sito Web di un fornitore e altre no, quindi assicurati di chiedere.
5. App mobili
La pianificazione dei dipendenti e il software di pianificazione dei turni che ho recentemente esaminato hanno portato alla luce l'importanza delle app mobili per le aziende e i loro dipendenti, inclusi i lavoratori orari. Quando si tratta di app mobili, tuttavia, i fornitori di tecnologia delle risorse umane sono ovunque. Molte offrono app per dispositivi Android e iOS, ma non tutte le app coprono tutte le funzioni delle piattaforme basate sul web dei fornitori. Alcuni fornitori scelgono di rendere i loro siti Web sensibili ai dispositivi mobili anziché creare app separate. Se uno è migliore dell'altro dipende dalla tua azienda, dal tipo di dipendenti che hai e da come lavorano queste persone.
La stragrande maggioranza delle app per la tecnologia delle risorse umane sono componenti aggiuntivi gratuiti che i clienti ottengono quando si iscrivono, ma non sempre. Almeno un fornitore di tecnologia delle risorse umane che ho esaminato nella mia pianificazione e nei turni di arrotondamento della pianificazione dei turni extra per le app, supponendo che la maggior parte dei dipendenti dei suoi clienti preferirebbe accedere attraverso un sito Web ottimizzato per i dispositivi mobili.
6. Supporto
I fornitori di tecnologia HR basata su cloud per le piccole imprese fanno del loro meglio per fornire supporto gratuito attraverso tutorial video, webinar, FAQ, forum di utenti, post di blog e altro materiale online. È nel loro interesse offrire supporto self-service perché costa meno del personale dell'assistenza live di chat e telefono o dell'assegnazione di account manager a clienti specifici.
Impara a scegliere il tipo di supporto che desideri e se ti sentirai a tuo agio a capire le cose da solo. Se preferisci parlare con qualcuno quando ne hai bisogno, questo potrebbe essere il fattore decisivo tra andare con un fornitore che fornisce ciò di cui hai bisogno e uno che non lo fa. Inoltre, scopri quale supporto, onboarding e formazione sono coperti dal canone di abbonamento della piattaforma e per cosa dovresti pagare un extra.
A seconda della tua attività, potresti avere altri fattori da considerare. La piattaforma copre valute e festività non statunitensi? È disponibile in lingue diverse dall'inglese? Ha un'interfaccia di programmazione delle applicazioni (API) aperta che semplifica l'integrazione con altre tecnologie HR che stai già utilizzando? Quanto tempo e denaro un fornitore sta dedicando all'aggiunta di nuove funzionalità e quanto tempo e denaro per correggere i bug che si presentano?
"Metti insieme i criteri di ciò che stai cercando", ha detto Weiner. "Dai un calcio alle gomme sulla UX. Poni domande di base. Parla con l'account manager."
