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Di volta in volta, studi sulla produttività sul posto di lavoro dimostrano che le riunioni e le e-mail sono le più grandi perdite di tempo. Ma a volte le riunioni sono inevitabili (anche via email).
Tuttavia, puoi rendere le riunioni più veloci ed efficienti, soprattutto se sei un piccolo imprenditore o il capo di un dipartimento e hai influenza. Mettere in atto alcune buone pratiche può fare molto. Ottenere gli strumenti giusti per mantenere le persone in attività e andare avanti in modo produttivo aiuta anche nel lungo e nel breve termine.
Ecco alcuni consigli:
Scarabocchio
Pianificare una riunione è spesso il primo punto dolente, ma con Doodle.com non deve esserlo. Doodle è un sito Web freemium e un'app mobile che ti consente di impostare un sondaggio con possibili orari e date delle riunioni. Inviti i partecipanti alla riunione a visitare un URL e selezionare semplicemente gli orari e le date che funzionano meglio per loro. Doodle isola automaticamente l'opzione migliore, in base all'input di tutti. È semplice, rapido e non crea thread e-mail infiniti per fissare una data e un'ora per incontrarsi.
App per prendere appunti
Quando si tratta di prendere appunti durante una riunione, è davvero necessaria un'app dedicata per prendere appunti. Le migliori app per prendere appunti, come Evernote e Microsoft OneNote, sincronizzano le note su tutti i tuoi dispositivi, quindi se prendi appunti su un iPad durante una riunione, ad esempio, appaiono automaticamente sul tuo laptop da ufficio prima ancora di arrivare alla tua scrivania.
Sia Evernote che Microsoft OneNote supportano note di testo, registrazioni audio e memo e immagini, in modo da poter scattare una foto di una lavagna o una diapositiva da una presentazione e aggiungerla automaticamente alle note.
Google Documenti e Fogli Google
Durante le riunioni di collaborazione, adoro usare Google Documenti e Fogli, perché tutti i partecipanti alla riunione, siano essi fisicamente presenti o effettuano una chiamata per telefono o una chiamata in conferenza Web, possono accedere allo stesso documento e modificarlo contemporaneamente. Google Documenti per l'elaborazione di testi e Fogli per fogli di calcolo supportano anche i commenti, nel caso in cui non desideri che più persone effettuino modifiche in linea. È uno dei migliori servizi per collaborare ai file in tempo reale e sicuramente molto meglio che rimandare una persona alla propria scrivania in seguito per modificare un documento basato sull'input orale di tutti. Questo metodo è soggetto a errori!
Talkboard (per iPad)
Simile a Google Documenti, ma più visivo, è Talkboard di Citrix. Pensa a Talkboard come a una lavagna virtuale, in cui molte persone possono disegnare contemporaneamente sulla stessa superficie. Talkboard è particolarmente utile quando si esaminano concetti artistici, come la progettazione di un sito Web o un nuovo logo, perché tutti i partecipanti alla riunione possono unirsi allo stesso spazio della lavagna e disegnare o annotare l'immagine in discussione, in tempo reale.
La lunghezza conta
Un'ultima strategia per rendere le riunioni più efficienti è quella di mantenerle brevi. Gli inviti di Calendar per impostazione predefinita in genere suggeriscono riunioni in blocchi di 30 o 60 minuti, ma non c'è nulla che ti impedisca di programmarli per essere lunghi solo 8 minuti. Pensare a programmare un incontro molto breve potrebbe cambiare le aspettative delle persone e forse accendere un fuoco sotto di loro per mantenere concise le loro presentazioni e commenti.
