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Ora che hai acquistato un sistema di gestione delle risorse IT, è il momento di iniziare il lavoro pesante. Tenere traccia dei biglietti di dispositivi, licenze, infrastrutture e help desk non è solo un processo plug-and-play. Dovrai creare un sistema che registri e automatizzi solo gli articoli più importanti per la tua attività. Certo, puoi diventare gangbuster e lasciare che il tuo fornitore determini ciò di cui hai bisogno, oppure puoi concentrarti solo sulle tue risorse più essenziali.
, Esaminerò alcune importanti funzioni di gestione patrimoniale a cui dovrai prestare attenzione. Ogni azienda è unica, quindi se qualcosa non ti riguarda, passa all'elemento successivo. Ricorda, ti consigliamo di essere molto attento quando inizi la procedura di configurazione, perché entrare e apportare modifiche al tuo software può essere complicato più a lungo lo usi.
1. Calcola l'ammortamento delle attività
Fornitori come ManageEngine ti consentono di tenere traccia di quanto tempo un dispositivo o componente sarà prezioso per l'uso o per la rivendita. Man mano che assegni sempre più dispositivi ai tuoi dipendenti, capire per quanto tempo i telefoni, i tablet e i laptop saranno operativi è fondamentale per assicurarti di non acquistare nuovi dispositivi troppo presto o di trattenerli molto tempo dopo che sono stati raggruppati.
Non tutti i fornitori offrono un calcolatore di deprezzamento delle attività, quindi assicurati di scegliere quali sono le tue opzioni. Sono disponibili soluzioni di ammortamento indipendenti che puoi probabilmente integrare con il tuo strumento di gestione patrimoniale, quindi assicurati di esaminare questa funzionalità il prima possibile.
2. La geolocalizzazione è un must
Questo probabilmente suona come un gioco da ragazzi, vista l'ubiquità dell'opzione "Trova il mio" sui dispositivi personali. Tuttavia, sette delle 10 migliori soluzioni di gestione patrimoniale della nostra raccolta non offrono servizi di geolocalizzazione. Quindi, fondamentalmente, se implementate le loro soluzioni, dovrete rintracciare i dispositivi persi utilizzando annunci e telefoni rotanti classificati.
Anche i nostri strumenti per la scelta dei redattori come ManageEngine e MMSoft Pulseway non offrono questa funzionalità, quindi non si tratta semplicemente di trovare la soluzione "migliore" e fare un acquisto. Se sei abbastanza fortunato da avere uno strumento di gestione patrimoniale che offre servizi di geolocalizzazione, usalo il più possibile. Questi strumenti indicano dove si trovano i dispositivi, a chi sono assegnati, come sono configurati e quale software è disponibile sul dispositivo. Puoi anche utilizzare la geolocalizzazione per indirizzare i lavoratori mobili verso l'ufficio più vicino, trovare dispositivi che eseguono programmi specifici o aggiornare dispositivi che eseguono software o componenti obsoleti.
3. Abilitare il controllo remoto
Questa è un'altra caratteristica che dovrebbe essere incorporata in tutti i migliori software. Sfortunatamente, tre dei migliori strumenti sul mercato non offrono questa funzionalità come set di funzionalità integrate. La cosa frustrante è che il controllo remoto è un must per qualsiasi reparto IT, sia che si utilizzi o meno un software di gestione delle risorse. È quasi un peccato che gli strumenti di gestione patrimoniale non offrano questo servizio immediatamente.
Il telecomando fa esattamente quello che pensi che faccia. Offre ai reparti IT la possibilità di collegarsi a dispositivi da posizioni distanti. Se il tuo responsabile marketing (CMO) è in vacanza alle Hawaii e non può accedere alla VPN della tua azienda, l'IT può assumere il controllo del suo desktop per indagare sul problema. Il tuo fornitore probabilmente offre questo particolare servizio o può indicarti la direzione di un'integrazione che funziona bene con il tuo strumento di gestione patrimoniale. Telefonate e impostatelo al più presto.
4. Integrare Active Directory
La maggior parte, ma non tutti, degli strumenti che abbiamo esaminato supportano Microsoft Active Directory. Esistono altre directory di rete disponibili da aziende come IBM e Novell, ma Active Directory è di gran lunga la più utilizzata. Se la tua azienda non utilizza Active Directory, assicurati che il software scelto supporti il protocollo LDAP (Lightweight Directory Access Protocol), che è lo standard più diffuso utilizzato per collegare software e directory diversi.
Assicurarti che il tuo software di gestione patrimoniale supporti una directory significa che sarai in grado di archiviare informazioni su dispositivi, utenti, password, diritti di accesso e altro nella directory, e quindi ricollegare tutti quei dati allo strumento di gestione patrimoniale senza dover saltare avanti e indietro ogni volta che i dati devono essere modificati. Ad esempio: senza questa integrazione, se spari una mela marcia, dovrai limitare il loro accesso in entrambi gli strumenti per far sì che quel cambiamento si rifletta in entrambi i software. Ora, immagina cosa succede quando la tua azienda licenzia un intero dipartimento o chiude un'intera filiale.
Active Directory può anche aiutarti a collegare i dati della licenza software a dipartimenti e utenti specifici per garantire che la tua azienda rimanga conforme. Hai bisogno di limitare una licenza perché sei vicino al superamento dell'indennità? Apporta la modifica in Active Directory e si rifletterà nel tuo strumento di gestione delle risorse.
5. Essere sicuro
Solo uno dei nostri migliori sistemi di gestione patrimoniale, MMSoft, consente l'autenticazione a più fattori (MFA). L'uso di MFA significa che stai proteggendo il tuo sistema usando più di un singolo meccanismo, di solito una password. MFA funziona richiedendo due processi di autenticazione prima di concedere l'accesso, in genere una password in congiunzione con un token fisico come una speciale chiavetta USB o una scheda di sicurezza. Questo ulteriore livello di sicurezza consente di migliorare drasticamente la protezione fornita per i dispositivi, le applicazioni e l'ecosistema di licenze.
Per quanto riguarda le piattaforme di gestione patrimoniale, se la sicurezza è la tua principale preoccupazione, abbiamo esaminato solo una scelta autonoma per te. Tuttavia, è possibile aggiungere facilmente MFA al proprio sistema implementando un fornitore di servizi di autenticazione a più fattori per integrare la sicurezza aggiunta al sistema globale. Se si utilizza un sistema di gestione delle identità di rete come Microsoft Active Directory (menzionato sopra), probabilmente lo si utilizzerà per fornire l'accesso al software di gestione delle risorse insieme a tutte le altre risorse di rete. Aggiungendo MFA a livello di directory, non solo fornirai i suoi vantaggi alla suite di gestione patrimoniale ma anche a tutto il resto controllato dalla directory. Ciò avrà un costo aggiuntivo, ma fondamentalmente garantisce che solo i tuoi dipendenti avranno accesso alla tua soluzione di gestione patrimoniale.
