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Se hai il compito di trovare il miglior software per gestire i libri della tua azienda, ci sono molti fattori importanti che devi considerare. Innanzitutto, è fondamentale determinare se la tua azienda ha bisogno di un servizio di contabilità online per le piccole imprese o un software di classe aziendale che può adattarsi alle tue attività. Una volta presa questa decisione, sono disponibili numerose soluzioni eccezionali per darti esattamente ciò di cui hai bisogno per mantenere i tuoi account in perfetta forma.
Per quelli di voi che hanno solo bisogno di qualcosa di piccolo e agile, non si può sbagliare con QuickBooks e Freshbooks di Intuit. Entrambi i sistemi sono ideali per piccoli negozi di mamme e pop che non richiedono molta raffinatezza di back-end. Tuttavia, se hai deciso che la tua grande organizzazione ha bisogno di un po 'di potenza contabile, dovresti dare un'occhiata a Intacct.
Indipendentemente dalla tua scelta, ci sono cinque errori cruciali che dovresti evitare durante l'implementazione del tuo software di contabilità. Devi sapere quali sono, perché evitarli e come sfruttare al meglio il tuo nuovo sistema.
1. Non essere economico
Come ho detto sopra, le grandi aziende hanno bisogno di grandi sistemi. Sicuro, Intuit e Freshbooks offrono soluzioni convenienti e capaci che sono facili da implementare. Ma le aziende con un grande personale e operazioni multinazionali vorranno spendere un po 'più di moneta per un sistema in grado di ridimensionarsi e integrarsi con strumenti di altre linee di business. Ad esempio: i sistemi di classe enterprise possono gestire query anche all'interno dei sistemi di business intelligence (BI), gestione dei progetti e CRM (Customer Relationship Management) più espansivi.
Inoltre, il software di contabilità di livello aziendale ti consente di creare un sistema unico basato sulle esigenze specifiche della tua azienda. Offrono diverse opzioni per diversi verticali e possono essere personalizzati per adattarsi a diverse aree geografiche e valute. Ma se opti per un software più economico, rimarrai bloccato usando un sistema plug-and-play adatto a tutti.
2. (Probabilmente) Non acquistare in loco
Se ti aspetti che la tua attività cresca, non vuoi acquistare un sistema che fa affidamento sull'infrastruttura del tuo data center. Con i sistemi basati su cloud, finirai per pagare una piccola commissione per aumentare le esigenze di infrastruttura del tuo fornitore, ma questo è nulla rispetto a quello che pagherai se devi aggiornare il tuo ecosistema interno.
Aumentare la scala del software di contabilità locale richiederà di pagare di più per le spese di licenza e manutenzione. Dovrai anche aggiornare continuamente il tuo hardware a server più capaci ed espansivi per gestire i requisiti di dati aggiuntivi e questo significa maggiori costi energetici e più software per monitorare le prestazioni della tua rete. Come accennato in precedenza, le soluzioni basate su cloud richiederanno comunque di pagare un po 'di più man mano che crescono le esigenze, ma i costi non saranno così drammatici come con un sistema locale. Ora, se puoi permetterti di eseguire l'upgrade su tutta la linea, o semplicemente sentirti più a tuo agio nel contenere i tuoi dati nel tuo data center, ignora tutto in questa sottosezione.
3. Non ignorare il database
Indipendentemente dal fatto che si scelga un software locale o esterno, è necessario essere consapevoli del database utilizzato per archiviare tutte le informazioni. Se si opta per un singolo utente o un sistema standardizzato, probabilmente si farà affidamento sul database del fornitore per ospitare tutti i dati. Alcuni fornitori limitano la quantità di dati che è possibile archiviare sui propri sistemi, pertanto è necessario cambiare software se la propria azienda si espande notevolmente.
Fortunatamente, la maggior parte delle soluzioni di classe enterprise è in grado di gestire una varietà di database, quindi è importante determinare se il database e il sistema possono funzionare bene tra loro per massimizzare le prestazioni del back-end. SQL Server di Microsoft è una scelta capace e standard che molti di voi potrebbero già utilizzare. MYSQL è un'altra scelta popolare. La maggior parte dei sistemi di contabilità si mescolano abbastanza bene con entrambi i database. Collabora con il tuo reparto IT e il team di contabilità per determinare quale sistema è la scelta migliore per la sincronizzazione con i tuoi dati, soprattutto se la tua azienda utilizza un linguaggio di programmazione di database unico o di nicchia.
4. Non dimenticare di includere le risorse umane
Il tuo software di gestione delle risorse umane (HR), come il nostro Editors 'Choice BambooHR, interagirà con il tuo software di contabilità più della maggior parte degli altri sistemi che adotti. Non riuscire a garantire una perfetta integrazione tra entrambi gli strumenti ti garantirà quasi la necessità di cambiare l'uno o l'altro in breve tempo.
La combinazione di questi due sistemi ti offre una visione d'insieme di come i tuoi dipendenti hanno un impatto sui profitti. Sarai in grado di comprendere meglio l'impatto crossover di tutto, dalla gestione delle spese, al costo del reclutamento e al costo dei licenziamenti. Sarai in grado di sopravvivere senza integrare i sistemi, ma le tue operazioni saranno più lente, meno intelligenti e meno automatizzate rispetto ai concorrenti che hanno seguito questo consiglio.
5. Non trascurare il punto vendita (POS)
Rimarrai sorpreso da quante soluzioni contabili non offrono l'integrazione POS. Questo è un grosso problema, specialmente per le attività commerciali e i ristoranti che eseguono un sacco di piccole transazioni in più sedi.
La soluzione giusta sarà in grado di raccogliere, organizzare e sincronizzare automaticamente le transazioni all'interno della soluzione di contabilità. Questa integrazione riduce drasticamente la quantità di immissione manuale dei dati richiesta dal team contabile e consente ai team finanziari di controllare dove e quando vengono generati i ricavi. Per non parlare di come questo capitale possa essere immediatamente applicato ai saldi in essere dell'azienda.
