Organizzati: 5 app che ti servono per andare senza carta

Andare senza carta non deve essere difficile, soprattutto se sai quali strumenti possono aiutarti a farlo. Se stai cercando di rinunciare completamente alla carta, ci sono almeno cinque strumenti che ti servono per farlo funzionare.

In quale parte della tua vita usi ancora la carta? Forse tieni la tua lista di cose da fare in un quaderno o forse hai una pila di documenti di cui hai bisogno per accedere con l'inchiostro. Puoi eliminare quasi tutta la carta della tua vita quando hai questi cinque strumenti:

1. un'app dell'elenco di cose da fare,
2. un'app di scansione,
3. un servizio di sincronizzazione dei file,
4. strumenti di firma elettronica e
5. un servizio di consegna documenti.

Diamo un'occhiata più da vicino a ciascuno di questi strumenti e cosa fanno. Fornisco anche consigli per app specifiche che è possibile utilizzare per iniziare.

1. App Elenco cose da fare

Non darei mai il dito a qualcuno che usa un elenco di cose da fare se trovasse che funziona per loro. Se stai cercando di andare senza carta, tuttavia, uno dei posti migliori per iniziare è spostare tutte le attività e gli elenchi in un'app.

Le migliori app per elenchi di cose da fare sono molto più efficienti degli elenchi cartacei. Con la carta, sei bloccato con i cross-out e non puoi riorganizzare facilmente le attività quando le tue priorità cambiano. Inoltre, non è possibile assegnare attività ad altre persone e ricevere avvisi non appena le completano.

Con un'app Elenco cose da fare, ricevi promemoria delle prossime date di scadenza, notifiche quando qualcun altro completa un'attività, la possibilità di riorganizzare il tuo elenco in qualsiasi momento e molti altri vantaggi. Le mie prime tre scelte tra le app dell'elenco delle cose da fare sono:

• Todoist Premium
• Asana (mostrato sopra)
• Any.do

Se stai cercando di andare senza carta, devi trovare un'app di elenco di cose da fare che funzioni per te e restare con essa per alcune settimane.

Inizia creando tre categorie di elenchi: lavoro, personale e domestico. Puoi sempre cambiarli in un secondo momento se non sono adatti alle tue esigenze. Nella tua sezione di lavoro, annota le attività sul lavoro che devi completare questa settimana. Nel tuo elenco personale, annota tutto ciò di cui hai bisogno, come inviare un biglietto di ringraziamento o programmare un appuntamento con un taglio di capelli. Usa la sezione della tua famiglia per iniziare una lista della spesa.

È molto per iniziare. Mentre usi l'app da fare, scoprirai quali strategie funzionano meglio per te quando si tratta di organizzare elenchi, impostare promemoria e assegnare attività ad altre persone. Per le prime due settimane, tuttavia, è meglio mantenere le tue liste brevi e semplici. Utilizzare per la prima volta un'app di elenchi di cose da fare è come adottare una nuova abitudine; se è troppo complicato, potresti non restare fedele. Una volta che hai davvero preso l'abitudine, puoi iniziare a perfezionare le strategie dell'elenco di cose da fare.

2. App di scansione

Un'app di scansione è preziosa per trasformare importanti documenti cartacei in file digitali. Quando digitalizzi i documenti, ne fai una copia di backup, il che significa che puoi distruggere o riciclare gli originali o archiviarli in modo sicuro. Alcuni degli articoli che potresti voler digitalizzare sono documenti fiscali cartacei, documenti di identificazione, certificati ufficiali (come nascita, morte, matrimonio o diploma), garanzie e ricevute, ricette e persino documenti non cartacei, come i dettagli e le istruzioni stampato sul lato inferiore del router wifi domestico.

Le app di scansione trasformano la fotocamera del tuo telefono in uno scanner. Mentre è possibile utilizzare qualsiasi stampante con uno scanner per digitalizzare i documenti, le app di scansione mobile sono molto più convenienti, per non parlare del portatile. Puoi scattare una foto di qualsiasi cosa ovunque.

Le migliori app di scansione rilevano non solo i bordi dell'elemento che stai scansionando, ma anche che tipo di elemento è, che si tratti di una pagina di un libro o di un biglietto da visita. I migliori includono anche la tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) in modo che entro un minuto dalla scansione di un documento, è possibile copiare e incollare il testo da esso. Una buona app di scansione dovrebbe anche essere in grado di compilare più pagine in un singolo file.

Due app di scansione che soddisfano tutti questi requisiti e sono disponibili per Android e iOS sono:

• FineScanner Pro FineScanner Pro (abbonamenti da $ 9, 99 all'anno; o $ 59, 99 per possederlo a titolo definitivo) e
• Scanbot Pro ($ 6, 99).

3. Strumento per la firma elettronica

Se stai andando senza carta, devi essere in grado di firmare i documenti senza stamparli. Non c'è quasi motivo di stampare e firmare un pezzo di carta che qualcuno ti manda elettronicamente. Dovresti essere in grado di firmare la maggior parte dei documenti in digitale, con pochissime eccezioni. Per farlo, hai bisogno di un'app che ti consenta di creare una firma digitale e applicarla ai file.

Alcuni esempi di software che include strumenti di firma elettronica sono:

• Adobe Reader,
• Adobe Acrobat,
• Docusign e
• Anteprima per macOS (mostrato sopra).

Per iniziare, devi prima creare una firma, che è spesso la parte più difficile perché le firme tendono ad apparire sciatte quando fatte con un mouse, un dito, un touchscreen o uno stilo. La buona notizia è che devi fare questo passaggio una sola volta. Dopo aver creato e salvato una firma, è possibile utilizzarla più volte. Per maggiori dettagli su due dei metodi più popolari, è possibile ottenere maggiori dettagli sulle storie di PCMag su come firmare un PDF usando Acrobat Reader e su come firmare un PDF nell'anteprima di macOS.

Se ti trovi in ​​difficoltà a firmare il tuo nome con un mouse, un dito o uno stilo, controlla se esiste un'opzione per scattare una foto di una firma su carta e penna che puoi quindi caricare.

4. Servizio di sincronizzazione dei file

Un servizio di sincronizzazione dei file ti mette a disposizione tutti i tuoi documenti, indipendentemente dal dispositivo che hai a portata di mano. Ecco un esempio di come un servizio di sincronizzazione dei file sia indispensabile: ero all'aeroporto qualche anno fa per fare domanda per l'ingresso globale. Il mio intervistatore mi ha chiesto la prova dell'indirizzo postale. Non è sulla mia patente di guida e non ho portato nessuna posta con me per mostrarglielo. Poi mi sono ricordato di aver scansionato e salvato un documento immobiliare che mi era stato spedito all'indirizzo di cui avevo bisogno. Ho aperto l'app mobile del mio servizio di sincronizzazione dei file e ho raccolto il documento per mostrare l'intervistatore. Era soddisfatto e ho ottenuto la mia iscrizione globale.

Tre dei più noti servizi di sincronizzazione dei file - e non esito a raccomandare nessuno di questi - sono:

• Scatola,
• Dropbox e
• Google Drive.

Molti programmi di sincronizzazione dei file ti consentono di salvare anche copie offline dei documenti sui tuoi dispositivi, il che è molto utile per tutto ciò di cui potresti aver bisogno in una semi-emergenza, come certificati assicurativi, un ID o nomi e numeri di telefono in una struttura ad albero del telefono.

Alcuni dei migliori servizi di sincronizzazione dei file dispongono anche di strumenti di condivisione dei documenti, di cui potremo occuparci in seguito.

5. Strumento di condivisione dei documenti

Un modo comune per inviare documenti digitali è allegarli a un'email. Questa opzione non è sempre l'ideale, tuttavia, perché non puoi sempre sapere quando o se il destinatario li ha ricevuti. (Puoi utilizzare le conferme di lettura, ma funzionano solo se il destinatario non le ha bloccate o rifiutate.) Un altro problema con la posta elettronica è che alcuni file sono troppo grandi o il tuo programma di posta elettronica riduce automaticamente la qualità dell'originale.

Un modo alternativo per inviare documenti digitali è condividerli tramite altri servizi basati su cloud. I servizi di sincronizzazione dei file, come quelli menzionati nella sezione precedente, in genere ti consentono di condividere un file generando un link ad esso che puoi quindi inviare come preferisci. Anche i servizi di cloud storage (molti dei quali non sono distinguibili dai servizi di sincronizzazione dei file) di solito li hanno.

In genere, inserisci i file che desideri condividere in una cartella nell'app di sincronizzazione o archiviazione cloud e fai clic con il pulsante destro del mouse per ottenere un link che puoi condividere. Da quel link, il destinatario può scaricare i file. A seconda del servizio che hai, potresti avere la possibilità di vedere quando o con quale frequenza la persona scarica il file. Alcuni servizi, incluso Dropbox, consentono persino di creare una data di scadenza per l'accesso.

Guarda avanti, inizia oggi

Un ultimo consiglio su come andare senza carta è iniziare oggi e guardare avanti piuttosto che indietro. Quello che intendo con ciò è che non devi rimanere bloccato sulla digitalizzazione di qualsiasi arretrato di carta tu abbia. Invece, adotta alcune app che ti aiuteranno ad essere senza carta a partire da ora e puoi andare avanti con le tue nuove abitudini.