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Se la tua azienda sta prendendo in considerazione un software di gestione dei documenti aziendali, lascia che i numeri ti guidino. Certo, probabilmente sei preoccupato per l'ennesima tassa di licenza software perpetua, che si sommerà mese dopo mese e anno dopo anno, ma ti assicuro che questi strumenti alla fine faranno risparmiare più denaro di quanto costino. Uno strumento di scelta dell'editore come Zoho Docs ti offre maggiore flessibilità, funzionalità di collaborazione e capacità di archiviazione che avrai mai con carta, cartelle di file e armadi di archiviazione.
Ho parlato con Lisa Croft, Group Product Marketing Manager presso Adobe Document Cloud, uno strumento di gestione dei documenti aziendali capace ed economico, sui molti modi in cui la gestione dei documenti aziendali può far risparmiare tempo, spazio e, soprattutto, carichi di denaro alla vostra azienda. Ecco i quattro modi più ovvi in cui questi strumenti offrono un eccellente ritorno sull'investimento.
1. Il costo di stampa
Se riesci a liberarti totalmente dei documenti cartacei rendendo l'intera operazione digitale, finirai per acquistare molta meno carta rispetto ai tuoi concorrenti. Inoltre, finirai per spendere meno soldi per la stampa, che include i costi energetici, l'inchiostro e le spese postali associate all'invio fisico di documenti a posizioni remote.
Le aziende che stampano 10.000 documenti risparmieranno circa $ 2.740 passando ai documenti digitali (10.000 documenti sono all'incirca 1/6 di GB; ne parleremo più avanti), secondo i calcoli di Adobe. Se il costo della carta non ti influenza, pensa a quanto aiuterai l'ambiente. Diecimila documenti richiedono 11.427 galloni di acqua, 961 libbre di rifiuti e 3.725 libbre di legno per la produzione. Questo è un sacco di danni al nostro ecosistema.
"Cerca di non stampare affatto", ha detto Croft. "Una volta stampato un documento stai introducendo un costo per la gestione di quel documento. Se lo mantieni digitale da un capo all'altro, risparmi denaro dall'inizio."
2. Costi di archiviazione
Il costo degli immobili commerciali a Midtown Manhattan, dove si trovano gli uffici di PCMag, è di circa $ 73 per piede quadrato. Se dedichi solo 100 piedi quadrati alla memorizzazione dei documenti, stai spendendo circa $ 7.300 al mese, o $ 87.600 all'anno, solo per conservare la carta.
Tuttavia, se dovessi digitalizzare interamente le tue operazioni su supporto cartaceo, saresti in grado di archiviare 64.800 pagine di documenti Microsoft Word in meno di 1 GB di spazio di archiviazione nel cloud digitale. Con Zoho Docs, ad esempio, potresti pagare solo $ 96 per 100 GB di spazio di archiviazione all'anno. Cento gigabyte equivalgono a 64.800.000 pagine di Word. Con Zoho Docs, avrai anche accesso a funzionalità come la condivisione di file di gruppo, la modifica online e simultanea del team e persino i log di controllo che ti dicono esattamente chi ha effettuato l'accesso e apportato modifiche ai tuoi documenti (ne parleremo più avanti).
3. Fai di più per meno e fallo più velocemente
In precedenza ho menzionato alcune funzionalità digitali che rendono i sistemi di gestione dei documenti aziendali più preziosi per la tua azienda rispetto ai documenti cartacei standard. In questa sezione, andrò un po 'più in profondità. Con Adobe Document Cloud, ad esempio, è possibile inviare un singolo file a più utenti e richiedere firme a ciascun destinatario. Pensa a quanto più complesso e costoso sarebbe questo processo con la carta e il servizio postale degli Stati Uniti. Ora, moltiplica quel costo per quante volte potresti ripetere il processo per tutto l'anno.
"La firma elettronica di un documento consente di risparmiare denaro", ha detto Croft. "Non è necessario FedEx esso. Non è necessario attendere che venga rispedito. Ciò riduce i tempi e le copie aggiuntive del documento. Inoltre si eliminano i problemi con le persone che cambiano il documento, quindi si conosce il documento che è uscito ed è stato firmato il documento che hai effettivamente inviato. " Prenderò la sicurezza nella prossima sezione.
Che dire della modifica di gruppo? Con strumenti come Zoho Docs, puoi riunire un gruppo e apportare modifiche simultanee ai documenti senza doverli inviare avanti e indietro da un membro all'altro. Anche se stavi già utilizzando Microsoft Word ed e-mail, questo processo sarebbe molto più lento e meno collaborativo. Probabilmente potresti creare un documento e inviarlo nella catena di comando per più revisioni, a quel punto il documento verrebbe rispedito a te per le revisioni. Con il software di gestione dei documenti aziendali, tutte le parti interessate possono apportare modifiche al documento in una sola volta, il tutto all'interno dello stesso visualizzatore di documenti.
"Essere in grado di collaborare a un documento è sicuramente un vantaggio", ha detto Croft. "Il valore è che consente di risparmiare denaro per i viaggi e riduce anche i cicli di revisione. Stai prendendo un documento dall'inizio alla fine attraverso un ciclo piuttosto complesso. Ogni volta che puoi ridurre quel tempo, stai risparmiando denaro. Quelle cose periferiche a cui la gente non pensa ma ti fa risparmiare denaro a lungo termine."
4. Le molteplici sfaccettature della sicurezza dei documenti
È impossibile quantificare quanta sicurezza dei documenti può salvare la tua azienda fino a quando non è troppo tardi. Ad esempio: cosa succede se qualcuno accetta un contratto che gli hai inviato su un pezzo di carta fisico e apporta modifiche non confermate ai termini dell'accordo? È possibile che non vedrai le modifiche riflesse nel documento fraudolento prima di firmarlo. Ora sei legalmente responsabile dei termini del nuovo e falso accordo.
Inoltre, cosa succede se qualcuno perde un pezzo di carta che contiene informazioni aziendali vitali e tali informazioni finiscono nelle mani sbagliate? Potresti perdere il tuo vantaggio competitivo o potresti essere citato in giudizio. Sebbene non ci sia modo di dare un numero su ciò che questo danno potrebbe costare alla tua azienda, è quasi certamente inferiore al prezzo di un abbonamento annuale alla gestione dei documenti aziendali.
"Gli strumenti di gestione dei documenti aziendali ti consentono di sapere chi ha accesso e cosa possono fare con un documento", ha affermato Croft. "Posso inviarti un file e dire quando l'hai aperto, se lo hai guardato, l'hai stampato. So dove si trova il documento. Quel documento finirà nelle mani sbagliate? Questi strumenti eliminano completamente quel rischio? "È qualcosa su cui non pensi di risparmiare, ma alla lunga potrebbe".
Trova lo strumento giusto per te
Sebbene Zoho Docs e Adobe siano tra i migliori strumenti sul mercato, altri prodotti come Google Drive, Microsoft SharePoint e Dropbox Business offrono set di funzionalità uniche che potrebbero soddisfare meglio le tue esigenze.
Ad esempio: Google Drive offre un accesso online completo ai documenti, può leggere file di Microsoft Office e offre spazio di archiviazione illimitato per più di cinque utenti. SharePoint è lo strumento ideale per le aziende che si basano principalmente su strumenti di Microsoft Office 365 come Word, PowerPoint ed Excel. Dropbox è il migliore per l'archiviazione, la gestione e il trasferimento di file. La società ha anche aggiunto di recente strumenti di amministrazione IT per offrire maggiore flessibilità su chi vede quali documenti.
