Organizzati: 11 consigli per gestire la posta elettronica in modo più efficiente

L'email può farci sentire come se stessimo lottando per tenere la testa fuori dall'acqua. Le pagine della tua posta in arrivo sono lunghe? Inizi ogni giorno a leggere le e-mail, pensando di rispondere ai messaggi più importanti, solo per cercare e capire che è passata un'ora e non hai fatto nulla finora? Stai esaurendo lo spazio per la tua email ogni pochi giorni? La posta elettronica sembra un moltiplicatore di produttività o un killer della produttività?

Bastano pochi semplici trucchi per diventare più efficienti nella gestione delle e-mail in modo da non sentirti appesantito. Alcuni di questi suggerimenti si basano su funzioni presenti nella maggior parte dei programmi di posta elettronica, ma altri sono modi per cambiare le proprie abitudini in modo che le piccole interazioni quotidiane che hai con la posta elettronica ti aiutino a tenere il passo con la gestione.

Pensaci come lavarti i denti. C'è una differenza tra l'igiene dentale quotidiana e andare dal dentista, ma devi fare entrambe le cose. Dovresti lavarti due volte al giorno e usare il filo interdentale una volta al giorno e queste abitudini sono estremamente importanti per avere denti sani. Ogni sei mesi, dovresti anche visitare un dentista per una pulizia più accurata, radiografie e altre cure preventive. L'igiene quotidiana impedisce la formazione di problemi più grandi. Le visite dal dentista ti aiutano a catturare e correggere i problemi in crescita prima che sfuggano al controllo.

Certo, anche con i denti, le cose possono andare male. Un incidente potrebbe metterli fuori uso o i tuoi geni potrebbero finire per colpirli, così come un nuovo progetto o un cambiamento nella posizione di lavoro potrebbero improvvisamente causare un'esplosione di e-mail. In ogni caso, ciò non significa che dovresti smettere di usare il filo interdentale o di vedere un dentista regolarmente o di pulire la tua posta elettronica ogni giorno. Se hai un problema imprevisto, devi comunque seguire le buone abitudini per tenere tutto sotto controllo.

Quando cambi il modo in cui interagisci con l'e-mail a breve termine - quando e come lo controlli, con quale frequenza elimini i messaggi e così via - ti semplifica la vita nel lungo periodo.

Ecco alcuni consigli utili per rendere l'email meno onerosa. Lascia che ti avverta che questi suggerimenti sono radicati nel senso comune e non forniscono un proiettile magico, il che significa che non ti lasceranno a bocca aperta o diventeranno una sensazione durante la notte. Ma nemmeno il filo interdentale.

1. Elimina prima

La prima cosa da fare quando apri la posta in arrivo è scansionare per vedere cosa puoi eliminare. Guarda l'oggetto e il mittente. È spazzatura? È un'e-mail promozionale che non leggerai mai? È un avviso del tuo collega che dice nell'oggetto che usciranno oggi, e non c'è alcuna possibilità che qualsiasi informazione aggiuntiva nel corpo dell'e-mail sia pertinente per te? Se è così, buttalo fuori.

Tutti i messaggi identificati come non importanti devono essere selezionati e spostati nel cestino in blocco. Se non hai fretta in una determinata mattina, potresti persino provare a identificare uno o due e-mail regolari da cui annullare l'iscrizione.

Perché è importante eseguire prima questo passaggio? Quando si eliminano immediatamente i messaggi non pertinenti, è più semplice visualizzare i messaggi rimanenti. Quando riesci a vedere i messaggi rimanenti, puoi triage più rapidamente quelli importanti. Se riesci a identificare anche il cinque o il dieci percento della tua posta in arrivo giornaliera come "molto probabilmente non richiede azione" in modo da poterlo eliminare prontamente, sarai in una forma molto migliore per iniziare la giornata in modo produttivo.

2. Utilizzare più di un indirizzo e-mail

Non sopporto le e-mail di marketing o le conferme di spedizione, tanto meno i promemoria della mia banca per pagare la fattura della mia carta di credito quando è già impostato per il pagamento automatico. (Grr.) Tutti questi messaggi ingombrano la mia casella di posta e rendono più difficile individuare e-mail importanti, tranne per il fatto che ho una strategia per gestirle.

Uso un indirizzo e-mail separato per tutti questi messaggi di scarsa importanza.

Ci sono alcuni modi per farlo. Puoi impostare un nuovo account e-mail interamente per questo scopo, che è come lo faccio, oppure puoi creare un indirizzo alias usando il tuo account corrente. La maggior parte dei provider di posta elettronica ti consente di farlo. Quindi, crei una regola o un filtro nel tuo account e-mail in modo che tutti i messaggi inviati all'alias saltino la posta in arrivo e vadano in una cartella diversa. Chiamalo Inbox 2 o Bassa importanza o come vuoi.

Uno dei vantaggi dell'utilizzo di un indirizzo e-mail separato per questo scopo è mantenere questa posta non abbastanza indesiderata, a volte chiamata posta grigia, separata dalla posta importante. Inoltre, se un'azienda vende il tuo indirizzo e-mail a un'altra lista di distribuzione, anche i messaggi di marketing nuovi e indesiderati non finiranno nella tua casella di posta principale. Un terzo vantaggio è che non sei distratto da questi messaggi, considerando che devi accedere a un altro programma di posta elettronica o navigare in un'altra casella di posta per accedervi.

3. Scrivi breve

Quando scrivi e-mail, dì cosa intendi, sii chiaro e sii conciso. Perché? Scrivere in breve aiuta le persone che leggono il tuo messaggio ad arrivare al punto ed elaborare la loro e-mail in modo più efficiente. Potrebbero rispondere al tuo tono e rispondere in natura, il che renderà la vita più facile per te.

Alcune situazioni richiedono frasi complete e un linguaggio formale, ma i frammenti possono essere estremamente efficaci nell'e-mail. Usali quando ha senso. La polizia grammaticale non verrà dopo di te. Certamente, a volte è necessario essere molto dettagliati e trarre vantaggio dall'aspetto cartaceo dell'email: c'è un registro di tutto. In generale, tuttavia, il linguaggio predefinito è conciso, chiaro e diretto.

Non tutti sono esperti in brevità e può diventare brusco. Per evitare di sembrare ostile, puoi aggiungere un'emoji o punti esclamativi. O semplicemente fai sapere alle persone che cerchi di essere conciso nell'e-mail e non dovrebbero prenderlo sul personale.

4. Utilizzare i gruppi o gli elenchi di distribuzione

Se invii ripetutamente un messaggio allo stesso gruppo di persone, imposta un gruppo o un alias email. In Outlook, si chiama un elenco di distribuzione. In Gmail, vai a Contatti (contatti.google.com), seleziona le persone che desideri aggiungere a un gruppo e fai clic sull'icona dell'etichetta. Dai un nome al tuo gruppo. Una volta salvato, puoi digitare quel nome per comporre automaticamente un messaggio a tutti i membri del gruppo.

L'uso dei gruppi non solo consente di risparmiare tempo eliminando la necessità di digitare il nome di ogni persona quando si invia il gruppo al gruppo, ma si configura anche per eliminare facilmente le tattiche, come spiegherò poco dopo.

5. Creare modelli o risposte predefinite

Se c'è un messaggio che invii più e più volte, non scriverlo da zero ogni volta. Riutilizza ciò che hai già scritto creando un modello o una risposta predefinita, come lo chiama Gmail.

Alcuni esempi di messaggi che le persone inviano frequentemente sono simili a:

• Grazie per averci contattato, ma non mi interessa,
• Conferma ricevuta. Grazie e per favore fatemi sapere se avete bisogno di qualcos'altro dalla mia fine, e
• Sembra un lavoro per il nostro ufficio legale. Il miglior punto di contatto è…

Dopo aver configurato alcuni modelli, puoi rispondere ai messaggi che normalmente richiederebbero del tempo inutile senza nemmeno pensarci troppo, permettendoti di andare avanti con lavori più importanti.

6. Riutilizzare le righe dell'oggetto

Il riutilizzo dei messaggi inviati tramite modelli e risposte predefinite aumenta l'efficienza riducendo al minimo la scrittura. Il riutilizzo delle righe dell'oggetto consente di eliminare o archiviare più facilmente e rapidamente i vecchi messaggi. Spiegherò come dopo.

7. Ordina per eliminare

I limiti di dati possono insinuarsi a chiunque, anche a persone altamente organizzate. Il modo per liberare spazio è eliminare i messaggi non necessari in blocco. Questo è il tipo di lavoro che puoi pensare come simile al dentista. Non devi farlo ogni giorno, ma farlo periodicamente e regolarmente ti aiuterà a prevenire problemi più grandi. Trovo che tre metodi di eliminazione siano particolarmente utili.

Innanzitutto, ordina la posta inviata in base alla dimensione del file o all'allegato e elimina le più grandi che non ti servono. Il motivo per cui mi concentro sui messaggi inviati è perché se ho inviato un allegato, c'è una buona possibilità di possedere il file e quindi ho un'altra copia salvata da qualche altra parte.

Il secondo metodo consiste nell'ordinare la posta inviata per riga dell'oggetto e cercare i messaggi inviati su base regolare. Se invii un messaggio settimanale con l'oggetto "Pulizia del frigorifero alle 16:00 di oggi", puoi visualizzarli, selezionarli ed eliminarli rapidamente tutti in una volta.

Terzo, ordina i tuoi messaggi per destinatario. Probabilmente hai alcuni colleghi, amici o gruppi di persone a cui invii spesso email. È probabile che molti dei messaggi inviati tra te e loro non siano molto importanti. Se non ne avrai più bisogno, seleziona più messaggi contemporaneamente ed eliminali in blocco.

8. Disattiva le notifiche, chiudi l'e-mail per mettere a fuoco

Ottenere un avviso sullo schermo di ogni messaggio in arrivo è incredibilmente interruttivo e distraente. Immagino che la stragrande maggioranza dei lavoratori starebbe meglio con gli avvisi e-mail completamente disabilitati. È utile solo nei casi più rari. Quindi, disattiva le tue notifiche.

Allo stesso modo, chiudere l'applicazione di posta elettronica o la relativa scheda del browser quando è necessario eseguire lavori altamente focalizzati per almeno 30 minuti. Mi fa male scrivere quel suggerimento, sapendo che quasi nessuno lo seguirà. Pochissime persone lo fanno davvero, ma vorrei poter convincere più persone a provare. Immagina quanto sarà più facile trovare il tuo flusso quando non sei distratto dall'e-mail.

Ripensa all'ultima volta che hai lavorato offline, se si trovava su un aereo senza Wi-Fi o quando la tua connessione Internet era inattiva. O forse hai lavorato da un fuso orario in cui non hai molti altri colleghi e quindi non hai avuto interruzioni e-mail per un lungo periodo della tua giornata. Chiudendo la posta elettronica, ti avvicini a replicare quell'esperienza di non essere interrotto, pur potendo accedere ad altre informazioni online, se necessario.

9. Cooptare le risposte automatiche

In riferimento al suggerimento precedente, supponiamo che non chiuderai la finestra di posta elettronica perché sei preoccupato che qualcuno provi a contattarti per una questione urgente e ti mancherà. La soluzione alternativa? Imposta un messaggio fuori sede o con risposta automatica che dice "Se si tratta di una questione molto urgente, inviami un SMS / chiamami / inviami un messaggio…" e fornisci il tuo numero di telefono, il comando Slack o la linea preferita di comunicazione.

10. Elimina! O Archivia la posta in cartelle

Un'e-mail non cancellata è spesso una buona intenzione che non è stata soddisfatta. Sapere quando lasciarsi andare. Non aggrapparti ai messaggi se probabilmente non farai mai nulla con loro. Lasciare messaggi non importanti nella posta in arrivo è altamente improduttivo, distraente e ti ricorda solo cosa ti piacerebbe fare in un mondo perfetto, ma non puoi.

Non ti stanno facendo alcun favore essendo nella tua casella di posta.

Se la cancellazione dei messaggi sembra grave, spostali invece in una nuova cartella. Chiama quella cartella In sospeso o Buone intenzioni. L'importante è farli uscire dalla Posta in arrivo. Aspetta qualche mese. Vedi quanti ne hai mai scavato o risposto. Se la risposta è zero, forse riconsiderare di eliminarli in primo luogo.

11. Svuota periodicamente il cestino

Svuota periodicamente la spazzatura. L'eliminazione del cestino libera spazio. La maggior parte dei programmi di posta elettronica, incluso Outlook, ha un'impostazione per scaricare automaticamente il cestino quando si esce dall'app. Se non ricordi di scaricare la spazzatura, ti consiglio di attivare quella funzione.

La maggior parte delle persone probabilmente non ha bisogno di svuotare la spazzatura più di una volta al mese o una volta al trimestre. Esiste il pericolo di eliminare la spazzatura troppo spesso, poiché la spazzatura è dove vai per salvare le e-mail che pensavi di non aver bisogno, ma si scopre che lo fai. Ho salvato molti messaggi dal cestino, di solito lo stesso giorno in cui l'ho messo lì.

Come tirare il cavo di emergenza

Ora, se sei alla disperata ricerca di una lavagna pulita con la tua casella di posta, ecco un ultimo trucco che puoi provare:

1. Crea una nuova cartella. Denominalo Posta in arrivo precedente o Posta prima di luglio 2019 (o il mese e l'anno correnti).

2. Seleziona tutto nella posta in arrivo. Sposta tutto nella nuova cartella.

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Ecco. Sei nella posta in arrivo zero e non hai nemmeno dovuto lanciare un singolo messaggio.

Nessuno si aspetta che revisionerai una caotica posta in arrivo durante la notte. Adatta alcune abitudini positive a poco a poco. Esegui alcune delle azioni periodiche, come svuotare il cestino o eliminare in blocco la posta inviata, per aiutarti a sentire che stai facendo progressi.