Video: Начало работы с Wrike (Ottobre 2024)
Wrike è tra le migliori opzioni per un'azienda che deve creare rapidamente una piattaforma di gestione dei progetti. Gli amministratori e i team leader che gestiscono team, attività e progetti sono multitasking per natura e Wrike eccelle nell'aiutarli a destreggiarsi tra tutte queste informazioni mantenendo organizzate le attività e spostando i flussi di lavoro del progetto. Di seguito sono 10 funzionalità, strumenti e trucchi nascosti di Wrike per rendere la gestione di più progetti il più trasparente e senza stress possibile.
1. Flussi di lavoro personalizzati
Una delle principali novità di Wrike nel 2015 sono stati i flussi di lavoro personalizzati, che hanno consentito agli amministratori di account di modificare i flussi di lavoro predefiniti per rinominare o riattivare gli stati e creare flussi di lavoro aggiuntivi per team specifici. Questi flussi di lavoro personalizzati hanno un senso più contestuale per cartelle, progetti e team specifici, in particolare se inseriti in una dashboard suddivisa in diverse fasi. Soprattutto per un amministratore di progetto o un team leader, vedere i flussi di lavoro suddivisi in colonne come Approvato, In corso, In revisione, ecc., Semplifica la panoramica e il processo di gestione quando si esegue la tabulazione tra più cartelle e attività.
I flussi di lavoro personalizzati sono coordinati in base al colore in più fasi come nei flussi di lavoro normali, suddividendo le attività attive, annullate, terminate o in attesa all'interno di un flusso di lavoro. Allo stesso tempo, è possibile aggiungere flussi di lavoro personalizzati disposti parallelamente nella dashboard che mostrano le fasi specifiche associate nei team di progettazione, sviluppo o marketing, ad esempio, con percentuali di completamento in un altro flusso di lavoro accanto a quello. Se la tua azienda è nata per un account Wrike Enterprise, approfitta dei flussi di lavoro personalizzati gestiti dalla dashboard centrale.
2. Cartelle, cartelle e più cartelle
Le cartelle sono probabilmente gli strumenti organizzativi più onnipresenti di Wrike. La piattaforma ha diversi tipi di cartelle per ogni cosa, ognuna con un diverso set di autorizzazioni e design personalizzabili per creare un file cabinet di gestione del progetto intuitivo. Innanzitutto, è importante impacchettare la sezione Informazioni in ogni cartella con il maggior numero possibile di dettagli sugli obiettivi del progetto, i membri del team, le informazioni di contatto del team e i progressi su diverse attività. Wrike progetta le cartelle in modo che siano facilmente trasferibili da un team all'altro, e più informazioni disponi sulla copertina, meno dovrai scavare il prossimo utente.
Quando si tratta delle cartelle stesse, è possibile suddividerle in diversi tipi per casi d'uso specifici. Per risparmiare tempo nella gestione delle attività, un'organizzazione può creare una cartella sprint in cui i team rilasciano varie attività per mantenere tutti aggiornati sull'avanzamento del progetto. Per le e-mail dei moduli, un team di supporto può creare una cartella Modelli da cui estrarre risposte coerenti durante le interazioni con i clienti. Esistono anche cartelle private per problemi di risorse umane sensibili o semplicemente una cartella impostata su autorizzazioni "Solo per te" da utilizzare come strumento organizzativo granulare. Infine, i team possono utilizzare le sottocartelle per condividere le informazioni sul progetto al di fuori di Wrike in intervalli di date specifici, esportati come diagramma di Gantt o file di Microsoft Excel.
3. Rapporti in tempo reale
Un'altra caratteristica più recente è Wrike Reports, che genera automaticamente un rapporto di visibilità in tempo reale degli stati e dei progressi del progetto, con funzionalità con un clic dalla dashboard di Wrike. Nella scheda Rapporti, un amministratore di progetto o team leader può selezionare progetti o attività specifici, decidere da quali team estrarre i dati, aggiungere filtri (come proprietario del progetto, stato o data di inizio / fine / creazione) e generare una barra o grafico della tabella. Questi tipi di report sono utili per gli aggiornamenti dei progressi giornalieri o settimanali, ma possono anche essere personalizzati per mostrare metriche quali l'attività del team e le prestazioni. Le visualizzazioni dei dati non sono elaborate ma possono essere create rapidamente utilizzando i dati più rilevanti.
4. Contrassegna tutto
Gli utenti di Wrike possono creare tag illimitati per cartelle e attività; funzionano in modo simile alla codifica rapida presente negli strumenti di collaborazione come Evernote Business in quanto i tag funzionano non solo come strumenti organizzativi ma per associare insieme elementi e documenti di progetto diversi. È possibile contrassegnare un'attività con più cartelle rilevanti semplicemente trascinandola nelle cartelle, contrassegnando l'attività come associata a ciascuna cartella senza duplicarla. Wrike tiene traccia di tutti i tag che cambiano associati a un'attività, quindi questo aiuta anche a mappare lo stato dell'attività nel tempo, attraverso i diversi progetti e team a cui è associata.
5. Ordinamento tramite il backlog delle attività
L'ordinamento delle attività è una parte naturale della gestione dei flussi di lavoro del progetto ma, durante la definizione delle priorità, è facile lasciare che troppe attività scivolino in una sezione Backlog, occupando sempre più la sequenza temporale di Wrike. Quindi, all'interno di una cartella, le attività sono elencate in ordine cronologico o in base all'ordine personalizzato in cui sono state ordinate. Wrike ti consente di ordinare le attività per priorità, data, stato e titolo. Per forzare il tuo team ad affrontare un'attività backlog, imposta una cartella su priorità, quindi trascina e rilascia le attività backlog nell'ordine in cui desideri selezionarle. L'ordinamento per priorità sovrascrive le date, lo stato o il titolo, mantenendo le attività in arretrato in primo piano e al centro fino a quando non vengono rimosse.
6. Integrazione e automazione
Wrike aggiunge continuamente nuove integrazioni tra diverse applicazioni SaaS (Software-as-a-Service) tra cui suite per ufficio di Google e Microsoft, diversi servizi di cloud storage, piattaforme di marketing e help desk, strumenti di sondaggi online (come SurveyMonkey) e applicazioni di collaborazione (come Slack e Atlassian HipChat).
Questi sono tutti modi utili per unire più processi aziendali sovrapposti in un unico posto, ma queste integrazioni possono essere particolarmente utili per automatizzare alcuni aspetti manuali della gestione di progetti e attività. Wrike si integra sia con il servizio di automazione dei moduli Wufoo sia con lo strumento di azione automatizzato Zapier, consentendo agli utenti di automatizzare le voci di progetto ricorrenti con le richieste di progetto che vengono incanalate nei moduli di compilazione automatica di Wufoo (eseguiti da Zapier in nuovi progetti senza inoltrare manualmente le richieste di progetto o compilare nuove voci di progetto e attività).
7. Mucchio su modelli e widget
L'integrazione Wufoo / Zapier è ottima per automatizzare i flussi di lavoro ricorrenti, ma lo sono anche i modelli personalizzati di Wrike. Per creare un modello personalizzato da un progetto o un'attività esistente, fare clic con il pulsante destro del mouse su tale attività in una cartella e duplicarlo con un nuovo titolo. Ti consente anche di copiare le descrizioni e le note che hai incluso insieme all'attività o al progetto e ti consente anche di copiare sugli stessi utenti se è un team specifico che riutilizzerà il modello. Non dovresti mai dover ricreare manualmente un progetto o un'attività. È inoltre possibile creare un modello basato su più attività impostando tali attività specifiche su uno stato "differito" e ripetendo il processo di duplicazione. I modelli sono una delle aree in cui Wrike brilla davvero, dandogli un vantaggio in termini di tasking e produttività rispetto a soluzioni simili di gestione dei progetti come Basecamp.
I widget sono un altro modo in cui Wrike ti aiuta a risparmiare tempo. Esistono widget predefiniti come Assigned To Me e Due Today / This Week, ma la funzione è più preziosa quando si creano widget personalizzati per monitorare progetti, attività o membri del team specifici. Nella cartella di un progetto o di un'attività, fai clic con il pulsante destro del mouse sull'elemento e scegli Aggiungi alla dashboard per creare un semplice widget da trascinare e rilasciare sulla dashboard come preferisci.
8. Vai oltre la semplice ricerca
La ricerca di parole chiave di base di Wrike è rapida e utile per trovare un'attività o un progetto contenente determinate parole, ma la funzione di ricerca avanzata della piattaforma offre un motore molto più potente per la ricerca all'interno di campi specifici per trovare la parola chiave in un commento, una descrizione o un titolo. La ricerca avanzata può anche aiutarti a trovare gli allegati permettendoti di cercare i nomi dei file. Non esiste un pulsante o un'opzione speciale per la ricerca avanzata; inizi semplicemente a digitare nella barra di ricerca principale (o nella barra di ricerca all'interno di una cartella specifica) e usi le virgolette per specificare un campo, parole o progetti da omettere. Puoi anche specificare parametri aggiuntivi come l'aggiunta di un tag "@me" per trovare risultati di ricerca in cui sei stato menzionato per nome.
9. Rendi nuovamente utile l'e-mail
Le integrazioni e-mail di Wrike semplificano la creazione e la modifica di attività da Gmail o Microsoft Outlook sia su desktop che su dispositivo mobile, consentendo di trasformare le e-mail in elementi di azione e assegnarle direttamente ai membri del team. Attraverso tali integrazioni, puoi anche vedere le notifiche di Wrike @mention nella tua posta in arrivo, aggiungere e-mail direttamente alle cartelle di Wrike e rispondere ai commenti direttamente dall'e-mail.
Sui dispositivi mobili, le app Wrike per Android e iOS offrono anche una nuova funzionalità di posta in arrivo intelligente per scansionare, ordinare e archiviare i messaggi con rapidi passaggi, oltre alla possibilità di nascondere temporaneamente i messaggi individuali o di gruppo in diversi bundle, consolidando quella che era l'attività di Wrike Stream & Centro di notifica. Come con la nuova applicazione Posta in arrivo di Google, è un modo per ridurre il disordine e rendere l'e-mail una piattaforma su cui gli utenti possono effettivamente fare le cose (piuttosto che setacciare e ripulire costantemente).
10. Trasforma il tuo smartphone in un centro di comando di progetto
Insieme alla nuova casella di posta intelligente, le applicazioni mobili di Wrike per Android e iOS possono fare praticamente tutto ciò che l'applicazione web può fare. Le applicazioni Wrike includono una vista singola attività con funzionalità di data e assegnazione, creazione rapida di attività e azioni di scorrimento e (sull'applicazione Android) una doppia vista per tablet. I responsabili di progetto e i team non dovrebbero sentirsi costretti da una mentalità basata sul solo web nel 2016. Per la maggior parte del tempo, è più semplice aprire l'applicazione mobile al volo, controllare un'attività e andare avanti con la giornata.
