Organizzati: 10 consigli per la gestione delle tue note digitali

I fan di Seinfeld ricorderanno una scena gloriosa dello spettacolo quando Jerry ed Elaine si presentano in un'agenzia di autonoleggio. Jerry chiede di ritirare un'auto di medie dimensioni che ha prenotato. L'agente al banco risponde che non sono rimasti modelli di medie dimensioni perché si sono esauriti. "Vedi", dice Jerry, "sai come effettuare la prenotazione. Semplicemente non sai come effettuare la prenotazione." Penso allo stesso modo delle note digitali. È molto facile prendere appunti, ma molto più difficile usarli.

Per utilizzare effettivamente le note che prendi, devi organizzare e sapere come trovarle. Questi suggerimenti su come iniziare con un'app per prendere appunti e organizzare le note ti aiuteranno.

1. Scegli un'ottima app per prendere appunti

L'app per prendere appunti che scegli influenza fortemente se e come rivedrai mai le tue note. L'app per prendere appunti di base preinstallata sul tuo telefono o tablet probabilmente non è molto buona. Certo, l'hai già usato prima, e funziona bene, ma forse non sai quali funzionalità ti mancano che separano le app semplicemente soddisfacenti da quelle eccellenti.

Tre funzionalità che rendono davvero utili le app per prendere appunti sono:

• cartelle,
• tag e
• riconoscimento ottico dei caratteri (OCR).

Andrò più in dettaglio su ogni punto in un momento.

Le tre app che raccomando di più, sulla base dei miei test personali di molte app per prendere appunti nel corso degli anni, sono:

• Microsoft OneNote, se desideri un'app gratuita per prendere appunti,
• Evernote, se non ti dispiace pagare per un abbonamento Premium, e
• Quip per prendere appunti collaborativi.

2. Creare una Posta in arrivo

Quando annoti rapidamente una nota, hai bisogno di un posto dove salvarla dove non si perderà. Crea una cartella Posta in arrivo nell'app per prendere appunti e impostala come posizione di archiviazione predefinita.

Passare attraverso la Posta in arrivo regolarmente per aggiungere ulteriori informazioni sulle note e ordinarle. Vedrai come farlo nei prossimi suggerimenti. Non è necessario pulire la Posta in arrivo in base a una pianificazione prestabilita, ma provare a farlo quando l'app per prendere appunti è aperta su uno schermo di dimensioni standard (vedere # 10 di seguito). Rende più facile vedere cosa stai facendo e vedere tutte le opzioni che hai.

Non è necessario sparare per Inbox Zero in un'app per prendere appunti. Una Posta in arrivo è il luogo ideale per archiviare le note che rivisiti frequentemente. Ad esempio, tengo un appunto con tutti i nomi e le password della rete Wi-Fi dei miei amici, quindi se porto un nuovo dispositivo a casa loro o pulisco la password di salvataggio, posso unirmi nuovamente alla rete senza disturbarli per i dettagli. Quella nota ha una casa permanente nella mia casella di posta.

3. Ordinare le note in cartelle o taccuini

Le cartelle, che alcune app chiamano anche Notebook, ti ​​aiutano a organizzare le note manualmente. Diventano utili in seguito quando desideri esplorare note su un determinato argomento, ad esempio tutte le note che sono ricette.

Le cartelle che crei e il modo in cui le assegni dipendono dal tipo di note che prendi e da come le usi. Se non sei sicuro, inizia con le cartelle per Posta in arrivo, Lettura, Famiglia, Personale e Lavoro. Puoi sempre cambiarli e crearne di più quando hai un'idea di come li usi.

4. Crea scorciatoie per le tue cartelle preferite

Qualsiasi app per prendere appunti ben utilizzata ha cartelle che vedono più azioni di altre. Rendi le cartelle facilmente raggiungibili creando collegamenti o contrassegnandoli come preferiti. Queste sono le cartelle in cui guardi spesso le note che hai fatto e ne aggiungi di nuove.

Probabilmente hai altre cartelle che contengono semplicemente note fino a un momento inaspettato quando ne hai bisogno. Non hanno bisogno di essere davanti e al centro.

5. Usa i tag

I tag ti aiutano a trovare le note esistenti. Possono restringere ciò che vedi in una particolare cartella o mostrarti tutte le note taggate con un tema comune su più cartelle. Ti aiutano anche a trovare le note relative ad alcuni temi anche se la parola tematica non appare nella nota stessa. Lasciami fare alcuni esempi.

Esempio 1: supponi di avere una cartella chiamata Ricette e che stai pianificando una festa per alcuni vegetariani. Puoi estrarre tutte le note solo da quella cartella contrassegnata come vegetariana per avere idee su cosa fare.

Esempio 2: forse sei uno scrittore che scrive per diverse pubblicazioni. È possibile prendere appunti sugli articoli e organizzarli in cartelle in base al luogo in cui sono pubblicati. In alcuni casi, tuttavia, potresti voler esplorare tutte le note che hai su un determinato tema, indipendentemente da chi ha pubblicato il pezzo. Se hai taggato le tue note con questo tema, puoi cercare il tag e vederle tutte indipendentemente dalla cartella in cui si trovano.

Esempio 3: inoltri un'e-mail relativa a un progetto su cui stai lavorando nell'app per prendere appunti. Il messaggio non dice mai il nome del progetto o di cosa si tratta. Ecco come le persone comunicano quando sono nel bel mezzo di qualcosa. In questo caso, è possibile aggiungere tag per definire la nota (nome del progetto, client, descrizione dell'opera) in modo da poter trovare la nota quando è necessaria.

6. Tag Cull

C'è qualcosa come avere troppi tag. Più aggiungi tag, più sciatti ottengono. Di tanto in tanto, elimina i tuoi tag. Ecco come farlo.

Visualizza un elenco di tutti i tag in uso. Spesso, puoi vedere il conteggio delle note accanto al tag. Innanzitutto, cerca quasi duplicati. Se disponi di tag sia per "app" che per "app", elimina qualsiasi delle due note abbia meno. Apri le note interessate e aggiungi il tag che manterrai. Elimina l'altro tag.

Inoltre, se hai tag con due o meno note, considera di eliminarli. Probabilmente non ti stanno facendo del bene.

7. Creare un collegamento sul telefono

Crea un collegamento sul telefono per avviare una nuova nota nell'app per prendere appunti in modo che l'acquisizione di idee e informazioni sia sempre a portata di mano. Sui dispositivi iOS, puoi creare un collegamento Siri e su Android cercare un'opzione Nuovo widget nota nell'app.

8. Dettare

Quando ti viene in mente qualcosa che vuoi scrivere, ma sei seriamente affrettato o stai portando a spasso il tuo cane e riesci a malapena a tenere sia il guinzaglio che il telefono allo stesso tempo, imponi.

La maggior parte degli smartphone ha una funzione di sintesi vocale. Usalo! Inizia una nuova nota, premi l'icona del microfono sulla tastiera e pronuncia quello che vuoi scrivere. In alternativa, è possibile registrare un memo vocale e trascriverlo in un secondo momento. Se prendi l'abitudine e finisci spesso per dettare lunghi passaggi, potresti voler usare un servizio di trascrizione per risparmiare un po 'di tempo. Ci sono molte buone opzioni gratuite e a pagamento disponibili, sebbene le opzioni a pagamento tendano ad essere notevolmente più accurate.

9. Allega immagini e PDF, usa l'OCR

Se la tua app ha l'OCR, può cercare il testo trovato in immagini, PDF e altri file che carichi su di essa. Non essere timido per aggiungere file alle tue note quando ne hai bisogno. Ciò include scattare foto di segni informativi, appunti scritti a mano, pagine di libri e così via.

Puoi vedere come è utile attraverso un esempio. Supponiamo che tu allega un PDF di una ricevuta per un pasto che devi richiedere in una nota spese. Hai dimenticato di etichettarlo come "ricevuta" e non sai dove si trova. Se ricordi il nome del ristorante, puoi inserirlo nella barra di ricerca e l'OCR lo rintraccerà.

Presta attenzione ai limiti che l'app per prendere appunti o il tipo di account imposti sull'utilizzo e sulla memorizzazione dell'OCR. Ad esempio, la versione gratuita di Evernote esegue l'OCR sulle immagini, ma non su PDF e documenti di Office. Per questo è necessario un account Premium o Business. Se la tua app non ha la scansione integrata, potresti prendere in considerazione l'associazione con un'app di scansione mobile.

10. Organizza su un grande schermo

Idealmente, l'app per prendere appunti avrà un'app desktop e un'app Web. Utilizzane una (in generale, le app desktop sono migliori a questo scopo) quando esegui l'ordinamento della posta in arrivo e organizzi le note. Avere uno schermo grande ti aiuta a vedere più app e, quindi, più struttura della cartella, tag e altre informazioni che aggiungi alle note per mantenerle organizzate. Se riesci a vedere tutte le tue opzioni, hai maggiori probabilità di scegliere quelle giuste.

Prendi la nota, tieni la nota, rivisita la nota

Quando organizzi la tua esperienza di prendere appunti, aumenti le tue possibilità non solo di prendere appunti più pertinenti, ma anche di memorizzarli in un modo che ti consente di rivederli quando è il momento.