Recensione e valutazione dei libri Zoho

Zoho non è una società di servizi finanziari dedicata come Intuit: è uno sviluppatore di ottime applicazioni integrate di produttività online. Dal 2011, uno di questi è Zoho Books, che assembla strumenti che soddisfano la parte del leone delle esigenze di contabilità delle piccole imprese. L'usabilità, la flessibilità e la profondità di Zoho Books nelle aree di contabilità standard (vendite e acquisti, monitoraggio dei tempi e dei progetti e gestione delle scorte) sono uguali e talvolta superano ciò che viene offerto dai siti Web concorrenti. Fornisce inoltre più risorse di aiuto rispetto alla maggior parte dei concorrenti, il che è fondamentale per le soluzioni contabili. Tra i siti Web di contabilità per piccole imprese, Zoho Books ha un valore eccellente, sebbene le sue opzioni di gestione stipendi integrate siano limitate.

Prezzi e piani

Dopo una prova gratuita di 14 giorni su Zoho Books, puoi iscriverti al piano di base per $ 9 per organizzazione al mese, che ti limita a 50 contatti, un utente più un contabile e cinque flussi di lavoro automatizzati (ne parleremo più avanti). Le funzionalità supportate includono fatture, monitoraggio delle spese, progetti e schede attività. Il piano Standard ($ 19 per organizzazione al mese) offre limiti più elevati su tutto in Basic e aggiunge fatture, crediti del fornitore e tag di reporting. Professional ($ 29 per organizzazione al mese) offre contatti e utenti illimitati e 10 flussi di lavoro automatizzati per modulo, oltre a ordini di acquisto, ordini di vendita e tracciamento delle scorte.

Quel prezzo si confronta favorevolmente con quello della nostra scelta dell'editore, Intuit QuickBooks Online, che inizia a $ 20 al mese per il suo piano di avvio semplice. Il livello successivo è Essentials, che aggiunge funzionalità di fatturazione, più utenti e monitoraggio del tempo a $ 35 al mese. Il piano Plus da $ 60 al mese offre il monitoraggio completo del progetto e dell'inventario. Sage Business Cloud Accounting parte da $ 25 al mese. Il piano di avviamento di ZipBooks è gratuito e offre contatti e fatturazione illimitati, un feed bancario e una gestione delle entrate e delle spese. Wave è anche gratuito da usare, anche se addebita commissioni di transazione.

Dall'ultima revisione, Zoho Books ha incorporato dozzine di piccole modifiche che migliorano la flessibilità e l'usabilità e alcune importanti modifiche, come l'aggiunta di buste paga per California e Texas, modelli di esportazione, scansione di documenti, scorciatoie da tastiera e un flusso di lavoro di approvazione per transazioni.

C'è un'area in cui Zoho Books non soddisfa o supera gli standard stabiliti da Intuit QuickBooks Online e Xero, ma è fondamentale per alcune aziende: Come accennato in precedenza, il libro paga è disponibile solo per California e Texas; New York è la prossima. Ma in ogni altra area - record di contatti e articoli, transazioni, inventario e gestione del progetto, personalizzazione, automazione e interfaccia utente - è tra i migliori che abbiamo esaminato.

Configurazione generosa, opzioni di importazione

Nel suo processo di installazione, Zoho Books offre il meglio di entrambi i mondi. Il sito ti guida attraverso una serie di schermate dopo aver creato un account (ZipBooks non ha questo strumento), che ti aiuta a configurare le tue impostazioni personali. Ti dice su ogni pagina che puoi rivisitare le opzioni di impostazione in seguito, se preferisci.

Come alcuni concorrenti, Zoho Books divide le faccende di installazione in gruppi di attività correlate. Il primo dell'elenco di chiunque è il profilo aziendale, che include dettagli come informazioni di contatto, base fiscale e anno fiscale. La personalizzazione del sito diventa evidente anche in questa pagina, che è normalmente una raccolta di fatti concreti: è possibile definire fino a cinque campi personalizzati. Successivamente, inserisci i saldi iniziali. E se più di una persona deve utilizzare Zoho Books, è possibile configurarli come utenti aggiuntivi assegnandoli a uno dei livelli di accesso multipli, tutti i quali possono essere clonati e alcuni dei quali possono essere modificati.

Ci sono pochi dati che non puoi importare in Zoho Books. Puoi scaricare file di esempio per assicurarti che la tua mappatura sia corretta e quindi importare contatti, record di articoli e transazioni di vendita / acquisto in CSV e una manciata di altri formati globali (quest'ultima funzione è unica di Zoho Books tra i servizi di contabilità per piccole imprese che testato).

Interfaccia utente, navigazione e guida eccellenti

La dashboard di Zoho Books fornisce più informazioni finanziarie di quelle di Kashoo, ma non è interattiva come quella di Xero. I crediti / debiti correnti e scaduti e il flusso di cassa appaiono in alto sia in cifre che in grafici. Di seguito è riportato un grafico personalizzabile che confronta le entrate e le spese e una contabilità delle spese principali. Lo stato del progetto e i saldi dei conti, con collegamenti ai registri delle transazioni, completano i dati dello schermo.

L'interfaccia utente di Zoho Books è eccezionalmente pulita, attraente e di facile comprensione. Il riquadro verticale sinistro mostra i collegamenti di navigazione alle aree funzionali di Zoho Books: Dashboard, Contatti, Articoli, Attività bancarie, Vendite, Acquisti, Contabile, Scheda attività e Rapporti (e ora, Payroll). Alcuni ti portano direttamente a una schermata di lavoro, mentre altri mostrano un sottomenu di opzioni. Una combinazione efficace di pulsanti, elenchi a discesa, campi vuoti e caselle di controllo rende abbastanza chiare le opzioni di navigazione e immissione dei dati.

Fai clic sulla piccola icona a forma di ingranaggio nell'angolo in alto a destra e si aprirà un menu che visualizza i collegamenti alle pagine di configurazione per numerose funzioni. Questi includono valute, tasse, modelli, promemoria e automazione. C'è anche un link a una pagina che elenca tutte le integrazioni integrate che Zoho Books ha con altre applicazioni (oltre al suo Zoho CRM, Zoho Expense e altre), come Office 365, Outlook, Avalara, Slack e Square.

Ti consigliamo inoltre di fare clic sul collegamento alle Preferenze del servizio prima di avviare le tue operazioni finanziarie. Tra le altre cose, è possibile disattivare alcuni dei moduli più avanzati, specificare le impostazioni del portale client (insolite a questo livello di prodotto), creare più campi personalizzati per quasi ogni tipo di record e transazione e stabilire le impostazioni per le bolle di consegna e i documenti di trasporto (due strumenti non trovati sui siti della concorrenza).

Un link per aiutare le risorse appare anche nella parte in alto a destra dello schermo. I numerosi strumenti di guida di Zoho Books (FAQ, documentazione, community) in concorrenza con quelli di Xero, che hanno alcune delle migliori opzioni di supporto che abbia mai visto. Puoi anche contattare gli esperti via chat, telefono ed e-mail. Si noti, tuttavia, che Zoho Books non ha quasi la rete di esperti a sua disposizione che QuickBooks ha costruito in oltre un quarto di secolo dalla sua prima pubblicazione. Detto questo, il suo pool è rispettabile per un prodotto che è uscito solo nel 2011.

Record impressionanti

Zoho ha assemblato una serie di modelli di record, moduli di transazione e rapporti che colpiscono. Si noti, tuttavia, che QuickBooks ha ancora il vantaggio quando si tratta di segnalare la personalizzazione.

I contatti possono essere clienti o venditori o entrambi. Inserisci i dettagli di contatto principali nella parte superiore di ciascun record, quindi scorri verso il basso in una finestra a schede in basso che ti consente di alternare i dettagli fiscali e di pagamento, l'indirizzo, le persone di contatto, i campi personalizzati, i tag di segnalazione e i commenti. Nessun altro sito di contabilità per piccole imprese che abbiamo esaminato ti consente di creare fino a 10 campi personalizzati per i record e nessuno di questi supporta profili così approfonditi per i contatti.

Dopo aver creato alcuni record di contatti, puoi visualizzarli in una finestra che è, ancora una volta, migliore dei rivali di Zoho Books. Le informazioni di contatto chiave vengono visualizzate nella schermata predefinita, nonché numeri e grafici per crediti / debiti e entrate / spese, una sorta di mini dashboard per ciascun cliente. Fai clic sulla scheda Transazioni e otterrai un elenco di tutte le transazioni con quel contatto e lo stato di ciascuna. La scheda Attività recenti apre una sorta di audit trail per il contatto corrente.

Anche le capacità di gestione dell'inventario superano la concorrenza. I record degli articoli contengono campi standard (descrizione delle vendite e degli acquisti, tariffe e conti), ma è anche possibile creare e utilizzare unità di misura. Se si indica che si desidera tenere traccia dell'inventario, è possibile compilare i campi per l'apertura dello stock, l'apertura dello stock per unità, il punto di riordino e il fornitore preferito. Le fatture visualizzano il numero disponibile quando si inserisce un elemento. Puoi anche impostare facilmente i listini prezzi e regolare i livelli di inventario qui. Nessun altro sito di contabilità per piccole imprese offre questa profondità di tracciabilità dell'inventario, in particolare con la facilità con cui Zoho Books lo fa.

Moduli di transazione e altro

Zoho Books offre più tipi di transazioni e maggiore flessibilità all'interno dei moduli rispetto a qualsiasi altro prodotto. Oltre ai moduli di vendita standard supportati dalla concorrenza, include fatture, bolle di consegna e documenti di trasporto. Le fatture contengono campi per le spese di spedizione e le rettifiche oltre agli sconti e all'imposta sulle vendite. Le transazioni di acquisto (spese, fatture, ordini di acquisto e così via) sono similmente dettagliate e flessibili. Come i record, i moduli di transazione possono contenere fino a 10 campi personalizzati, univoci per Zoho Books.

Nessun altro a questo livello di soluzione offre flussi di lavoro automatizzati come fa Zoho Books. Questo strumento ha un po 'di una curva di apprendimento - in effetti, è abbastanza complesso a meno che tu non abbia lavorato con formule multi-segmento prima - ma può essere abbastanza utile. Ad esempio, è possibile specificare che si desidera che il responsabile vendite riceva un avviso e-mail quando un importo stimato viene modificato di oltre $ 250. Questo è un semplice esempio: puoi creare formule con ancora più condizioni e risultati.

Dall'anno scorso, Zoho Books ha aggiunto una funzionalità che di solito non si trova nei siti di contabilità delle piccole imprese: l'opzione per richiedere approvazioni per le vendite e le transazioni di acquisto. Quando questa opzione è attivata in Preferenze, solo un amministratore (o qualcuno designato dall'amministratore) può approvare transazioni come fatture e ordini di acquisto.

Un'altra novità di quest'anno è la gestione dei documenti. Scansione di documenti come fatture e ricevute di spesa e invio tramite e-mail o caricamento su Zoho Books. Il sito quindi legge la data, il nome del commerciante, l'importo e la categoria di spesa (dopo che Zoho Books ha riconosciuto un modello per la categorizzazione o semplicemente "conosce" automaticamente) e inserisce tali informazioni nei moduli di transazione; tu completi il ​​resto. Cinque scansioni al mese sono incluse nella quota di abbonamento, ma puoi acquistarne altre. Nessun altro prodotto a questo livello offre tale funzionalità.

Il project management in Zoho Books è più capace di altri in questo gruppo, ad eccezione di Kashoo. È possibile assegnare progetti ai clienti e scegliere tra quattro tipi di tariffe di fatturazione (costo fisso, in base alle ore di attività), quindi assegnare loro utenti e attività. Puoi anche registrare le voci dell'ora singolarmente e renderle fatturabili o inserire le ore lavorate in un formato di tipo foglio di calcolo. Meno contabilità manca di questa funzionalità, anche se QuickBooks Online è abbastanza in grado di tracciare i tempi.

Le piccole imprese di solito devono lavorare con un commercialista per passare da un'applicazione per piccole imprese a una di fascia media, quindi le capacità di esportazione sono importanti. Zoho Books e QuickBooks Online, tra gli altri, hanno questi.

Una buona esperienza mobile

Zoho Books mostra la stessa eccellenza nella sua app per iPhone e Android come nella versione basata su browser. I record di contatto, ad esempio, che sono abbastanza robusti nella versione basata su browser, sono eccezionalmente ben eseguiti nell'app mobile. Aprine uno e vedrai immediatamente le informazioni di contatto e il saldo crediti / debiti. Le icone su questa schermata ti consentono di chiamare, inviare e-mail o inviare messaggi al contatto, mentre un'altra icona ti porta a collegamenti per la creazione di nuove transazioni, l'accettazione di pagamenti e altro.

Altri strumenti sono altrettanto profondi, come i record di prodotto dell'app, il pagamento delle bollette, il monitoraggio del tempo, i report e i progetti. In effetti, potresti probabilmente gestire la tua attività dal telefono, se necessario, le app sono così complete. Le versioni per iPhone e Android hanno diversi sistemi di navigazione ma offrono un set simile di strumenti. L'app per iPhone utilizza una barra degli strumenti nella parte inferiore dello schermo, mentre Android funziona da un menu verticale; entrambi sono abbastanza efficaci e attraenti.

Un valore eccellente

Zoho Books soddisfa una vasta gamma di esigenze aziendali. Puoi utilizzare facilmente ciò di cui hai bisogno senza avere funzionalità più avanzate. Non ha la personalizzazione del rapporto o una vasta rete di consulenti come la nostra scelta dei redattori, QuickBooks Online, né offre ancora le opzioni complete sui salari che i concorrenti hanno. Ma il servizio offre diverse funzionalità uniche non presenti nei concorrenti, come campi di transazione personalizzati, importazione CSV e flussi di lavoro automatizzati. Tuttavia, ciò che fa Zoho Books, lo fa estremamente bene. Se sei sul mercato per una nuova soluzione di contabilità e hai già un servizio di gestione stipendi di cui sei soddisfatto, Zoho Books merita di essere preso in considerazione.