Revisione e valutazione utili

Workful è il nuovo sito di gestione stipendi online che abbiamo testato. È stato sviluppato dalla stessa società che produce TaxSlayer, un'applicazione per la preparazione delle imposte personali online che è iniziata come piccola impresa fiscale di proprietà familiare nel 1965. Ha fatto un buon inizio in questa nuova direzione, offrendo qualcosa che i concorrenti non offrono gratuito: un orologio incorporato. Il sito consente l'esecuzione illimitata di buste paga e portali e record di dipendenti approfonditi, nonché autorizzazioni di accesso che possono essere definite fino al livello dello schermo in alcuni casi. Un'eccellente interfaccia utente e strumenti di navigazione rendono facile affrontare anche i gestori di buste paga inesperti. Sarebbe più facile, tuttavia, se l'aiuto online fosse più solido e se Workful si assumesse la responsabilità di presentare le imposte sui salari, come fanno Editor's Choice Gusto e altri.

Prezzi dispari

Il prezzo di Workful non assomiglia a nessuno della concorrenza. Non esiste un prezzo base; ti vengono addebitati solo $ 10 per dipendente al mese (se pagati mensilmente; $ 8 al mese se ogni anno), con un addebito minimo di $ 50 al mese. Se hai meno di cinque membri del personale, stai ancora pagando per cinque. Questo rende Workful uno dei siti più costosi recensiti qui. Solo le buste paga con servizio completo QuickBooks costano di più, a $ 80 al mese più $ 4 per dipendente al mese. La versione base del software Patriot è la più economica in assoluto a $ 10 al mese più $ 4 per dipendente al mese; il sito non invia tasse sui salari a questo livello, tuttavia.

Impostazione di lavoro

Dopo aver creato un nome utente e una password, Workful richiede il nome dell'azienda, il numero di dipendenti e le informazioni di contatto. Quindi ti viene chiesto di selezionare le funzionalità che sono importanti per te (monitoraggio del timeout, reportistica, un portale per i dipendenti e così via), ma questo passaggio è facoltativo. Dopo aver fatto clic su di esso, si accede alla Home page di Workful, dove viene richiesto se si desidera assistenza dal vivo con l'installazione.

Quindi c'è un elenco di quattro passaggi di onboarding in una finestra pop-out che dovrai affrontare, come impostare l'orologio e la pianificazione dei pagamenti. Non è necessario farlo direttamente dalla schermata di installazione. Puoi semplicemente chiudere la finestra ed eseguire l'installazione usando le impostazioni del sito principale, ma questo ti dà una buona idea di cosa deve essere fatto prima di eseguire un libro paga.

Il primo passo è Imposta ora. Funzionante viene fornito con un orologio incorporato per il quale dovrai impostare i parametri. Questo è unico tra i siti di gestione stipendi che abbiamo esaminato. Inserisci gli orari di ufficio della tua azienda e indichi se gli orari vengono automaticamente inseriti nel libro paga e se verranno incluse le pause. Devi anche dire a Workful come trovare i dipendenti in modo che possano entrare e uscire. Esistono due opzioni: puoi consentire loro di farlo solo quando si trovano sulla rete Wi-Fi della tua azienda o se si trovano a un certo numero di piedi da una delle sedi del tuo ufficio.

Questo può sembrare complicato, ma non lo è. Devi semplicemente inserire il nome della tua rete Wi-Fi o fornire l'indirizzo fisico della tua attività e la massima vicinanza consentita (a quanti piedi dall'ufficio reale possono essere e continuano a entrare e uscire?). Il tuo programma di pagamento viene dopo. Quale sarà la frequenza dei tuoi salari? Settimanalmente? Bisettimanale? Quale data segnerà la fine del primo periodo di pagamento e quale sarà la prima data di stipendio?

Record dei dipendenti eccellenti

Successivamente, ti viene chiesto di inserire i record dei dipendenti. Mi piace il modo in cui Workful visualizza le informazioni sui dipendenti nei singoli record. Ci sono sei schede di divisione, un paio delle quali non ho visto sui siti dei concorrenti: Spese e Orologio. Fare clic sulla scheda Profilo per visualizzare le informazioni di contatto standard, la data di nascita e il Numero di previdenza sociale. La scheda Time Clock mostra i clock-in e -out per una settimana alla volta.

La schermata Documenti è un repository per i file del personale, come i manuali dei dipendenti e le valutazioni dei dipendenti. Se il lavoratore ha inviato le spese, verranno visualizzate nella scheda Spese, insieme allo stato di approvazione. La scheda Time Off apre la schermata informativa migliore e più completa che ho visto a questo scopo. È possibile alternare tra i tre tipi supportati: ferie, malattia e PTO. Questa pagina mostra anche, in entrambi i numeri e un grafico, quante ore totali sono state accumulate e qual è il saldo corrente (questo può essere regolato manualmente). Ti dice anche quante ore sono state approvate e utilizzate e quante sono in sospeso. Una tabella di seguito elenca la cronologia delle ferie del dipendente.

Troverai i dettagli fondamentali che devi includere per il dipendente nella scheda Payroll: informazioni sui depositi diretti, ritenute alla fonte federali e locali, tipi di guadagno e saldi iniziali per eventuali buste paga precedentemente completate. Diversi tipi di guadagno sono standard e sono inclusi le ferie e il tempo di malattia, ma non è possibile aggiungere i propri tipi come in OnPay e altri.

I registri degli appaltatori vengono gestiti separatamente. Devi solo inserire nomi e indirizzi e-mail; Workful invia agli appaltatori un'e-mail che li porta a una schermata in cui possono completare il loro onboarding.

Infine, inserisci le informazioni richieste per connettere il tuo conto bancario a Workful per i depositi diretti. Devi fornire il nome della banca e il tipo di conto, il numero di instradamento e il numero di conto. È inoltre necessario fornire le informazioni sull'ufficiale principale (nome, data di nascita e numero di previdenza sociale) e le immagini di un modulo di autorizzazione ACH e della patente di guida dell'amministratore, nonché il numero di previdenza sociale dell'individuo.

Barra degli strumenti di navigazione completa

Una volta chiuso lo strumento di onboarding del sito, indipendentemente dal fatto che tu abbia completato tutti i passaggi, sarai in grado di vedere l'interfaccia utente principale. Workful si apre sulla sua Dashboard; puoi sempre tornare a questo facendo clic sulla sua icona, che è la prima di una serie di collegamenti che scorre nel riquadro verticale di sinistra. Workful's Dashboard non è robusto come quello di SurePayroll. Le notifiche di attività che richiedono attenzione (richieste di time-off, ad esempio) vengono visualizzate in alto. Le informazioni sulle buste paga completate di recente e sulle proiezioni delle prossime sono le seguenti, con collegamenti a tirature regolari e fuori ciclo. Viene visualizzato un elenco di dipendenti nel riquadro verticale a destra, insieme al loro stato corrente di Time Clock (sincronizzato / disconnesso).

Il secondo collegamento in basso apre un elenco completo di dipendenti con lo stato corrente dell'orologio per ciascun lavoratore. Fare clic su un nome per aprire il record dei dipendenti corrispondente. È possibile inserire nuovi record da qui e collegarsi a un organigramma che Workful crea automaticamente osservando quale manager è assegnato a ciascun lavoratore, una caratteristica insolita e gradita. I registri dell'appaltatore vengono archiviati separatamente dai dipendenti in Workful. Ogni record è diviso in due aree. Il primo è un profilo di contatto di base e il secondo contiene informazioni finanziarie come impostazioni bancarie (per deposito diretto), tasso di pagamento e cronologia dei pagamenti.

La scheda denominata Document Warehouse apre una stanza di compensazione per i documenti del personale che hai caricato, sia pubblici che privati. Il prossimo link in basso è Payroll; ne parleremo più avanti. Time Off apre una visualizzazione elenco di tutti i dipendenti e quante ore hanno accumulato e speso, nonché i saldi e le assenze attuali in sospeso o approvati. Puoi aggiungere e modificare i criteri qui. Workful fornisce anche un calendario grafico che tiene traccia di eventi come compleanni e festività, giorni di paga e giorni in cui dipendenti specifici sono fuori sede. Un'altra schermata mostra una vista elenco delle spese e il loro stato approvato / negato.

I rapporti di Workful sono piuttosto succinti. Probabilmente matureranno, ma per ora non soddisfano gli standard stabiliti da siti come OnPay. Ce ne sono solo sette e sono per lo più solo elenchi di dati, personalizzabili solo per intervallo di date. Uno è un semplice elenco di dipendenti con le loro date di noleggio, compleanni e numeri di telefono; un altro mostra le spese dei dipendenti. Altri offrono una maggiore profondità, come i dettagli del registro dei salari e la responsabilità fiscale. Oltre a tali carenze, i report non possono essere esportati in nessun altro formato, visualizzati solo sul sito.

L'ultima icona sulla barra degli strumenti di navigazione apre le Impostazioni azienda del sito. Qui è dove ti dirigi se non hai completato l'installazione o ogni volta che devi cambiare qualcosa. Oltre alle impostazioni che ho già discusso, qui ci sono due note: in primo luogo, puoi configurare la tua integrazione con QuickBooks Online (non sono supportate altre integrazioni). E puoi assegnare autorizzazioni utente che danno a proprietari, amministratori e gestori la possibilità di accedere o modificare, visualizzare e approvare elementi specifici del sito. Questi ruoli sono più granulari di quelli di altri siti che ho recensito, persino di quelli di Gusto. In alcuni casi è possibile limitare le autorizzazioni fino al livello dello schermo.

Portali dei dipendenti validi

Ogni servizio di gestione stipendi che abbiamo esaminato nel 2019 offre portali per i dipendenti: siti Web protetti da password in cui sono archiviate e accessibili le informazioni personali di ciascun lavoratore. I lavori sono migliori degli altri che ho visto. Sembrano e funzionano come il sito di amministrazione principale, con una barra degli strumenti di navigazione verticale molto simile. I dipendenti possono vedere i loro profili e le informazioni di contatto per i colleghi; cronologia e documenti relativi all'orologio; e i loro calendari, spese e stato di sospensione. La sezione Financials mostra il loro tasso di reddito, informazioni bancarie, buste paga e ritenute. L'unico rapporto fornisce una panoramica delle spese e del chilometraggio. I dipendenti possono tenere traccia delle spese personali in Workful senza doverle presentare.

Le dashboard dei portali offrono ai dipendenti una rapida occhiata ad alcune informazioni chiave. Visualizzano lo stato corrente dell'orologio e la cronologia della settimana, nonché i messaggi dell'amministratore, i promemoria di eventuali compiti di onboarding incompleti e un grafico che mostra i totali della PTO.

L'evento principale: eseguire un libro paga

Come nel caso di ogni servizio di gestione stipendi, orchestrare una corsa ai salari effettiva è la parte facile dopo aver impostato tutto. Per iniziare a pagare, fai clic su Esegui buste paga nella Dashboard o seleziona l'icona Payroll nella barra degli strumenti verticale sinistra. Se ci sono approvazioni spese in sospeso, Workful ti avverte e ti dà la possibilità di risolverle prima di eseguire il libro paga. Quindi si apre la schermata Esecuzione buste paga con un solo compenso, ferie e tempo di malattia di un dipendente (Gusto ti fa visitare una seconda schermata per questo) e i dettagli di trattenuta sono visibili. A differenza dei concorrenti, che visualizzano una vista elenco di tutti i dipendenti con solo le ore lavorate, altri compensi (bonus, commissioni) e le detrazioni effettuate per tasse e benefici, è necessario fare clic sul nome di ciascun dipendente nel riquadro verticale sinistro per effettuare la busta paga compaiono le informazioni.

Questo è un approccio insolito, ma funzionerebbe per un responsabile del personale che vuole vedere tutti i minuti prima di approvare un'esecuzione del personale. La maggior parte dei siti offre un'anteprima del pay stub come opzione prima di autorizzare il libro paga, che penso sia un modo migliore per gestirlo. Se hai molti dipendenti, ci vorrà del tempo extra per scorrere l'elenco in Workful.

A destra nella schermata della corsa ai salari è un riquadro che mostra i totali per i salari e le tasse per l'intera corsa. Se tutto sembra a posto, fai clic su Invia. Viene visualizzata la schermata Dettagli esecuzione salari, che mostra ancora una volta i guadagni e le detrazioni di ogni dipendente. È possibile stampare assegni o tronchi da questa schermata. Ma da nessuna parte ti dice esattamente quanti soldi verranno detratti dal tuo conto corrente per deposito diretto e tasse e in quale data. C'è un totale per i salari pagati e subtotali per le varie imposte sui salari, ma nessun totale generale.

Anche se Workful calcola le tasse sui salari, le trasferisce su moduli o fogli di lavoro e ti ricorda quando devono essere presentate le dichiarazioni, non le ha ancora inviate come la maggior parte dei concorrenti. Devi ancora scrivere gli assegni e spedirli via email o trasmettere i pagamenti elettronicamente. La società sta attualmente testando la gestione di questo processo per gli utenti in uno stato e spera di implementare più stati nei prossimi mesi.

Funzionale è debole sul cellulare

Non è possibile eseguire un libro paga dalle app mobili di Workful (disponibili sia per Android che per iOS) come in QuickBooks Payroll. Non esiste un'app per l'amministratore, solo una progettata per essere utilizzata dai dipendenti quando devono accedere e uscire e quando è il momento di inviare una spesa. Detto questo, l'app per i dipendenti è tanto intuitiva quanto attraente. Si apre sull'orologio, in cui i membri dello staff devono solo fare clic su un collegamento per inserire un punch in. Possono anche vedere fino a una settimana di ore di lavoro. Facendo clic sul collegamento di navigazione in alto a sinistra e selezionando Invia spese si acquisisce una foto di ricevuta e si crea un record con beneficiario, importo e categoria.

Spero di lavorare

Workful ha alcune caratteristiche eccezionali (portali dei dipendenti, orologio, permessi utente granulari) e alcuni grandi deficit (mobile, report e imposte sui salari). Ma è giovane e non vediamo l'ora di vederlo mentre matura. Nel frattempo, consigliamo Gusto, il nostro redattore Choice, che eccelle in tutte le aree e offre un'esperienza utente eccezionale, insieme alle funzionalità più spesso necessarie ai gestori delle buste paga sia nuovi che esperti.