Revisione e valutazione di Updraft

Redazione di contratti ed esecuzione

È possibile accedere all'interfaccia di elaborazione del contratto come widget o portale incorporato nel sito Web di una società da parte di utenti non registrati. Ma per coloro che accedono alla dashboard dell'amministratore di Updraft, il modo più semplice per creare un nuovo contratto è utilizzare la scheda Documento. Come accennato, Origin Systems personalizza ogni tipo di questionario di contratto in modo che la piattaforma sia pronta per l'uso con un colloquio personalizzato non appena accedi. Puoi caricare un documento esistente o avviare il processo di colloquio per crearne uno tuo in una questione di minuti. Il processo di caricamento ricorda il processo di intervista, solo senza l'intervista effettiva e la parte di risposta alle domande. L'utente seleziona un tipo di contratto, inserisce le informazioni di base e quindi carica il documento. I contratti creati dai colloqui e i documenti caricati sono funzionalmente simili, tranne che non possono essere modificati o clonati. Il processo di modifica e clonazione implicano entrambi le informazioni sull'intervista, che non vengono inserite quando il documento viene caricato direttamente.

A differenza dell'approccio basato sulla libreria di clausole alla creazione del contratto utilizzato da strumenti come Agiloft e Coupa Contract Lifecycle Management, Updraft elimina il rischio di errori, incluso il calcolo della data di risoluzione del contratto errata o l'utilizzo di un termine errato poiché il processo gestito e guidato è pre approvato dal vostro ufficio legale. Non vi è alcun rischio di un contratto incompleto o inapplicabile che potrebbe comportare potenziali multe o sanzioni in termini di conformità poiché gli utenti non stanno effettivamente facendo scelte legali lungo il percorso. Il vantaggio del processo di intervista su misura dell'albero decisionale è che gli utenti aziendali e i non avvocati, in particolare quelli che non hanno familiarità con i contratti legali, non devono scegliere tra dozzine di accordi e scenari diversi e i diversi precedenti ad essi associati.

Lo stesso processo di intervista è stato semplice nel generare una varietà di diversi tipi di contratti. Il processo è personalizzato come appena accennato. Ma a scopo di test, abbiamo provato a creare diversi tipi di contratti preconfigurati. NDA, contratti di lavoro, contratti di locazione commerciale, contenzioso, contratti di prestito, contratti di vendita e altro sono tutti precedenti del contratto supportati.

Mentre rispondi al questionario e crei il tuo contratto, c'è una barra di avanzamento sullo schermo che ti dà il tempo rimanente stimato. Puoi mettere in pausa un'intervista in qualsiasi momento fornendo un motivo e citando il tuo lavoro in corso, quindi premi il pulsante Riproduci in qualsiasi momento per riprendere l'intervista. Anche se ti disconnetti inavvertitamente, Updraft salverà il tuo posto e ti riporterà al questionario quando effettui l'accesso. Ogni questionario di intervista ha un ID univoco che è possibile effettuare ricerche.

Inoltre, il sistema estrae automaticamente le scadenze chiave e imposta notifiche ed eventi ricorrenti. Puoi anche impostare i tuoi promemoria con una descrizione, una data e un numero di giorni di avviso in un determinato avviso di contratto. Le notifiche erano alla pari con strumenti come Concord e ContractSafe nel fornire avvisi solidi e orientati alle scadenze con un'utile selezione di trigger e-mail per flussi di lavoro di approvazione automatizzati.

Alla fine del questionario, Updraft mi ha dato la possibilità ogni volta di visualizzare il mio contratto completato come file Microsoft Word o PDF. Dopo circa 10-20 minuti per contratto, a seconda della complessità, ho potuto ottenere un contratto legale scritto professionalmente derivato dalle mie risposte al colloquio. Una volta creato il contratto, puoi sempre tornare al colloquio per modificarlo oppure puoi caricare una versione nuova o firmata del documento. Puoi anche semplicemente aggiornare i campi delle informazioni se non vuoi tornare al questionario. Il contratto può anche essere duplicato (questo viene chiamato "clonato" in Updraft), è possibile aggiungere note e descrizioni e allegare documenti giustificativi.

Updraft ha una piattaforma di firma elettronica nativa e non si integra con Adobe Sign, DocuSign o altri fornitori di terze parti. È possibile utilizzare l'iniezione per le immagini delle firme tramite file PDF, ma Updraft si concentra sulla gestione del flusso di lavoro di approvazione e sulla generazione di prove del consenso legale. Gli amministratori possono assegnare attività agli utenti e impostare i trigger per il team legale, ad esempio che una nuova intervista integrata è stata completata ed è pronta per la revisione.

Quando ciascuna parte riceve un messaggio di posta elettronica in cui il contratto è pronto per la firma, lo strumento di firma elettronica nativa apre una pagina di firma che acquisisce la data e l'ora della firma da registrare per i dati dei rapporti. Updraft ha le migliori capacità di creazione del contratto che abbiamo testato e il processo di firma ed esecuzione è fluido e gestito in modo sicuro. Sebbene non offra la collaborazione integrata e la funzionalità di negoziazione del contratto nativo presente in strumenti come Agiloft e Onit Contract Administration e Contract Review & Approval, il processo di redazione basato su interviste di Updraft è unico nella creazione di contratti guidati e nella generazione di documenti. Questo processo è il motivo principale per cui abbiamo designato lo strumento una scelta dell'editore.

Interfaccia, gestione e reportistica

L'interfaccia utente di amministrazione di Updraft è scarsa e può essere un po 'ingombrante da navigare, ma ha una serie di utili funzioni di gestione. Dopo aver effettuato l'accesso, la prima cosa che vedi è la Posta in arrivo, che è un elenco di attività con una coda a colpo d'occhio delle attività più urgenti e delle scadenze dei contratti. La scheda Amministrazione consente agli amministratori di limitare l'accesso e le visualizzazioni in base a tipi e dipartimenti di documenti specifici, raggruppati in "gruppi di sicurezza. Pertanto, ciò che vedrai nella posta in arrivo dipenderà dal tuo ruolo e dai contratti che gestisci.

C'è uno schema con codice colore nella posta in arrivo per rappresentare l'urgenza. Il nero indica che un contratto è scaduto, il verde indica che è attivo e una scala arancione e rossa indica che le scadenze si stanno avvicinando. Se fai clic su un contratto, verrà visualizzata una finestra con la cronologia completa delle transazioni del file e le informazioni correlate. Dalla posta in arrivo sono disponibili diverse opzioni di gestione: sono disponibili icone per aggiornare il contratto o aggiungere note, documenti giustificativi o eventi. Ci sono anche icone per cambiare lo stato del documento o azioni come la clonazione del documento o il trasferimento della proprietà a un altro utente.

Un'altra area utile è la scheda Casi, che consente al team legale di archiviare i documenti rilevanti per un caso specifico insieme a interviste precompilate per redigere contratti associati o acquisire informazioni dalle parti che comporterebbero più documenti e transazioni associati al caso. La scheda Documenti, menzionata in precedenza, include una ricca finestra di ricerca con filtri per ordinare per tipo di documento, numero ID, descrizioni e parole chiave specifiche, proprietario del contratto o stato del documento specifico. L'aggiornamento si basa sull'avanzamento e sul completamento delle attività, quindi premendo il pulsante Indietro mentre sei nel mezzo di un'azione a volte ti disconnetterai dall'interfaccia utente. Ciò rende la navigazione avanti e indietro in qualche modo meno intuitiva rispetto all'interfaccia utente simile a Gmail trovata in Concord o ad esperienze più semplici come ContractSafe e Contract Hound. Ma, alla fine, questo era un piccolo cavillo.

Anche gli strumenti di amministrazione e i rapporti sono solidi, sebbene non così avanzati nella granularità come i rapporti o le visualizzazioni dei dati di Coupa Contract Lifecycle Management o Agiloft. È possibile eseguire report su parametri tra cui contratti attivi o in scadenza, scadenze di rinnovo e attività dell'utente. Puoi esportare i dati (in formato file CSV, Microsoft Excel o XML) o eseguirli con alcune delle semplici opzioni di linee e grafici a barre disponibili da Updraft. I rapporti possono essere ulteriormente configurati da intervalli di date personalizzati e documenti, descrizioni, dati o filtri utente aggiuntivi.

Per quanto riguarda il pannello di amministrazione, gli amministratori possono configurare l'accesso specifico dell'utente, gruppi di sicurezza e di notifica e tipi di documenti personalizzati con privilegi specifici allegati. Pertanto, un utente potrebbe essere un membro di più gruppi di sicurezza e avere privilegi per visualizzare o modificare contratti o tipi di documenti specifici.

Domande e risposte sul contratto naturale

Updraft è una solida piattaforma di gestione dei contratti con una buona selezione di funzioni di amministrazione, ricerca e categorizzazione, reportistica e gestione delle attività. Ma non è per questo che guadagna una scelta degli editori. Il processo di creazione del contratto basato su questionari non ha eguali in nessun altro strumento che abbiamo testato. E, combinato con flussi di lavoro di approvazione e firma senza soluzione di continuità, rende Updraft senza dubbio la piattaforma più semplice per qualsiasi utente aziendale con cui creare ed eseguire contratti. Richiede un'impostazione significativa del fornitore e costi iniziali, ma, per un dipartimento legale che desidera consentire all'intera organizzazione di redigere contratti in modo sicuro per vari scenari, l'esperienza di intervista di Updraft rende il processo il più semplice e naturale possibile.