Recensione e valutazione di Trello

Gli strumenti online per la collaborazione e la comunicazione sono disponibili in un'ampia varietà. Alcuni, come Jira, sono popolari tra gli sviluppatori di software, che potrebbero utilizzare uno stile di lavoro agile o just-in-time. Trello adotta un approccio diverso e utilizza invece una metodologia di lavoro in stile kanban, che è altamente visiva. Trello è uno spazio di lavoro online e collaborativo utilizzato per gestire lavori di ogni tipo, che si tratti di progetti aziendali o di faccende personali. Funziona in modo abbastanza semplice, con funzionalità di trascinamento della selezione e un'interfaccia intuitiva. Se stai pensando di usarlo per una vera gestione del progetto, tuttavia, considera che manca di basi di gestione del progetto come grafici di Gantt, componenti di monitoraggio del tempo e strumenti di reporting. Puoi aggiungere tali funzioni tramite integrazioni di app e plug-in, ma non sono incluse per impostazione predefinita quando ti registri a Trello o paghi per un account premium. Trello è accattivante e divertente ed è un'ottima soluzione di collaborazione per alcuni tipi di lavoro e gruppi. Tuttavia, capire se è giusto per la tua squadra potrebbe richiedere qualche prova ed errore.

Prezzo e piani

Trello offre quattro livelli di servizio: un account gratuito, oltre a tre versioni di account a pagamento denominate Gold, Business Class ed Enterprise.

L'account gratuito ti dà molto da provare senza troppe restrizioni. Puoi creare e gestire tutte le schede, gli elenchi e le schede che desideri e allegare file di dimensioni fino a 10 MB. Non ci sono limiti al numero di persone che possono unirsi al tuo account. Le limitazioni sono che si ottiene solo un Power-Up, o integrazione, per scheda. I power-up includono Salesforce, Join.me (per le videoconferenze), Slack, Zendesk, Github e così via. L'elenco completo dei power-up di Trello è online.

Oltre a quella integrazione, puoi connetterti a tre diversi servizi di archiviazione cloud: Google Drive, Box e Dropbox. Con un account gratuito, ottieni solo funzionalità di base con quei servizi di archiviazione, il che significa che puoi aggiungere collegamenti ai file nelle tue schede Trello. Se scegli di trasformare uno di quei servizi di archiviazione come Power-Up, otterrai alcune funzionalità aggiuntive. Nel caso di Google Drive, puoi visualizzare l'anteprima dei file direttamente da Trello e persino creare nuovi documenti direttamente dall'app Trello.

Per $ 5 al mese o $ 45 all'anno, puoi aggiornare il tuo account Trello gratuito a un account Gold. Ci sono due seri vantaggi nell'avere un conto Gold. Innanzitutto, la dimensione massima del file per gli allegati aumenta a 250 MB. In secondo luogo, ottieni tre power-up (integrazioni) per scheda invece di una sola. Gli altri vantaggi, come emoji personalizzati e più adesivi, sembrano più acquisti in-app per videogiochi che potenziatori della produttività.

I conti Business Class ed Enterprise sono una storia diversa. La differenza principale tra loro e gli account gratuiti e Gold è che i livelli superiori sono dotati di controlli di amministrazione.

La Trello Business Class costa $ 119, 88 per utente all'anno, il che equivale a $ 9, 99 a persona al mese. Questo è il doppio di quello che era. Con questo livello di account, ottieni power-up illimitati, un allegato di dimensioni massime del file di 250 MB e molte opzioni di personalizzazione. L'amministratore di un account Business Class può specificare quali utenti possono creare board, con quali livelli di autorizzazione: qualsiasi cosa, dai board pubblici ai board privati ​​ai board che sono visibili solo a quelli all'interno dell'organizzazione. Trello Business Class ti dà anche la possibilità di invitare le persone ad avere accesso in sola lettura ai tuoi consigli, permettendoti di condividere in sicurezza le informazioni pertinenti con collaboratori esterni. Puoi disattivare gli account delle persone che hanno lasciato l'organizzazione senza cancellare anche tutti i loro dati storici. Anche gli account aziendali possono integrarsi con Google Apps.

Trello Enterprise, che utilizza prezzi personalizzati, è pensato per le organizzazioni con più di 100 persone. L'account Enterprise include tutto nell'account Business Class, ma con supporto telefonico, un contatto dedicato presso Trello e fatturazione semplificata. Vedi la pagina Enterprise di Trello per maggiori dettagli.

Trello era abbastanza economico, specialmente per team di dimensioni inferiori a 15 persone circa, ma come ho già detto, il prezzo è raddoppiato dal 2015. Ora il costo di Trello è più in linea con altre app per la produttività aziendale, tra cui app dedicate per la gestione dei progetti, che offrono un po 'di più. Naturalmente, gli strumenti di collaborazione in stile kanban come Trello e le vere app per la gestione dei progetti non sono la stessa cosa, quindi non è un confronto da mele a mele.

Tuttavia, è bene sapere quanto costa il software nella stessa categoria generale per avere un'idea di cosa sia un buon affare e cosa no. Le due piattaforme preferite di gestione dei progetti di PCMag, Zoho Projects e Teamwork Projects hanno prezzi eccezionalmente interessanti. I progetti di lavoro di squadra addebitano un piano di $ 49 al mese (tariffa fissa) per utenti illimitati e tale piano include fino a 40 progetti con 20 GB di spazio di archiviazione. Include anche diagrammi e strumenti Gantt interattivi (compatibili con il trascinamento della selezione) per tenere traccia delle pietre miliari: tutto ciò che ti aspetteresti da un'applicazione rigorosa di gestione dei progetti. Un pacchetto simile di Zoho Projects costa $ 50 al mese per 50 progetti e 100 GB di spazio di archiviazione.

Molte altre app di gestione dei progetti pagano per utente al mese. LiquidPlanner, ad esempio, parte da una tariffa molto più alta di $ 29 per utente al mese (e ha un minimo di dieci utenti), ma ha ampi strumenti di reportistica e fatturazione. Comindware Project, un servizio di project management tradizionale con capacità leggermente più modeste, ha lo stesso prezzo di Trello Business Class: $ 9, 99 per utente al mese.

Introduzione a Trello

Trello e altre app kanban utilizzano schede, elenchi e schede anziché la struttura basata sulla sequenza temporale visualizzata nelle app di gestione dei progetti, che esaminano progetti, attività e pietre miliari. La gestione dei progetti è progettata per progetti che hanno una data di fine concreta e un risultato finale, mentre le schede kanban sono progettate per aiutare i team a gestire diversi tipi di lavoro e non necessariamente progetti finiti.

È utile avere un esempio e ne fornirò uno molto semplice. Immagina di avere una tavola kanban per un elenco di cose da fare in famiglia. Puoi immaginarlo come un poster con note adesive. Esistono tre colonne (che Trello le chiama elenchi) etichettate come Da fare, Da fare e Fatto. Nella prima colonna Da fare, i membri della famiglia mettono le carte con un'attività che deve essere eseguita. Diciamo anche che la famiglia ha deciso che ogni persona è responsabile di non più di tre compiti alla volta. (Questa è una tipica regola in stile kanban: aiuta gli utenti a concentrarsi.) Mentre i membri della famiglia scelgono le attività che faranno o saranno loro assegnate, scrivono il loro nome sulle carte appropriate e le spostano nella colonna Fare. Quando un'attività viene completata, la persona responsabile la sposta nella colonna Fine.

Dall'esempio, puoi ricavare due vantaggi principali di kanban. Uno è che il design e le regole di ingaggio limitano la quantità di lavoro che le persone possono svolgere sui loro piatti alla volta, in modo da non essere sopraffatte. Il secondo è che tutti hanno visibilità sullo stato del lavoro che l'organizzazione (in questo caso, la famiglia) deve fare. Ciò consente sia la responsabilità che la possibilità di aiutare gli altri membri del team in ritardo.

Le carte in Trello possono avere molti dettagli. Oltre a contenere un'attività e il nome dell'assegnatario, una carta può avere un elenco di attività secondarie, data di scadenza, una descrizione dettagliata, collegamenti ipertestuali, allegati e altro.

interattività

Trello è un'app Web interattiva, con ottime capacità di trascinamento della selezione. Ad esempio, se si desidera caricare immagini o allegare PDF a una scheda, è possibile selezionarli dal computer e trascinarli direttamente sulla scheda. Si caricano in pochi secondi. Puoi anche caricare da Google Drive, Box, Dropbox o un URL. Mi piace che Trello prenda tutte le risorse visive che carichi e ne aggiunge una come immagine di copertina sulla tua carta, in modo da poter identificare facilmente l'attività ogni volta che guardi la scheda.

Mentre puoi assegnare qualcuno a una carta e impostare una data di scadenza, non troverai funzioni di gestione del progetto più avanzate, come la stima degli scenari migliori e peggiori per quanto tempo potrebbe essere necessario completare un'attività. È anche strano per me che le carte non possano essere spuntate come fatto, anche se possono avere una data di scadenza, ma forse sto provando a trasformarle in attività quando non lo sono. Puoi comunque archiviare le carte quando hai finito con esse.

Trello ti consente di aggiungere etichette con codice colore alle carte, ma, nonostante le grandi speranze, le ho trovate deludenti. Ogni etichetta deve essere codificata a colori, il che significa che potresti esaurire i colori facilmente identificabili dopo forse 10 o 12. Vorrei anche solo vedere le parole chiave che ho scelto di utilizzare come etichette o tag e avere strumenti affidabili per la ricerca e il filtraggio delle informazioni in base a loro.

Come ho già detto, Trello non ha nessuno dei suoi strumenti di tracciamento del tempo, grafici di Gantt o rapporti sui progressi, ma puoi aggiungere alcune di queste funzionalità tramite estensioni di Google Chrome di terze parti. Ho armeggiato con uno chiamato Plus per Trello che aggiunge funzionalità di monitoraggio del tempo, report e scrum (scrum è uno stile di lavoro che si concentra sull'iterazione, popolare tra gli sviluppatori di software). Non sono male, ma non sono altrettanto potenti come le funzionalità di reportistica e stima del tempo native trovate in LiquidPlanner, per esempio. LiquidPlanner può fare cose come riconfigurare un'intera sequenza temporale di attività che dipendono l'una dall'altra se anche una persona non rispetta una scadenza.

Puoi connettere Trello ad altre app aziendali oltre a quelle contenute nel Chrome Extension Store. Gli strumenti di rilevazione dei tempi Toggl e Harvest offrono entrambi l'integrazione con Trello. Va bene se sei interessato a mettere insieme una suite unica di strumenti che il tuo team può utilizzare. Molti team preferiranno un singolo pacchetto che offre tutte le funzionalità di cui hanno bisogno immediatamente, ma non c'è nulla di sbagliato nell'approccio fai-da-te, se hai le risorse per farlo.

Uno dei punti di forza di Trello è che esiste più di un modo per usarlo. È abbastanza flessibile da piegarsi alla tua volontà e puoi diventare piuttosto creativo. Ad esempio, ho creato una tavola a Trello per tenere traccia delle idee di viaggio. Le mie liste sono per diverse regioni di viaggio e le carte sono per viaggi specifici. All'interno delle carte ho delle note su quando si svolgono i festival in quelle aree, gli amici locali che dovrei contattare prima di arrivare e le foto del luogo. Ho anche una lista di sottoattività, come verificare se ho bisogno di un visto, prenotare un volo, prenotare un alloggio e così via.

La flessibilità di Trello può sembrare un vantaggio, ma può anche essere un peso in quanto devi capire come utilizzare al meglio il servizio. Ho sentito a lungo lo stesso modo per Asana, un meraviglioso strumento di gestione delle attività che ha così poche regole su come usarlo che può essere scoraggiante per i nuovi utenti mentre provano a capire come potrebbe funzionare per loro. Sia Trello che Asana possono essere strumenti eccellenti, ma ci vuole una squadra forte e affiatata per sopportare prove ed errori quando adotta per la prima volta lo strumento e decide come usarlo.

App ed extra

Trello funziona bene con le app mobili. Il servizio offre Trello per telefoni e tablet Android, nonché iPhone e iPad. C'è anche un'app Trello per Slack. Le app mobili sono quasi identiche al sito Web. Da un lato, ciò significa che è facile spostarsi dall'app Web alle app mobili. D'altra parte, le app mobili non hanno lo stesso spazio sullo schermo e trovo molto difficile usarle come prodotti autonomi senza l'app Web che funge da interfaccia principale. In altre parole, le app mobili di Trello funzionano meglio come app associate all'app Web, non come modo principale per interagire con il servizio.

Oltre alle numerose estensioni di Chrome e alle app compatibili che puoi aggiungere a Trello, è supportato da Zapier e Ifttt. Zapier e Ifttt sono servizi che ti consentono di connettere app e strumenti online non nativamente interoperabili, e la chiave è che non devi sapere come programmare per farli dialogare. Ad esempio, è possibile connettere Trello e GitHub in modo tale che ogni volta che viene creato un nuovo problema in un repository GitHub scelto, una scheda Trello viene automaticamente creata su una scheda specificata con i dettagli del problema.

Flessibile, visivo e leggero

Trello offre un'app flessibile per la gestione collaborativa del lavoro. Poiché è flessibile, tuttavia, potrebbe essere necessario un po 'di sperimentazione per capire come utilizzarlo al meglio per il tuo team e il carico di lavoro che gestisci. È un'alternativa ragionevolmente leggera, flessibile e mirata agli strumenti di collaborazione di Editors 'Choice come Asana, che richiedono molto più tempo per la configurazione e che, se non implementati correttamente, possono effettivamente distogliere l'attenzione dal lavoro. Se quello che vuoi davvero è un tradizionale software di gestione dei progetti, potresti trovare Trello leggero sulle funzionalità, in quanto privo di strumenti di reporting integrati, applet di rilevamento del tempo e persino attività tradizionali come potresti conoscerle. Per una gestione dei progetti semplice, raccomando i progetti Zoho e i progetti di lavoro di squadra, le scelte dei nostri redattori su PCMag.