Revisione e valutazione di Smartsheet

Ogni azienda di successo utilizza già fogli di calcolo, e probabilmente per molto più del semplice budget. Smartsheet trasforma quelle righe e colonne familiari di celle in un'app di gestione del progetto. Il risultato è un ibrido unico in grado di gestire qualsiasi cosa, dal budget e dai report alla gestione delle risorse e il monitoraggio delle attività. Questa app basata su cloud rende sicuramente i fogli di calcolo più intelligenti e, per alcuni tipi di lavoro, potrebbe essere preferibile a una piattaforma di gestione dei progetti più tradizionale. Se provato e vero è più ciò che avevi in ​​mente, tuttavia, guarda ai nostri vincitori della redazione Choice più tradizionali nella gestione dei progetti, nei progetti Zoho e nei progetti di lavoro di squadra.

Prezzi e piani

Smartsheet offre quattro livelli di servizio e una prova gratuita di 30 giorni. Tuttavia, non ha un livello di servizio gratuito. Esistono due tipi di piani a cui è possibile iscriversi direttamente dal sito Web: Individuale standard ($ 19 a persona al mese o $ 168 a persona se pagati ogni anno) e Standard Business ($ 32 a persona al mese o $ 300 a persona all'anno). C'era un'opzione chiamata Smartsheet Team, ma è stata interrotta.

Oltre a ciò, Smartsheet ha un piano Enterprise e Enterprise Premier. Entrambi questi livelli di servizio sono progettati per le grandi organizzazioni che necessitano di ampi controlli di sicurezza e di amministratore. Contattare la società per un preventivo per una delle opzioni aziendali.

Per ottenere la prova gratuita, è necessario un indirizzo e-mail aziendale, ovvero uno che non sia un account e-mail gratuito ovvio. Non hai bisogno di una carta di credito, tuttavia. La prova gratuita ha anche alcune limitazioni. Ad esempio, puoi avere solo 50 fogli alla volta. Tuttavia, è possibile condividere i fogli con un numero illimitato di collaboratori e aggiungere colleghi per provare alcune delle funzionalità del piano aziendale. Ogni persona riceve anche 5 GB di spazio. Puoi giocare con i moduli di Smartsheet (questi sono moduli web e altri tipi di moduli di raccolta dati), ma non puoi pubblicarli mentre stai usando la versione di prova gratuita.

La differenza tra l'account Standard individuale e Business standard si riduce alle limitazioni di alcune funzionalità e funzionalità di amministrazione degli utenti. I singoli account possono avere 10 collaboratori per articolo, 10 fogli in totale, cinque rapporti e una dashboard. Questo livello include 50 GB di spazio di archiviazione per utente con licenza. Gli account aziendali ottengono collaboratori, report e dashboard illimitati e possono avere 100 fogli per utente con licenza. Gli account aziendali ottengono anche 100 GB di spazio di archiviazione per utenti con licenza; controlli per la gestione di utenti, gruppi e risorse; e accesso ai registri delle attività.

Confronti di prezzi

Come si confrontano il prezzo e il valore di Smartsheet con quelli di altre app? Dipende davvero da come usi il servizio. Ad esempio, se lo usi per la gestione dei progetti, il prezzo è paragonabile alle app di fascia media in quella categoria, che vanno da $ 30 a $ 45 a persona al mese. Le app di gestione dei progetti a prezzi più competitivi costano ovunque da meno di $ 5 a $ 12 a persona al mese.

Se usi Smartsheet di più dal database e dagli angoli del foglio di calcolo, puoi confrontarlo con Airtable. Airtable costa di meno, a partire da $ 12 a persona al mese e fino a $ 24 a persona al mese. L'app ha anche un livello di servizio gratuito, quindi puoi provarlo per tutto il tempo necessario.

Introduzione a Smartsheet

C'è molto da fare con Smartsheet, se sei disposto a lavorare. Quasi tutto ciò che puoi fare in un programma per fogli di lavoro, puoi farlo in Smartsheet. Non tutto ciò che riguarda l'app è altamente intuitivo, tuttavia, e dovresti pianificare di investire un po 'di tempo a guardare video tutorial e imparare i dettagli del programma.

Quando inizi con Smartsheet, che viene eseguito nel cloud (tramite un'app Web) e su iOS e Android, crei un foglio bianco o scegli un modello. I modelli sono organizzati per categoria, che comprende risorse umane, marketing, IT, progetti, vendite e altre aree. Per darti un'idea della gamma, puoi trovare modelli per gli usi più generali, come il modulo di feedback dei clienti e il calendario annuale per giorno, nonché usi più mirati, come la manutenzione della proprietà in affitto, il rapporto di spesa, la pipeline di vendita per rappresentante e piano degli eventi e budget. Quindi ci sono modelli per la gestione dei progetti che includono in particolare:

• Progetto agile con Gantt
• Issue Tracker con modulo
• Piano di lancio del progetto
• Progetto con Gantt e varianza del budget
• Progetto con Hard Deadline e Gantt
• Consiglio di pianificazione Sprint

Indipendentemente da come ti immergi nell'app, sullo schermo vengono visualizzate delle sovrapposizioni per spiegare tutte le caratteristiche salienti. Un suggerimento e un collegamento alla documentazione e ai video di formazione sono sempre a portata di mano, di cui avrai bisogno ad un certo punto. Anche se sei un mago di Excel, a volte Smartsheet potrebbe finire per stordirti. Non tutte le formule sono identiche tra le due app.

Smartsheet mantiene un'interfaccia ordinata. Il foglio di calcolo occupa il centro dello schermo. Una barra degli strumenti simile a Microsoft nella parte superiore ha pulsanti di formattazione e opzioni per modificare la vista. Quando un diagramma di Gantt è incluso nel foglio, puoi scegliere di visualizzarlo; appare a destra delle celle. I dispositivi di scorrimento consentono di modificare la larghezza delle finestre per personalizzare al meglio la vista.

Un pannello laterale sinistro comprimibile ti consente di vedere tutti i fogli che hai creato o che le persone hanno condiviso con te. Lo usi per spostarti rapidamente tra i tuoi fogli.

Sul lato destro dell'interfaccia ci sono diverse icone che ti permettono di vedere eventuali conversazioni che hanno avuto luogo su questo foglio, allegati e commenti relativi alle richieste di correzione. A seconda del livello di accesso e del tipo di account, potresti anche visualizzare richieste di aggiornamento, un registro attività, un pulsante di pubblicazione che rende il foglio visibile su un URL pubblico e un riepilogo del foglio.

Funzionalità e utilizzo

Smartsheet rende i dati del foglio di calcolo più dinamici rispetto ai guru non Excel tra di noi. Ogni riga o colonna può essere un menu a discesa di valori personalizzati, un elenco di contatti, una data, una casella di controllo, un simbolo e così via. Per creare un elenco di attività, ad esempio, è possibile posizionare le caselle di controllo in basso su una colonna e denominarlo Completato, quindi inserire una colonna denominata Nome attività accanto. È anche possibile aggiungere una terza colonna contenente l'elenco dei contatti in modo da poter aggiungere un cessionario. Smartsheet ti consente anche di assegnare più persone a un'attività. Nella colonna Elenco contatti, è necessario scegliere di consentire più contatti per cella.

Se stai pensando di utilizzare Smartsheet solo per un semplice monitoraggio delle attività, potresti anche confrontarlo con altre app di gestione del lavoro, come Airtable e Trello. Trello, in particolare, guadagna elogi per essere così facile da usare. Può fare solo una piccola parte di ciò che Smartsheet può fare, ma se tutto ciò che desideri dall'app è un modo per gestire e monitorare in modo collaborativo i compiti, Trello potrebbe adattarsi meglio.

A differenza di Trello, tuttavia, è possibile aggiungere gerarchie all'elenco delle attività in Smartsheet. Con un clic, puoi rientrare le righe nelle righe principali. Puoi facilmente trascinare celle e righe dentro e fuori le righe principali o afferrare la riga principale per spostarla e tutte le sue righe figlio.

Vuoi visualizzare il tuo foglio di calcolo in modo diverso? Aggiungi una colonna per le date di inizio e fine e puoi generare un diagramma di Gantt per il foglio. Aggiungi qualche colonna in più e regola alcune impostazioni e le attività possono essere collegate insieme sul diagramma di Gantt per riflettere quando una finisce e un'altra inizia. Sfortunatamente, il diagramma di Gantt condivide in modo non elegante lo schermo con il foglio di calcolo.

Smartsheet eccelle nell'aggiungere il tipo di strumenti che desideri vengano forniti fogli di calcolo standard in un modo più intuitivo. Ad esempio, il suo strumento di formattazione condizionale ti consente di definire i parametri riempi lo spazio vuoto. Bastano pochi clic per impostare un foglio che evidenzi automaticamente qualsiasi riga con valori che si desidera enfatizzare. Lo stesso vale per il suo sistema di generazione di report, che sputa nuovi fogli in base ai criteri specificati.

Poiché Smartsheet ha tutti gli strumenti di un'applicazione per fogli di calcolo e di un project manager, puoi creare potenti documenti ibridi. Ad esempio, è possibile creare un foglio di budget che utilizza le formule per calcolare la spesa per ciascun progetto in una società e si può anche assegnare chi è responsabile di ciascun progetto, quanto tempo ha progredito quel progetto e i tempi per l'inizio di ciascun progetto e fine.

Certo, puoi fare molto di più con Smartsheet. Ad esempio, è possibile collegare celle su un foglio a celle su un foglio completamente diverso, lasciando scorrere i dati tra i progetti. È possibile creare moduli Web per raccogliere i dati che vengono aggiunti automaticamente al foglio appropriato. Con un po 'di finagling, puoi aggiungere barre di avanzamento ai grafici di Gantt. Con ancora più messa a punto, puoi visualizzare e gestire la quantità di lavoro assegnata a ciascuna persona della tua azienda e bilanciare il carico di conseguenza. Il servizio può anche importare i tuoi vecchi fogli di calcolo, permettendoti di migliorare il tuo sistema organizzativo esistente.

Prendere ulteriormente Smartsheet

Smartsheet ha un paio di funzioni interessanti che vale la pena imparare. In particolare, vale la pena esplorare i flussi di lavoro. I flussi di lavoro sono una funzione che ti consente di creare la tua automazione all'interno dell'app. Si impostano alcuni parametri e quando le condizioni sono soddisfatte, si verifica automaticamente un'altra azione. Ad esempio, è possibile creare il seguente flusso di lavoro: Dopo il 1 ° gennaio, quando un elemento è contrassegnato come "completo", informare Mary Manager con un messaggio che le ricorda di rivedere il lavoro con il client.

L'interfaccia di Workflows è facile da usare, anche se non sembra molto impressionante, con un design piuttosto rudimentale.

In una precedente recensione di Smartsheet, abbiamo notato che non è un sistema ideale per il monitoraggio del tempo, i rapporti e alcune altre attività commerciali comuni. Certamente, potresti essere in grado di trovare e personalizzare un modello che funzioni per le tue esigenze specifiche, oppure potresti costruire un sistema se sei abbastanza esperto con i fogli di calcolo. Ma al momento non c'è nulla nell'app per il monitoraggio del tempo. Quando abbiamo chiesto a un rappresentante dell'azienda di questo problema, ci hanno riferito che Smartshee aveva recentemente acquisito 10000ft, un'app aziendale per la pianificazione delle risorse, la pianificazione del progetto e il monitoraggio del tempo. Con il tempo, aspettati di vedere più sinergie tra le due app.

Qualcos'altro notato in una recensione precedente che è stato modificato è il modo in cui Smartsheet salva i dati. In precedenza, non c'era alcun salvataggio automatico. Devi premere manualmente un pulsante di salvataggio, il che è molto insolito per un'app basata su cloud. Ora, tuttavia, ci sono opzioni per il salvataggio automatico a intervalli. In Impostazioni personali, assicurati di selezionare le due opzioni: Salva automaticamente dopo 1 minuto di inattività e Salva automaticamente le mie modifiche quando lascio un foglio, un rapporto o una dashboard. Queste impostazioni sono migliori ma non sono ancora ideali. Vorremmo vedere Smartsheet avere il salvataggio automatico di default per ogni attività.

Integrazione e app mobili

Immediatamente, Smartsheet funziona con un buon numero di altre app e servizi, come Box, Dropbox e Google Drive. C'è anche un ampio app store per aggiungere più funzionalità. Se non riesci a trovare ciò di cui hai bisogno, puoi utilizzare Zapier per connettere Smartsheet ad altre app o lavorare con l'API di Smartsheet.

Sul lato mobile, Smartsheet ha app per iOS e Android. L'app mobile è ben ottimizzata, nel senso che non è così travolgente e vertiginosa come si potrebbe immaginare per un'applicazione di tipo foglio di calcolo. Funziona meglio per cose come recuperare discussioni o file di correzione.

Il migliore e il peggio di entrambi i mondi

Smartsheet è un potente strumento di gestione dei progetti, sia in modi positivi che negativi. Per molti project manager, i fogli di calcolo hanno familiarità e flessibilità. Gestiscono i dati non elaborati e puoi crearli per fare quello che vuoi. Imparare a usarli può essere scrupoloso, tuttavia, se non sei già al passo. Inoltre, la quantità di personalizzazione di cui a volte hanno bisogno può richiedere competenze che sono un po 'timide rispetto all'effettiva programmazione informatica.

Il buono: Smartsheet è potente e flessibile, con un'enorme sezione di documentazione di aiuto e video tutorial. Il male: alla fine devi padroneggiare sia il software di project management che il foglio di calcolo.

Se la gestione del progetto tramite fogli di calcolo suona nel tuo vicolo, non troverai niente di meglio di Smartsheet. Se sei una piccola azienda che ha bisogno di rompere rapidamente con la gestione dei progetti senza un master Excel al tuo fianco, atteniti a qualcosa di più user-friendly. Le tue scelte migliori dovrebbero essere le scelte dei nostri redattori Zoho Projects, che è eccellente per le piccole imprese con un budget limitato, Teamwork Projects, che si distingue per la sua facilità d'uso, e LiquidPlanner, che è la cosa migliore per organizzazioni molto grandi con esigenze complesse.