Recensione e valutazione Rubex di efilecabinet

Rubex di eFileCabinet (che inizia a $ 15 per utente al mese) è una soluzione di gestione dei documenti Software-as-a-Service (SaaS) (DM), archiviazione cloud e condivisione di file progettata per aiutare le aziende ad andare senza carta ed organizzare in modo efficace i propri file e documenti. Ideale per le piccole e medie imprese (PMI) che richiedono una soluzione basata su cloud, Rubex di eFileCabinet semplifica la condivisione sicura dei documenti all'interno di un'organizzazione e all'esterno, nonché la conservazione e la conformità dei documenti. Rubex di eFileCabinet mantiene anche automaticamente una cronologia della durata di un documento, inclusi quali cambiamenti sono stati fatti, chi lo ha fatto e quando. Salva in modo proattivo tutte le informazioni necessarie per i futuri audit trail.

Rubex di eFileCabinet vanta una funzionalità di ricerca completa, flussi di lavoro automatizzati, creazione di modelli e condivisione di file con controllo della versione volto ad aumentare l'efficienza che si abbina perfettamente a Microsoft SharePoint Online, la nostra scelta dei redattori per le soluzioni DM. Troverai anche una gamma più ampia di opzioni di collaborazione da Ascensio System OnlyOffice, che è la nostra seconda scelta della redazione nella nostra carrellata di recensioni sul software DM.

Gestione dei documenti e archiviazione sicura

Rubex di eFileCabinet è un portale Web integrato per la condivisione di file e DM che mette le funzionalità dei servizi online eFileCabinet online e SecureDrawer in un'unica soluzione web-based. Destinato ad aiutare le PMI a non utilizzare la carta e ad aumentarne l'efficienza, Rubex di eFileCabinet offre funzionalità intelligenti di organizzazione, archiviazione e condivisione dei documenti. Aggiunge inoltre controlli granulari per le autorizzazioni dei file e la gestione dei criteri di conservazione dei dati.

Progettato attorno alla collaborazione, Rubex di eFileCabinet è l'ultima evoluzione di eFileCabinet Online, che presenta una suite completa di funzioni DM per la condivisione sicura dei file. Per rafforzare la sicurezza dell'archiviazione e della condivisione dei documenti, Rubex di eFileCabinet utilizza la crittografia a 256 bit e utilizza Amazon Web Services (AWS).

Rubex di eFileCabinet è nuovissimo; il sito Web eFileCabinet evidenzia ancora i servizi eFileCabinet e SecureDrawer più vecchi ma più riconoscibili, che possono essere fonte di confusione. Il futuro è chiaramente Rubex di eFileCabinet, che offre apparentemente tutte le funzionalità di quelle due applicazioni ma in una nuova interfaccia utente (UI). Le app Android e iOS online eFileCabinet fanno riferimento in modo simile anche a eFileCabinet Online, anche se ciò a cui accedono è Rubex di eFileCabinet.

Prezzi e funzionalità

A partire da $ 15 per utente al mese, Rubex di eFileCabinet offre la condivisione sicura dei file con 25 GB di spazio di archiviazione, ma nessuna funzionalità o funzionalità DM. L'abbonamento step-up è il livello Advantage che costa $ 30 per utente al mese con 1 TB di spazio di archiviazione incluso. Questa è un'offerta più solida che farà appello alla maggior parte delle PMI, ma è possibile accedervi solo con un minimo di tre utenti. Gli abbonamenti Advantage includono il sistema DM eFileCabinet, la condivisione sicura dei file, l'app SideKick, la conservazione (governance), l'autenticazione a due fattori (2FA), le impostazioni di sicurezza personalizzate, gli strumenti di conformità e l'integrazione della firma elettronica. Include anche l'integrazione con Microsoft Office, l'accesso all'integrazione delle API (Application Programming Interface), audit trail, supporto e assistenza e accesso mobile. Il set di funzionalità di questo livello sarà ideale per la maggior parte delle PMI che soddisfano le loro esigenze di DM cloud. Il prezzo è nella media per un prodotto di questa gamma, ma la necessità di avere un minimo di tre utenti per accedervi sembra una strategia per forzare gli utenti al livello successivo.

Quel livello successivo è l'abbonamento Business, che costa $ 55 per utente al mese e include 5 TB di spazio di archiviazione. Il livello Business include tutte le funzionalità del livello Advantage e comprende anche l'automazione dei processi aziendali, l'acquisizione del riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), l'automazione del flusso di lavoro, la progettazione del flusso di lavoro e le librerie di automazione. Questo livello include anche strumenti di onboarding, approvazioni, processo di tempi, escalation automatica dei processi prioritari, instradamento di file specifici per dati e denominazione e archiviazione dei file automatici. È disponibile anche un'opzione aziendale, ma i prezzi dipendono da specifici requisiti di personalizzazione e archiviazione. Tutti i piani tariffari per Rubex di eFileCabinet sono fatturati su base annuale.

Funzionalità incentrata sull'organizzazione

Rubex di eFileCabinet è focalizzato sull'organizzazione e l'efficienza nella digitalizzazione, gestione e condivisione di documenti. La funzionalità e il controllo chiave del sito Web iniziano dal lato sinistro dello schermo e diventano più granulari man mano che ci si sposta verso il lato destro. La soluzione online presenta un'esperienza utente attraente e intuitiva (UX). La barra superiore, di colore blu scuro, presenta un menu di hamburger a tre strisce per accedere ai sottomenu Home, Amministratore, Cerca, Richieste di file, Estratto e Le mie impostazioni. Questo menu può essere facilmente nascosto per massimizzare lo spazio sullo schermo.

La sezione Amministratore consente di aggiungere utenti, ospiti e gruppi. Da qui, puoi gestire le licenze per utenti e ospiti e vedere le sessioni utente. La sezione Amministratore è dove è possibile aggiungere modelli e dove è possibile determinare le politiche di governance e sicurezza. Le opzioni di criteri di sicurezza sono complete con vari requisiti complessi di password, frequenza di cambio password e selezioni di autenticazione a due fattori (2FA) disponibili per una sicurezza ottimale.

La barra blu ha anche menu a discesa per Nuovo, Condividi, Modifica e un collegamento per l'applicazione dei modelli. Un'arancia "Hai bisogno di aiuto?" Il pulsante richiama le Domande frequenti (FAQ) e una grande casella di ricerca assume la priorità sul lato destro. Ci sono anche collegamenti a una Guida rapida per i nuovi utenti e un'icona Attività rivela la sezione Centro attività che elenca caricamenti e notifiche recenti.

Tre icone principali rientrano nel logo Rubex. La prima è un'icona della casa per la casa, che fa apparire il mio account, che ha un'icona dell'edificio per designare un business. Gli utenti possono creare più cabinet per archiviare i propri file; è possibile creare cassetti nidificati anche all'interno dei file cabinet. Costruire una struttura di file intuitiva e logica è semplice.

La seconda icona principale è Le mie condivisioni. È composto da punti interconnessi ed elenca tutti i documenti condivisi e il loro stato in base al loro accesso o meno e per quanto tempo rimangono disponibili. La terza icona, una Valigetta, è per I miei portafogli, dove è possibile archiviare tutti i documenti allegati a uno specifico progetto o client.

Nella sezione Account personale, sono presenti icone a comparsa all'estrema destra, tra cui Dettagli, Commenti (dove gli utenti possono lasciare note Post-It virtuali), Profilo e Autorizzazioni (per attivare / disattivare le autorizzazioni di lettura, scrittura ed eliminazione per Utenti e gruppi). C'è una finestra pop-up di Governance per proteggere i file da log di modifica (o eliminati), automazione e audit. La governance diventa una caratteristica fondamentale man mano che un numero maggiore di dipendenti accede a documenti importanti. Una buona impostazione di governance garantisce che i gestori possano visualizzare quali file sono stati eliminati e da chi, oltre a richiedere l'approvazione dei gestori prima che i file vengano completamente distrutti dal sistema.

Il mix di navigazione chiara e stratificata e controlli basati su icone rende facile per gli utenti di qualsiasi livello di conoscenza familiarizzare con Rubex di eFileCabinet. Ma ci sarà una curva di apprendimento per gli utenti che provengono dalla vecchia interfaccia utente online di eFileCabinet che aveva più strumenti e opzioni disponibili a prima vista. Rispetto all'interfaccia utente di eFileCabinet Online, Rubex di eFileCabinet è visivamente minimalista ma più dinamico dal punto di vista funzionale. Mentre eFileCabinet Online si presenta come un'app nativa in stile Microsoft Office, completa di un'interfaccia utente a nastro, Rubex di eFileCabinet sembra un'app mobile che richiede alcuni clic in più per accedere ad alcune voci di menu. Alcuni utenti possono apprezzare l'aspetto pulito, ma c'è un vantaggio nell'avere sempre più opzioni di menu presenti.

I compagni di app mobili iOS e Android di eFileCabinet aggiungono un po 'di praticità, consentendo agli utenti di caricare foto e documenti direttamente dai loro dispositivi mobili. Tuttavia, vari utenti hanno segnalato problemi di accesso o caricamento dei propri file. Ho usato l'app Android durante i miei test e ho riscontrato problemi anche durante il caricamento dei file.

Mettere il potere della ricerca in DM

L'uso di icone per armadi, cassetti e cartelle porta l'archiviazione di uffici nel mondo reale e l'organizzazione di convenzioni nello spazio digitale. Questo rende familiare il lavoro su DM ed è possibile creare strutture nidificate e organizzate per i file. Una delle maggiori funzionalità di Rubex di eFileCabinet è il suo motore di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), che può acquisire documenti scansionati e file PDF e renderne il contenuto ricercabile. Quando si fa clic con il pulsante destro del mouse su un documento in Rubex di eFileCabinet, è possibile scegliere un'impostazione "Rendi ricercabile (OCR)" per aggiungere il contenuto di quel documento alla base di ricerca. Utilizzando l'OCR Zonale, che è incluso nell'abbonamento Business da $ 55 per utente al mese, estrae solo i campi di dati più importanti da un documento scansionato e memorizza i valori estratti in database strutturati.

C'è anche la possibilità di aggiungere metadati, tag e nomi di profili per facilitare l'archiviazione e la ricerca di documenti. La ricerca fa risparmiare molto tempo man mano che aumenta il volume di file e documenti. Gli utenti possono impostare metadati, tag e nomi di profilo possono aiutare a personalizzare ciò che viene maggiormente cercato a seconda delle esigenze di un'azienda. La funzione di ricerca funziona in modo rapido e preciso e aiuta persino a trovare le parole chiave che si trovano nei documenti PDF scansionati.

La modifica di documenti e file direttamente da Rubex tramite eFileCabinet non è possibile, ma esiste un processo di check-in / check-out che consente agli utenti di estrarre il documento e apportare modifiche nel formato nativo del documento. Una volta che gli utenti hanno ricontrollato il documento con le modifiche apportate, Rubex di eFileCabinet creerà una nuova versione del documento per un controllo e un controllo della versione più accurati. Rubex di eFileCabinet consente agli utenti di annotare, redarre e firmare e-sign documenti mentre si trovano nel programma, ma le modifiche effettive devono essere apportate all'esterno.

È possibile aggiungere firme elettroniche per i documenti, ma il sito Web rimbalzerà gli utenti fuori sede per la verifica da Citrix RightSignature; è anche disponibile l'integrazione con DocuSign. La funzionalità di condivisione è integrata nel menu di scelta rapida. Quando si passa il mouse su un file in un cassetto o in un armadio, è possibile fare clic con il pulsante destro del mouse per visualizzare altre opzioni. Dopo aver fatto clic sull'opzione Condividi, si apre una finestra che evidenzia il file condiviso e consente di inserire un indirizzo e-mail e un messaggio per il destinatario. I file condivisi sono di sola lettura per impostazione predefinita, ma facendo clic sulla scheda Avanzate vengono visualizzate varie opzioni, tra cui le autorizzazioni di lettura, scrittura ed eliminazione; Carica, scarica ed elimina le notifiche, nonché una data di scadenza tramite un'interfaccia utente del calendario di facile utilizzo.

Una soluzione completa per le PMI

Rubex di eFileCabinet unisce con successo la versatilità di eFileCabinet Online e la funzionalità di archiviazione e condivisione sicura di SecureDrawer e aggiunge un potente OCR e funzioni di ricerca complete. Con particolare attenzione all'organizzazione dei documenti, al controllo semplice e al controllo amministrativo, Rubex di eFileCabinet è una soluzione DM abbastanza completa che può aiutare le PMI a raggiungere l'obiettivo di modernizzare ed evolversi in un efficiente ufficio senza carta. Ma se hai bisogno di una gamma più ampia di opzioni di collaborazione, dai un'occhiata alle nostre scelte degli editori Ascensio System OnlyOffice e Microsoft SharePoint Online.