Revisione e valutazione dell'ufficio Ooma

Ooma Office inizia a $ 69, 99 per un protocollo Internet (IP) telefono desktop e $ 19, 95 per utente al mese per accedere al servizio. Nel complesso, si tratta di un solido sistema telefonico aziendale, sebbene sia un altro fornitore che punta alla fascia piccola della gamma di clienti delle piccole imprese. Un tipico cliente Ooma è alla ricerca di più funzionalità che può ottenere con una soluzione di telefonia di fascia bassa o un servizio VoIP orientato alla casa, ma non tutte le funzionalità avanzate che potresti ottenere con i giocatori di fascia alta, come con i nostri redattori Scelti vincitori AT&T Collaborate e RingCentral Office.

Ma anche se una piccola impresa non ha bisogno di tutte le ultime funzionalità di comunicazione e collaborazione, può comunque trovare molto valore nell'approccio più semplificato di Ooma Office. I lavoratori potrebbero non aver bisogno di cose come la registrazione delle chiamate, lo screening intelligente delle chiamate e le videoconferenze, tutte offerte da servizi avanzati, come i vincitori dei nostri redattori. In tal caso, allora l'organizzazione trarrà probabilmente beneficio dal solido ingresso di Ooma nelle funzionalità di telefonia IP, anche se la sua principale attrazione sarà probabilmente la configurazione semplice e il processo di acquisto senza contratto. Mentre la società afferma che Ooma Office può scalare fino a centinaia di linee, i nostri test indicano che è più adatto per uffici con un numero relativamente piccolo di dipendenti che richiedono le proprie estensioni.

Dalla nostra recensione precedente, Ooma ha apportato modifiche significative alla sua interfaccia utente (UI) e ad alcuni dei software sottostanti. Ooma Office ora include miglioramenti come receptionist virtuale, parcheggio chiamate, ID gruppo suoneria e monitoraggio interni per receptionist o amministratori. C'è anche una funzione di interfono in modo da poter infastidire più persone contemporaneamente.

Hardware

La stazione base di Ooma è essenzialmente una scatola nera che consente di collegare i dispositivi di telefonia analogica al servizio Ooma. Se si sceglie di acquistare Ooma con una stazione base, è necessario che sia connesso alla propria rete, che sulla rete di test era uno switch Gigabit Ethernet sul core della rete. È possibile evitare una stazione base semplicemente scegliendo di utilizzare un telefono IP senza una stazione base, poiché questi possono connettersi direttamente a Ooma. Tuttavia, oggigiorno, i principali provider di PBX cloud non richiedono hardware diverso dai telefoni da scrivania e, nella maggior parte dei casi, anche quelli sono opzionali per le organizzazioni che preferiscono che i propri dipendenti utilizzino i softphone o persino i propri dispositivi mobili. Questo è certamente più economico in alcuni casi, anche se può portare i suoi mal di testa nella gestione mobile in organizzazioni più grandi.

Tuttavia, dato il footprint semplice e ridotto della stazione base Ooma (4 pollici per 4 pollici per 1 pollice, che è più piccolo della maggior parte dei router a quattro porte), e il fatto che il servizio funzioni in modo molto simile ad altre offerte di cloud PBX, il L'opzione della stazione base dovrebbe essere ancora interessante per molti. Questo è particolarmente vero se si sta sostituendo un vecchio sistema telefonico proprietario con uno che ha un ingombro hardware molto più grande. Un avvertimento è che ogni stazione base Ooma può supportare un massimo di cinque utenti dedicati, sebbene Ooma Office supporti fino a quattro stazioni base per cliente per un totale di 20 utenti analogici. Tuttavia, è possibile continuare ad aggiungere telefoni IP oltre quel numero.

Stazione base Ooma

Poiché il servizio Ooma attualmente riconosce solo quattro stazioni base per cliente, dovrai valutare l'economia e il tuo appetito per la gestione di più unità. Nella mia valutazione, ho usato solo una stazione base Ooma. Tieni presente che ciò si riferisce solo al numero di dipendenti che hai utilizzato hardware di telefonia che richiede una stazione base per vedere il servizio cloud. Se si utilizzano telefoni IP, quel tipo di hardware si collegherà direttamente al servizio, quindi secondo Ooma non ci sono limiti al numero di utenti se si sceglie di procedere in questo modo.

Una caratteristica degna di nota di Ooma Office è la radio wireless DECT 6.0 integrata nella stazione base Ooma. La compagnia offre un pacchetto con due dispositivi Ooma Linx che hanno porte RJ-11 standard analogiche oppure puoi acquistare la stazione base senza Linx se non hai intenzione di usarle. Collegando le periferiche Ooma Linx a qualsiasi presa di corrente, i clienti possono collegare un telefono analogico o persino sistemi di telefono cordless che supportano più telefoni collegati a quella linea. Sebbene non abbiamo testato Linx per questo aggiornamento, Ooma ha fornito un telefono wireless Ooma DP1 che funziona con la stazione base. Questo è un normale telefono da ufficio con un ricevitore con cavo che si collega in modalità wireless alla stazione base.

Ooma Linx

Ogni stazione base Ooma consente di associare fino a quattro dispositivi Ooma Linx. Se vuoi aggiungerne altri, puoi acquistare le basi. Qui è dove dovrai fare i calcoli per vedere se l'economia funziona per te. L'installazione di Linx è un'operazione banale, quindi riguarda davvero il tuo budget e il numero di interni telefonici che devi connettere.

La stazione base di Ooma Office vende per $ 99, 99 da Ooma, anche se può essere trovata per meno da rivenditori di terze parti, tra cui Amazon. I dispositivi Linx vendono per $ 49, 99 (o meno da Amazon). Quei rivenditori possono offrire una varietà di pacchetti tra cui i dispositivi Linx o il telefono DP1.

Impostare

A seconda di dove acquisti l'hardware, devi creare il tuo account sul sito Web dell'azienda. La prima cosa che noterai è la scelta di accedere al portale degli amministratori o al portale degli utenti. Seleziona il pulsante arancione "Attiva il tuo account" (vedi Figura 1).

Figura 1. Per impostare il servizio, selezionare il pulsante arancione "Attiva il proprio account" nella parte inferiore dell'accesso amministratore.

Se acquisti i tuoi dispositivi Ooma direttamente dall'azienda, il tuo account dovrebbe essere configurato come parte del processo di vendita, il che significa che l'hardware dovrebbe essere preconfigurato in modo che tutto sia plug-and-play. Questa è stata l'opzione selezionata quando abbiamo ricevuto la nostra attrezzatura da Ooma e c'erano adesivi verdi ovunque che annunciavano questo fatto. Sfortunatamente, questo processo non ha funzionato correttamente durante i nostri test, richiedendo un intervento da parte del team di assistenza clienti di Ooma per far funzionare le cose. Il supporto di Ooma è stato eccellente, tuttavia, quindi il processo non è stato così doloroso come avrebbe potuto essere.

Se tutto funziona correttamente, devi semplicemente compilare i campi nella schermata di attivazione con le domande di base incluso l'ID della stazione base, che puoi trovare nella parte inferiore del dispositivo (vedi Figura 2). Quindi collegare la base e selezionare "Vai a Ooma Office Manager", che indirizza a Express Setup Assistant. Una volta che la luce nella parte inferiore della stazione base diventa blu, sei connesso. Di solito ci vogliono meno di 5 minuti, ma se è necessario un aggiornamento del firmware, potrebbero essere necessari fino a 30 minuti secondo l'azienda.

Figura 2. Attiva la tua base utilizzando il codice situato nella parte inferiore del dispositivo.

La stazione base Ooma include un cavo Ethernet per la connessione al router. Una volta che la luce nella parte inferiore della stazione base diventa blu, saprai che è connessa alla rete. Il programma di installazione rapida nel portale degli amministratori consente di assegnare facilmente gli utenti alle estensioni. Durante la procedura di configurazione dell'utente, è possibile designare un telefono analogico collegato alla base, il dispositivo Ooma Linx, un'applicazione mobile (Android o iOS) e uno dei telefoni IP offerti da Ooma. È inoltre possibile impostare le autorizzazioni per inoltrare le chiamate in arrivo a un numero esterno. La console di gestione mostra inoltre la capacità di ciascun utente di accedere al bridge Conference Server e alle funzionalità di invio e ricezione di fax virtuali fornite con il servizio (vedere la Figura 3).

Figura 3. Configurazione dell'amministratore di ciascuna estensione utente, receptionist virtuale, gruppi di suonerie e altre funzionalità.

Nel processo di configurazione, gli amministratori possono creare gruppi di suonerie come vendite o finanza. È possibile configurarlo in modo che tutte le estensioni in un gruppo suonino contemporaneamente o in sequenza (vedere la Figura 4). Le opzioni avanzate consentono di determinare se inviare un chiamante alla posta vocale o trasferire la chiamata a un altro interno dopo un numero di squilli definito dall'amministratore. Definire quali estensioni includere in un gruppo di suonerie è intuitivo.

Figura 4. La configurazione del gruppo suoneria è intuitiva.

Mentre Ooma Office supporta la chiamata diretta verso l'interno (DID) per consentire ai dipendenti di chiamarsi reciprocamente i numeri di telefono interni, coloro che chiamano la linea principale della propria azienda possono avere le loro chiamate dirette dal Virtual Receptionist (Figura 5). È possibile impostare il menu di opzioni, ad esempio per accedere a un gruppo suoneria (ad esempio, vendite o finanza), scegliere un'estensione o accedere a una directory aziendale. Dopo aver mappato queste opzioni, è possibile digitare uno script che saluterà automaticamente i chiamanti con le opzioni di menu.

L'addetto alla reception virtuale in Ooma Office ha un suono sintetico ma adeguato e ti offre la scelta di una voce maschile o femminile. Ricorda di includere le virgole per le pause nella sceneggiatura per un saluto più naturale. Se si preferisce che i chiamanti vengano accolti con una voce umana, è possibile preregistrare e caricarlo. In entrambi i casi, il messaggio di saluto del receptionist virtuale è facile da configurare e modificare in qualsiasi momento.

Figura 5. Installazione del receptionist virtuale.

Opzioni di configurazione

Ogni interno utente include un numero di telefono dedicato, un numero di fax virtuale separato e l'accesso al Virtual Conference Server. Gli amministratori possono determinare se consentire ai dipendenti l'accesso al Virtual Conference Server. Il costo di $ 19, 95 al mese per utente include anche i gruppi di suoneria, Virtual Receptionist e il porting numerico gratuito, che è possibile avviare durante il processo di installazione (Figura 6).

Figura 6. Il porting di numeri esistenti è incluso ed è facilmente eseguibile attraverso il processo di configurazione.

Gli utenti possono optare per più numeri di telefono locali unici con prefissi diversi al costo di $ 9, 95 ciascuno al mese. Il servizio iniziale viene fornito con un numero 800 gratuito con 500 minuti di chiamata in entrata al mese e 3, 4 cent al minuto oltre. Ulteriori numeri verdi sono disponibili a partire da $ 9, 95, anche con 500 minuti gratuiti e 3, 4 centesimi per minuti aggiuntivi. Ogni utente può effettuare o ricevere chiamate dai telefoni IP Cisco o Yealink offerti da Ooma, telefoni analogici (cablati o cordless) collegati a Linx o alla stazione base Ooma e un client di telefonia mobile. Mentre gli amministratori possono consentire agli utenti di accedere a tutti questi contemporaneamente, ogni utente si limita a utilizzare uno di ciascun tipo di dispositivo alla volta. Ciò significa che mentre gli utenti possono installare l'app Ooma Office su più di un dispositivo (compresi i loro telefoni cellulari e tablet), non possono averli tutti collegati contemporaneamente.

Tuttavia, il servizio offre l'inoltro di chiamata a qualsiasi numero di terra o cellulare. Sarebbe anche bello se ci fosse un'app per Mac e PC Windows in modo che le persone possano usare i loro desktop o laptop come telefono. Il client Web consente agli utenti di avviare le chiamate immettendo o incollando il numero e selezionando il dispositivo da utilizzare per la chiamata (Figura 7).

Figura 7. Ooma Office non ha un client Mac o PC, ma è possibile avviare chiamate dal desktop, laptop o qualsiasi dispositivo accessibile dal Web.

L'esperienza utente

Se desideri che i tuoi utenti dispongano di telefoni IP nelle loro scrivanie, puoi scegliere tra il T21P E2 a due linee entry-level di Yealink ($ 69, 99) o il T23G più funzionale di Yealink ($ 99, 99), che Ooma ha fornito per questa recensione. Il T21P E2 ha tasti a due linee per un massimo di quattro chiamate simultanee e quattro tasti funzione, mentre il T23G può supportare tre linee e fino a sei chiamate simultanee.

Ooma offre anche due telefoni Cisco: la SPA 303 ($ 109, 99) con tre linee e supporto per sei chiamate simultanee e la SPA 504G a quattro linee, che può gestire fino a otto chiamate simultanee. Ooma offre anche il telefono per conferenze IP CP920 di Yealink per $ 399, 99.

La qualità dell'unità di test Yealink T23G era adeguata. L'Ooma DP1 era un telefono di fascia alta, ma deve essere utilizzato con la stazione base Ooma. L'altro telefono che abbiamo usato per i test era un telefono analogico Vtech CD-1103 economico ($ 7, 98 a Walmart) che useresti per dire a un dipendente che avrebbero dovuto iniziare a lavorare sul loro curriculum. Stranamente, era il Vtech ad avere la migliore qualità del suono del gruppo.

Una limitazione delle scelte telefoniche è che devi ottenere i tuoi telefoni da Ooma da un rivenditore che ha configurato i telefoni appositamente per Ooma. Non puoi semplicemente aggiungere telefoni SIP che potresti avere già disponibili o che hai ottenuto altrove sulla rete Ooma.

Come molti servizi PBX cloud di oggi, gli utenti che non richiedono un telefono fisso possono utilizzare tutte le funzionalità di Ooma Office sui propri telefoni cellulari con l'app mobile Ooma e molte funzionalità sui propri telefoni analogici.

Funzionalità chiave

Oltre alle funzioni già note, Ooma Office offre musica di attesa, trasferimento di chiamata, composizione per interno, rapporti di chiamata e la possibilità di creare regole di instradamento delle chiamate basate su orari di lavoro definiti. Nonostante manchino le funzionalità extra offerte dai suoi concorrenti, spesso a un prezzo più elevato, le opzioni limitate sembrano tradursi in un minor numero di potenziali problemi per scuotere i clienti. Forse è per questo che Ooma Office ha recentemente vinto i premi Business Choice di PCMag.

Ooma non è dispiaciuto del fatto che il suo cloud PBX sia progettato per la più piccola delle piccole imprese. Tuttavia, la società ha acquisito Voxter nel 2018, che offre un Unified Communications-as-a-Service (UCaaS) più focalizzato sugli utenti aziendali. Di conseguenza, Ooma ha ribattezzato il suo gruppo Ooma Office "Ooma Business", che sarà costituito dalle due offerte (la società ha anche comunicazioni residenziali e linee di business di sicurezza domestica).

Nel complesso, ciò che il suo servizio di fascia bassa Ooma Office manca di pizzazz, la società compensa con un pratico servizio telefonico rivolto direttamente alle piccole imprese. Se stai principalmente cercando una soluzione semplice, allora Ooma è un'opzione solida, soprattutto perché non richiede un contratto. Se stai entrando nei PBX cloud, Ooma è un primo passo abbastanza sicuro.