Revisione e valutazione della gestione del contratto Onit

Onit Contract Management inizia a $ 3.000 al mese ed è meno di una soluzione autonoma rispetto a un pezzo di un ecosistema di applicazioni Onit molto più grande che copre non solo la gestione dei contratti, ma anche la gestione dei processi aziendali (BPM), vendite, risorse umane (HR), conformità, IT e altro ancora. I clienti lavorano all'interno di questo framework tramite Onit App Builder, che in sostanza consente ai clienti di creare flussi di lavoro personalizzabili su qualsiasi processo aziendale desiderino. Questo è un concetto molto potente se i clienti abbracciano l'intera piattaforma. Per la sola gestione dei contratti, tuttavia, è un po 'più complesso della maggior parte della concorrenza e sicuramente più costoso, che è ciò che lo tiene dietro i vincitori dei nostri redattori in questa categoria, Agiloft e Updraft. Tuttavia, se stai cercando una piattaforma flessibile con report completi in grado di gestire abilmente i contratti e che abbia spazio più che sufficiente per espandersi all'interno della tua organizzazione, Onit è all'altezza del compito.

Prezzi e integrazioni

Il prezzo della soluzione di gestione dei contratti di Onit parte da $ 3.000 al mese, ma la società ha affermato che i prezzi dipendono interamente dalla configurazione. I prezzi di Onit possono variare in base alla complessità del flusso di lavoro e ad altri fattori. Ma la soluzione ha un prezzo utilizzando un modello di abbonamento senza limiti o licenze utente. Le quote di abbonamento includono manutenzione, supporto e aggiornamenti del software.

Le integrazioni di Onit sono offerte anche su base personalizzata, ma la piattaforma supporta una metodologia standard per lo sviluppo e la distribuzione di punti di integrazione in base alle specifiche del cliente. Le interfacce standard di Onit comprendono SFTP / FTP e HTTPS nonché integrazioni di livello API (Application Programming Interface) API e SOAP e REST. Onit si integra con le funzionalità DocuSign, Adobe Sign e Hello Sign per la firma elettronica.

A seconda delle esigenze del cliente, Onit ha dichiarato che la società ha creato integrazioni SOAP per piattaforme tra cui IBM Emptoris e OpenText, integrazioni REST con API di Google e integrazioni basate su file con protocolli e servizi che vanno da Active Directory (AD) e SharePoint a SAP, Workday e un'integrazione a livello di SQL con Tableau, tra gli altri servizi. Onit supporta anche protocolli di sicurezza tra cui SSO (single sign-on) SAML 2.0 e autenticazione OAuth 2.0.

Gestire il ciclo di vita del contratto

Onit utilizza un approccio app basato sul cliente, utilizzando Onit App Builder per personalizzare l'esperienza di un'organizzazione in base alle esigenze aziendali e dipartimentali. La dashboard predefinita di amministrazione e revisione e approvazione dei contratti non è cambiata molto dalla nostra revisione iniziale, portando in alto un calendario lineare delle attività contrattuali basato sulla sequenza temporale per tenere traccia dello stato dei contratti nel sistema.

Il layout predefinito dell'interfaccia Onit è grigio e simile a Microsoft Excel, ma la dashboard principale si apre con il colore lungo la vista cronologica cronologica. I widget di report interattivi di seguito mostrano widget di contatori rapidi a colpo d'occhio con i numeri di scadenza e di approvazione del contratto e suddivisioni di tipi di contratto, valore e numero di contratti in ciascuna fase del ciclo di vita in grafici a torta, a barre e a linee. Invece di mettere i dati di reportistica e analisi in una scheda separata, come con Agiloft e Concord, Onit centralizza i dati di report come la prima cosa che vedi quando accedi. Questo ti impedisce di dover passare noiosamente attraverso database o catene di posta elettronica per i dati hai bisogno. Sebbene non vi siano molte opzioni di personalizzazione dei report come Agiloft o le metriche ROI specifiche del reparto come quelle trovate in Coupa Contract Lifecycle Management, i report interattivi sono ben progettati e i widget e i campi del dashboard drag-and-drop sono completamente personalizzabili.

Il menu di navigazione a sinistra include anche una pagina di report più approfondita. Qui è possibile creare report ad hoc filtrati per gruppi, fase, tipo di contratto, ecc. Questi possono essere salvati come ciò che Onit si riferisce a "Visualizzazioni" salvate disponibili dal menu e inviati come report settimanali o in un arco temporale personalizzato o esportato come file di Microsoft Excel. Le viste possono anche essere impostate a livello dipartimentale e personale, quindi le metriche e le viste della dashboard del General Counsel differiscono da quelle di un dirigente, ad esempio.

Per avviare l'effettivo processo di assunzione del contratto, è sufficiente premere il pulsante più grande (+) nella parte in alto a destra dell'interfaccia accanto alla barra di ricerca. Da qui, viene visualizzato un elenco personalizzabile di opzioni in base ai tipi di contratti e richieste gestiti dal proprio dipartimento. Ho avuto la possibilità di presentare una nuova richiesta di servizi legali, una nuova revisione del contratto, un modulo di amministrazione del contratto, un accordo standard di non divulgazione (NDA) o un accordo di divulgazione confidenziale (CDA).

Il modulo visualizzato è completamente personalizzabile, ma può essere standardizzato come modello di base per diversi tipi di contratti. Per inserire un nuovo modulo di revisione e approvazione del contratto, ho inserito un nome e una data del contratto, il dipartimento a cui era associato, insieme al tipo di contratto, all'importo, alla scadenza e alle note. Ho quindi avuto la possibilità di inserire informazioni per le altre parti associate al documento e caricare il file del contratto effettivo. Onit non si occupa della creazione di contratti all'interno della piattaforma; è focalizzato sul laser sulla pipeline del ciclo di vita del contratto, a partire da una richiesta di contratto e passando cronologicamente attraverso l'approvazione aziendale, la revisione legale e finanziaria, la firma e l'esecuzione.

La parte più dinamica di questo processo è la collaborazione e la negoziazione, abilitate da tutte le funzionalità integrate presenti in ogni file di contratto. Nuovi contratti e richieste vengono aggiunti al repository principale dei contratti, accessibile dal menu a sinistra. Sia il menu dei report che il repository del contratto possono essere configurati con visualizzazioni personalizzate illimitate. Ad esempio, puoi eseguire il drill-down dei contratti di un fornitore specifico o di una terza parte, per tipo di contratto o reparto o anche tramite una vista più complessa come "Tutte le NDA in Legal".

Quando si fa clic su un contratto, viene visualizzata la pipeline di approvazione in alto, con le icone che mostrano in quale fase del processo risiede attualmente ciascun contratto. A sinistra, è possibile scorrere i dettagli del contratto di base insieme alle metriche del ciclo di vita, incluso da quanto tempo un contratto è stato in attesa di approvazione aziendale, revisione legale o revisione finanziaria, se un contratto è fuori per la firma, ecc. Accanto a quello c'è un modulo di collaborazione integrato con la possibilità di pubblicare commenti, collegamenti e allegati durante la negoziazione di un contratto. Un'altra caratteristica elegante è un indirizzo e-mail univoco generato automaticamente per ciascun contratto, che può essere utilizzato per qualsiasi corrispondenza e negoziazione in corso relativa al contratto al di fuori del sistema Onit.

Ancora più importante, c'è un pannello di opzioni sul lato destro di ogni pagina del contratto che consente di aggiornare lo stato del ciclo di vita corrente di un contratto (riflesso automaticamente nella vista della sequenza temporale superiore) e opzioni per avviare trattative del contratto con utenti specifici in modo nativo all'interno del contratto file. Onit offre inoltre la possibilità dinamica di assegnare attività all'interno di questo ambiente e associare contratti e attività a progetti più grandi. Il pannello offre anche opzioni per aggiungere nuovi partecipanti, aggiungere note durante la negoziazione di un contratto e visualizzare la cronologia completa della pista di controllo delle azioni dell'utente, modifiche e negoziazioni del contratto, cambiamenti di fase, e-mail inviate e altro ancora.

Solo Concord ha fornito questo livello di collaborazione integrata, auditability e gestione delle attività delle piattaforme che abbiamo testato durante questo round, e non con il livello di cambiamento di fase nativo e le funzionalità di negoziazione presenti in Onit. Questa interfaccia crea un portale neutrale per i rappresentanti per discutere accordi, condividere modifiche redline e aggiornare le fasi fino a quando un accordo eseguibile è pronto per la firma. ContractWorks offre una vista dall'alto simile del monitoraggio del ciclo di vita di un documento contrattuale, ma senza il componente di collaborazione e negoziazione aggiunto che Onit fornisce per risolvere l'intero flusso di lavoro all'interno di un portale condiviso.

Infine, quando un contratto è pronto per la firma e la fase viene aggiornata in "Pronto per la firma", Onit ti consente di trascinare e rilasciare i campi della firma nel documento - sincronizzato con DocuSign, Adobe Sign o Hello Sign - e inviare il contratto a i fornitori di firma elettronica. È possibile impostare un flusso di lavoro di approvazione del contratto automatizzato che instrada un contratto da una parte all'altra per la firma. E, una volta che il contratto è stato firmato tramite fornitori di firma elettronica di terze parti, Onit sposta automaticamente il contratto nella fase "Eseguito", assegna una data di esecuzione e rilascia il file PDF firmato nel campo Contratto eseguito. Da qui, sono stato in grado di fare clic sul file PDF e scorrere per vedere i campi firmati in vari punti del contratto.

Una piattaforma di esecuzione di contratti dinamici

Onit non è economico rispetto alla maggior parte degli altri prodotti testati in questo riepilogo. Ma ha le migliori funzionalità di collaborazione, negoziazione e gestione del ciclo di vita del contratto nativo, con controllo granulare nel flusso di lavoro end-to-end. Scelta dai redattori Agiloft ha battuto la personalizzazione e la creazione di report, mentre Concord offre un'esperienza utente più semplice con potenti funzionalità di creazione dei contratti. Tuttavia, per le aziende che cercano una piattaforma pronta per le aziende in grado di gestire le negoziazioni multipartitiche e di stipulare un contratto dalla richiesta e approvazione fino alla firma e all'esecuzione, e tutto all'interno di un'esperienza centralizzata, Onit è il sogno di un manager del ciclo di vita del contratto.