Revisione e valutazione dei contratti stipulati da Mitratech

La navigazione rapida tra le schede e le distinzioni di colore tra le schede sono una caratteristica gradita per le aziende più grandi o per quelle con una moltitudine di contratti. Per coloro che gestiranno solo un numero limitato di contratti, il numero di schede potrebbe sembrare eccessivo. In questo caso, si potrebbe optare per un design più semplice come quelli offerti da Contractually o Blueridge Software Contract Assistant.

GCD ha molte opzioni per la personalizzazione all'interno di ogni scheda. Gli utenti possono filtrare e raggruppare contratti, documenti, cartelle e giocatori attraverso i menu a discesa. Gli utenti possono anche riordinare le colonne visualizzate. Tuttavia, questa personalizzazione ha un prezzo di semplicità. Tutti i menu a discesa, le schede e i pulsanti su tutto lo schermo possono sembrare occupati rispetto alla pulizia di programmi come SecureDocs ContractWorks, che offre meno personalizzazioni immediate ma fornisce un'interfaccia meno complicata.

Preparazione

Quando gli utenti navigano per la prima volta attraverso GCD, all'apertura di una nuova scheda vengono visualizzate finestre di introduzione. Le informazioni sono particolarmente utili perché non solo spiegano le cose pratiche che possono essere fatte in quella particolare area, ma anche la teoria dietro quella scheda. Ad esempio, quando gli utenti fanno clic sulla scheda Cartelle, GCD informa l'utente che una "cartella in GCD corrisponde a una cartella o raccoglitore fisico" e mostra all'utente come creare una nuova cartella.

Queste utili finestre pop-up sono a carico di una Guida per l'utente più ampia, come le istruzioni dettagliate disponibili da Contract Assistant o le esercitazioni video disponibili da ContractWorks e Contract Insight. Tuttavia, esiste una funzione "Chiedi a GCD" per tutte le domande che gli utenti potrebbero non rispondere alle mini guide.

L'aggiunta di nuovi contratti, documenti, lettori, cartelle e altri elementi GCD è semplicissimo. I pulsanti Aggiungi sono accessibili da qualsiasi pagina, su una sottile barra grigia che attraversa la parte superiore dell'area di lavoro. Questi pulsanti hanno reso la mia configurazione iniziale rapida e indolore, permettendomi di aggiungere una serie di cartelle e riempirle di contratti in pochi minuti. I pulsanti di aggiunta rapida sono circondati da funzioni di ricerca e notifica di messaggi e-mail per un facile accesso.

Un aspetto unico di GCD è che distingue tra ciò che chiama Contratti e Documenti. GCD inizialmente definisce i Contratti come gli accordi legali finalizzati, che possono corrispondere a un documento, a molti documenti o a nessuno. Gli utenti possono aggiungere documenti in una o più fasi durante il processo di negoziazione, comprese le nuove versioni non appena disponibili. Quando (e se) il documento diventa un contratto, può essere modificato con un clic di una casella di controllo.

Anche le azioni e gli avvisi, i meccanismi con cui gli utenti proteggono da eventi contrattuali importanti mancanti, sono semplici da creare. Gli avvisi sono allegati a contratti o documenti e sono facilmente personalizzabili. Gli avvisi possono essere configurati per essere inseriti nelle dashboard degli utenti, inviare notifiche e-mail, allegare documenti e includere testo speciale. Gli avvisi possono essere creati in base alla data di scadenza, alla data di chiusura o a qualsiasi data desiderata dall'utente. Mi ci sono voluti circa 30 secondi per impostare il mio primo avviso, senza quasi istruzioni. Le azioni sono attività o cose da fare per un determinato utente o gruppo di utenti, che possono anche essere facilmente create.

In termini di personalizzazione, tutti i campi di immissione dei dati sono personalizzabili. Non è richiesta alcuna formazione o conoscenza IT. Sono stato in grado di aggiungere e riordinare rapidamente i campi a mio piacimento. Le caselle di testo, i menu a discesa e le caselle di controllo hanno richiesto ciascuno pochi istanti per essere create. Il calendario offre una buona visuale per coloro che preferiscono uno stile di calendario tradizionale. Può essere personalizzato per includere solo le informazioni rilevanti per un contratto e i suoi eventi possono essere collegati a contratti, documenti e azioni per una navigazione rapida.

Ricerca e rapporti

GCD genera report basati sulle informazioni attualmente visualizzate dall'utente. Poiché l'utente può filtrare e riordinare tutte le informazioni visualizzabili, l'utente può creare il report con il controllo completo. Tuttavia, una limitazione è che i report possono essere esportati solo in Excel, sebbene il processo possa essere eseguito con il clic di un pulsante.

GCD ha una funzionalità di ricerca molto solida in cui è possibile cercare tutti i campi di dati immessi dall'utente e il testo del documento. Una limitazione in GCD è che i risultati della ricerca non possono essere esportati, come in Agiloft. A parte questo, ci sono una serie di funzionalità che distinguono GCD dagli altri sistemi di gestione dei contratti. Una utile funzionalità è l'integrazione GCD con Microsoft Word e Outlook. Il componente aggiuntivo per Word consente agli utenti di aprire documenti direttamente in Word, modificarli o modificarli, quindi salvarli da Word direttamente in GCD. Esiste un plug-in Outlook simile che consente agli utenti di integrare GCD nell'e-mail esistente piuttosto che cercare di portare la discussione fuori dall'e-mail e nel sistema di gestione dei contratti, come si troverà nella voce Onit.

Alcune altre interessanti funzionalità sono un pulsante Download che consente agli utenti di acquisire la versione più recente di tutti i documenti o contratti elencati, di visualizzare in anteprima le funzionalità delle versioni PDF o Word caricate su GCD (che sono completamente ricercabili e consentono agli utenti di vedere i documenti senza scaricare il file) e la possibilità di inviare e-mail direttamente da GCD.

Tutto sommato, GCD è eccezionalmente facile da imparare e configurare. Si integra nelle applicazioni probabilmente già utilizzate dagli utenti (come Microsoft Word, Excel e Outlook) e consente un'ampia personalizzazione. La ricerca e la creazione di rapporti sono semplici, così come l'aggiunta di nuovi contratti, documenti e l'esecuzione di azioni sul flusso di lavoro. In GCD c'è ben poco da criticare, motivo per cui GCD è uno dei nostri due vincitori di PCMag Editors 'Choice in questa carrellata.